Екатерина Шестакова - Кадровый учет для «упрощенцев»

• Название: Кадровый учет для «упрощенцев»
• Автор: Екатерина Шестакова
• Жанр: Малый бизнес
• Год: 2015
• ISBN: 978-5-222-23435-8

Любая предпринимательская деятельность – это не только извлечение прибыли, это прежде всего люди, которые работают в компании или у предпринимателя. Даже сам предприниматель, который трудится на себя, является работником. Аналогичная ситуация возникает и в том случае, когда в компании работает только генеральный директор, который одновременно является учредителем. И ошибочно полагать, что кадровый учет и кадровую отчетность в этом случае вести не нужно. Но большая ответственность на работодателе лежит, если в штате компании или предпринимателя трудятся работники. В этом случае необходимо и правильно оформлять их на работу во избежание штрафных санкций, и начислять им заработную плату, и предоставлять отпуск. В некоторых случаях нерадивых сотрудников можно привлечь к ответственности, а особо отличившихся – наградить. Но как это сделать? В этой книге приведены рекомендации по созданию локальных актов, оформлению документов при принятии на работу сотрудников, изменении условий труда, увольнении персонала. Также даются ссылки на нормативные акты и инструкции, которые пригодятся как опытному кадровому работнику, так и предпринимателю, который никогда не сталкивался с вопросами кадрового делопроизводства.

---

• копия ИНН;

• документы воинского учета;

• копии документов об образовании;

• трудовой договор;

• личная карточка;

• медицинская книжка;

• приказы о назначении на должность, переводах, награждениях;

• приказы о предоставлении отпуска;

• приказы о премировании.

В целом вести личное дело очень удобно, поскольку все документы находятся в одном месте и их не нужно долго искать. При этом личные дела работников целесообразно расположить по алфавиту.

Рекомендации:

1. Заведите личные карточки и личные дела на каждого из сотрудников компании.

2. Храните личные карточки и личные дела в течение 75 лет.

1.6. Штатное расписание

Штатное расписание является обязательным документом в компании. Согласно ст. 15 ТК РФ трудовые отношения регулируются в том числе штатным расписанием.

Для разработки штатного расписания можно воспользоваться собственной формой или использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1).

Алгоритм составления штатного расписания следующий:

1. Назначьте работника, ответственного за составление штатного расписания.

2. Заполните основные реквизиты штатного расписания:

• наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документами;

• код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации;

• «Номер документа»;

• дата составления указывается текущая;

• в строке «На период» указывается период действия штатного расписания;

• в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ.

3. Укажите в штатном расписании должности работников.

Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре с работником может указываться его должность в соответствии со штатным расписанием или конкретный вид поручаемой работы.

4. Проверьте, чтобы в штатном расписании были правильно указаны оклады работников. Нельзя, в частности, указывать «вилку окладов» или же иной оклад, чем в трудовом договоре.

Приведем фрагмент штатного расписания.

Рекомендации:

1. Несмотря на то, что унифицированные формы документов были отменены, штатное расписание указано в Трудовом кодексе РФ и поэтому обязательно к составлению.

2. Используйте унифицированную форму, установленную Госкомстатом РФ, поскольку она применяется много лет и вряд ли вызовет претензии у проверяющих органов.

Глава 2 Особые условия труда

Представим себе ситуацию. Вы открыли пекарню, где трудятся пекари, и фактически производство является вредным. Но на вредных производствах необходимо производить доплаты сотрудникам и предоставлять дополнительные отпуска. Предоставление дополнительных гарантий осуществляется по результатам специальной оценки условий труда. Представим, что компания считает условия труда на производстве нормальными и не проводит специальную оценку рабочих мест.

Если работодатель нарушил установленный порядок проведения специальной оценки условий труда или не провел ее, штраф будет наложен:

• на должностное лицо – в размере от 5000 до 10 000 руб.;

• на компанию – в размере от 60 000 до 80 000 руб.

Такая ответственность предусмотрена п. 2 ст. 5.27.1, которой дополнен КоАП РФ (п. 3 ст. 11 Закона № 421-ФЗ).

Дополнительный штраф может быть наложен, если работник был допущен к работе без средств специальной защиты.

Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц – в размере от 20 000 до 30 000 рублей;

• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 20 000 до 30 000 рублей;

• на юридических лиц – от 130 000 до 150 000 рублей.

Такие штрафы могут значительно ударить по карману компаний и предпринимателей. При этом с 1 января 2016 г. еще и заработает федеральная государственная информационная система, в которую компании будут передавать сведения о результатах специальной оценки условий труда (п. 2 и 3 ст. 28 Закона о спецоценке).

2.1. Вредные условия труда

Вредные условия труда – это условия трудовой среды и самого процесса, которые неблагоприятно воздействуют на работающего человека, а при достаточной длительности или интенсивности работ вызывают даже различные профессиональные заболевания.

Условия труда классифицируются на основании Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».

Так, ст. 14 Закона предусматривает следующие классы.

Таблица 3

Классификация условий труда

Классы опасности определяются путем спецоценки, которая осуществляется не самим работодателем, а специальной организацией.

Алгоритм проведения специальной оценки условий труда следующий:

1. Необходимо сформировать комиссию, которая будет проводить специальную оценку условий труда и утвердит график проведения специальной оценки условий труда;

2. Нужно утвердить перечень рабочих мест, при этом специальной оценке условий труда подлежат все рабочие места, если компания переехала, то нужно проводить спецоценку заново;

3. Компания или предприниматель, имеющий в штате сотрудников, должны заключить гражданско-правовой договор с компанией, которая проводит спецоценку условий труда;

4. Комиссия проводит спецоценку и определяет условия труда на рабочих местах;

5. По результатам спецоценки утверждается протокол и осуществляется декларирование соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, а также отчет о проведении специальной оценки условий труда;

6. С результатами спецоценки нужно ознакомить работников;

7. Выдать уведомление ФСС о результатах спецоценки.

Если будут подтверждены вредные условия труда, то работнику положены дополнительные льготы:

• оплата труда в повышенном размере;

• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;

• сокращенная продолжительность рабочего времени;

• выдача молока или других равноценных пищевых продуктов;

• обеспечение специальной одеждой;

• обеспечение лечебно-профилактическим питанием;

• право на досрочное назначение трудовой пенсии;

• проведение периодических медицинских осмотров.

В каком размере предоставлять дополнительную оплату и дополнительный отпуск?

Минимальный размер оплаты труда работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, установлен Постановлением Правительства РФ от 20.11.2008 № 870.

Согласно ТК РФ размеры компенсаций работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, и условия их предоставления устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.

В Постановлении Правительства РФ от 20.11.2008 № 870 «Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда» предусмотрены:

• только минимальные размеры сокращенной продолжительности рабочего времени, дополнительного оплачиваемого отпуска и повышения оплаты труда;

• обязанность Минздравсоцразвития РФ разработать новые нормативы в зависимости от класса условий труда.

Вместе с тем Минэкономразвития до настоящего времени не разработало нормативы компенсаций в зависимости от класса условий труда.

Таблица 4

Гарантии работникам

Сокращенная продолжительность рабочего времени (не более 36 часов в неделю) при работе во вредных и (или) опасных условиях труда с 01.01.2014 г. устанавливается для работников, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 3-й или 4-й степени или к опасным условиям труда.

Установление дополнительных льгот осуществляется на основании следующих документов:

• локальных актов, например коллективного договора;

• приказа руководителя.

Приведем пример подобного приказа, который необходим для обеспечения работников молоком.

Общество с ограниченной ответственностью

«РЕЗЕРВ»

107023, Москва, Измайловская ул., д. 5 0КВЭД 52.21.

Приказ № 145

«20» сентября 2014 г. г. Москва

О выдаче молока

В соответствии со ст. 222 ТК РФ и Приказом Минздравсоцразвития России от 16 февраля 2009 г. № 45н «0б утверждении норм и условий бесплатной выдачи работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, молока или других равноценных пищевых продуктов, Порядка осуществления компенсационной выплаты в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов, и Перечня вредных производственных факторов, при воздействии которых в профилактических целях рекомендуется употребление молока или других равноценных пищевых продуктов»