Екатерина Шестакова - Кадровый учет для «упрощенцев»

• Название: Кадровый учет для «упрощенцев»
• Автор: Екатерина Шестакова
• Жанр: Малый бизнес
• Год: 2015
• ISBN: 978-5-222-23435-8

Любая предпринимательская деятельность – это не только извлечение прибыли, это прежде всего люди, которые работают в компании или у предпринимателя. Даже сам предприниматель, который трудится на себя, является работником. Аналогичная ситуация возникает и в том случае, когда в компании работает только генеральный директор, который одновременно является учредителем. И ошибочно полагать, что кадровый учет и кадровую отчетность в этом случае вести не нужно. Но большая ответственность на работодателе лежит, если в штате компании или предпринимателя трудятся работники. В этом случае необходимо и правильно оформлять их на работу во избежание штрафных санкций, и начислять им заработную плату, и предоставлять отпуск. В некоторых случаях нерадивых сотрудников можно привлечь к ответственности, а особо отличившихся – наградить. Но как это сделать? В этой книге приведены рекомендации по созданию локальных актов, оформлению документов при принятии на работу сотрудников, изменении условий труда, увольнении персонала. Также даются ссылки на нормативные акты и инструкции, которые пригодятся как опытному кадровому работнику, так и предпринимателю, который никогда не сталкивался с вопросами кадрового делопроизводства.

---

Еще одна особенность связана с внесением записи в трудовую книжку. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ). Таким образом, работодатель по основному месту работы может и не знать о том, что работник осуществляет деятельность по совместительству.

Если говорить о руководителе организации, то он может работать по совместительству у другого работодателя только с разрешения уполномоченного органа юридического лица, либо собственника имущества организации, либо уполномоченного собственником лица (органа) (ст. 276 ТК РФ).

Рекомендации:

1. На условиях совместительства могут выполнять работу как российские, так и иностранные граждане. Однако следует помнить, что перечень документов для работы по совместительству для иностранцев не меняется. Кроме того, важно обратить внимание на разрешение на работу. В разрешении на работу указывается вид деятельности, которую вправе осуществлять иностранец. На работе по совместительству, так же как и по основному месту, он вправе трудиться именно в должности, указанной в разрешении.

2. В трудовом договоре необходимо указать условия совместительства.

3. При работе по совместительству работодатель не вправе требовать трудовую книжку.

2.4. Совмещение

Следует отличать совместительство от совмещения. Многие думают, что это одно и то же, но это не так.

Основное отличие совместительства от совмещения – это период исполнения дополнительной работы.

Совместительство – выполнение другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ).

Совмещение – дополнительная работа в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором. Работы могут выполняться по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную плату согласно ст. 151 ТК РФ.

Представим различия между совместительством и совмещением в виде таблицы (табл. 5).

Когда необходимо совмещение? Представим себе ситуацию, когда начальник отдела кадров увольняется, другого сотрудника, который бы вел кадровые документы, в компании нет. Что делать в этом случае, пока не нашли ему замену? Можно найти компанию, которая оказывает подобные услуги, однако компания может не знать специфику работы. Можно также привлечь уже работающего сотрудника, например бухгалтера или юриста для совмещения.

Как оформить совмещение? Для этого нужно действовать по следующему алгоритму:

1. Необходимо письменно предложить работнику совмещение.

2. В соответствии с ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ выполнение дополнительной работы может быть поручено работнику только с его письменного согласия.

Таблица 5

Различия между совместительством и совмещением

Однако в статье не сказано, каким образом должно быть получено согласие. Конечно, оно должно быть, прежде всего, в письменной форме. Это может быть заявление работника или же подписание дополнительного соглашения, даже роспись в приказе будет свидетельствовать о согласии работника совмещать работу. Однако в качестве рекомендаций можно взять с работника заявление о работе в режиме совмещения.

Генеральному директору

ООО «Резерв» Лукьянчуку А. Н.

Ивановой Р. Л.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу на период отсутствия основного работника разрешить мне совмещать основную работу менеджера по управлению персоналом с работой начальника отдела кадров с доплатой 20 % к должностному окладу с 1 октября 2014 года.

Личная подпись Р. Л. Иванова

25 сентября 2014 г.

3. Поскольку дополнительная работа связана с дополнительными обязанностями, то целесообразно их прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору. В допсоглашении может быть отсылка к новым обязанностям или к должностной инструкции работника, чьи обязанности выполняются при совмещении обязанностей.

Приведем пример соответствующих положений дополнительного соглашения.

Пример

1. Работник выполняет обязанности начальника отдела кадров:

• возглавляет работу по комплектованию организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности; формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;

• организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах, источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с организациями аналогичного профиля, информирование работников внутри организации об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников;

• принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии организации;

• осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях организации.

2. Начальник отдела кадров должен знать:

• законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;

• трудовое законодательство;

• структуру и штат организации, ее профиль, специализацию и перспективы развития;

• кадровую политику и стратегию организации;

• порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах;

• источники обеспечения организации кадрами;

• состояние рынка труда.

3. Работнику осуществляется доплата 20 % к должностному окладу с 1 октября 2014 г.

4. На основании заключенного дополнительного соглашения или трудового договора работодатель издает приказ о совмещении должностей.

5. Основанием для прекращения совмещения может быть:

• истечение первоначально установленного срока совмещения;

• прием на вакантную должность основного работника;

• отсутствие необходимости в совмещении;

• нежелание работника далее выполнять дополнительную работу на условиях совмещения.

Рекомендации:

1. Не путайте совмещение и совместительство и документы при совмещении оформляйте правильно.

2. Установите доплаты за совмещение, ведь доплата предусмотрена законодательно, а кроме того, при наличии доплаты работник будет лучшим образом исполнять обязанности при совмещении двух должностей.

3. В трудовую книжку соответствующие записи вносить не нужно. Это не предусмотрено Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

2.5. Расширение зоны обслуживания

Расширение зоны обслуживания предусмотрено Трудовым кодексом РФ.

В соответствии со ст. 60.2 ТК РФ «Совмещение профессий (должностей). Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором», с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (ст. 151 ТК РФ).

Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ.

В отличие от совмещения, расширение зоны обслуживания связано с выполнением той же работы, но в большем объеме.

Например, в последнее время вводится электронный документооборот. Поручить ведение электронного документооборота можно штатному сотруднику, например IT-специалисту. Предположим другую ситуацию: руководство компании планирует приобрести новую компанию. Реализацию данной сделки поручают юристу, в обязанности которого входит только заключение договоров.

Конечно, в некоторых компаниях и у индивидуальных предпринимателей не существует расширения зоны обслуживания, и вся поручаемая работа считается в пределах должностных обязанностей. Однако стоит помнить, что работник вправе отказаться от выполняемой работы, не входящей в его должностные обязанности.

К расширению зоны обслуживания относятся следующие особенности: