Пэт Никерсон - Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

• Название: Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту
• Автор: Пэт Никерсон
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2015
• ISBN: 978-5-00057-248-1

Это проверенное временем пособие по тайм-менеджменту поможет вам оптимизировать свой рабочий день, повысить продуктивность и справиться со всеми делами в срок. В книге вы найдете 14 самых распространенных ловушек времени и полезные советы и инструменты для их устранения.

На русском языке публикуется впервые.

---

С действиями нужно подождать до тех пор, пока вы не определите важность остальных элементов (M-A-R-T). Не пытайтесь слишком рано составлять список шагов: это приведет к потере времени, если ваши открытия в графах M, A или R (неточные измерения, угроза выполнимости или несоответствующие ресурсы) заставят уменьшить объемы задачи или увеличить время ее выполнения. Некоторые из шагов, которые виделись вам необходимыми, вовсе не понадобятся.

После графы S сосредоточьтесь на графе М, как того требует SMART-таблица. Потрудитесь вычислить наиболее значимые измеримые величины.

Не получится управлять тем, что нельзя измерить!

Согласимся с этим и добавим, что у команды не появится понимания ее обязательств, если ей не показать:

• сколько? (сравните с обычным производством);

• как быстро? (сравните с обычной скоростью);

• как много? (приведите цифры: квадратные метры, тоннаж, массу);

• как часто? (приведите, сколько потребуется контрольных собраний, промежуточных инспекций, получения новых разрешений…).

Покажите, насколько труднее или легче будет задача по сравнению с обычной. Если как менеджеру проекта вам известно, что то, о чем вы просите, потребует вдвое больше работы и сделать ее надо вдвое быстрее, то необходимо это наглядно показать.

Результаты при ясных задачах

Команда будет следовать за вами повсюду, если вы станете руководить ею честно. Покажите коллегам вашу карту задач и попросите представить их идеи. Если вы позволите им распоряжаться своими обязательствами, они последуют за вами до завершения этого трудного дела. Общая SMART-таблица задействует силу наглядности, помогающую сразу оценить измеримые величины, выполнимость и ресурсы. Используя эту командную таблицу задач, отдельные сотрудники могут расставить свои повседневные приоритеты с меньшим количеством неверных шагов и ошибок.

В следующей главе мы уделим внимание индивидуальному определению приоритетов, то есть способу правильного прохождения следующих шагов.

Глава 4 Как расставлять приоритеты и придерживаться их

В наше время пересматривать приоритеты приходится не ежедневно, а ежечасно, или так часто, как происходят изменения. Сотни сообщений засоряют вашу электронную и голосовую почту, а также смартфон. От слияний, поглощений и реорганизаций голова идет кругом. Иногда менеджеры или клиенты представляют даже самые абсурдные требования как важные, срочные и не подлежащие обсуждению. Часто, если тот, кто обращается с запросом, обладает достаточным влиянием, вы соглашаетесь на требование, добавляя себе несколько часов к неоплачиваемой сверхурочной работе.

Лет десять назад большинство сотрудников отчитывались перед одним начальником, поэтому знали, с кем советоваться по поводу противоречащих друг другу приоритетов. Сегодня вы, вероятнее всего, составляете отчеты для нескольких руководителей.

Если ваш бизнес основан на матричной структуре управления и управлении проектами, то вы можете выполнять разные роли в разных группах: управлять одной командой, работать в другой, а в третьей выступать в качестве внутреннего консультанта или эксперта в предметной области. Более того, «виртуальные» коллеги и клиенты могут напрямую обращаться к вам с других континентов, поэтому у вас круглосуточный график работы.

Таким образом, вы сталкиваетесь с более расплывчатыми границами полномочий и как никогда прежде слабой поддержкой. В деле расстановки и сохранения приоритетов вы предоставлены самим себе! Вам необходима хорошая система, соответствующая вашему стилю.

Минимальные требования для определения приоритетов

Не существует единственного идеального способа. Но вы можете выстроить свою систему, используя три прочных элемента.

1. Основывайте свою логику на законе Парето – принципе 20/80.

2. Защищайте эту логику с помощью критериев выполнения.

3. Начинайте каждый день с письменного плана: поместите три пункта прямо перед собой – на мониторе или наклейте стикер на уровне глаз.

Расставляйте приоритеты с Парето

Вилфредо Парето – европейский экономист, продемонстрировавший в 1893 году новое, удивительное соотношение: 20 процентов населения Европы владеет 80 процентами быстрорастущих материальных ценностей. С расширением промышленной революции остался почти незамеченным тот факт, что права собственности перешли от небольшой привилегированной группы аристократов, владевших земельной собственностью, к бойкой прослойке недавно разбогатевших промышленников.

На протяжении последующих десятилетий высказывания Парето остаются верными. Принцип 20/80 по-прежнему применим в отношении большинства вопросов – в бизнесе, промышленности и политике. Двадцать процентов жертвователей в рамках какой-либо благотворительной кампании дают восемьдесят процентов средств. Двадцать процентов действий водителей приводят к восьмидесяти процентам автомобильных аварий. (Введите в интернет-поисковик «закон Парето» и найдете сотни других примеров.) Вы можете извлечь из этого следующее:

20 ПРОЦЕНТОВ ВАШИХ ЗАДАЧ ПРИНОСЯТ 80 ПРОЦЕНТОВ РЕЗУЛЬТАТОВ.

Эврика! Это ваши главные приоритеты!

Ваши восемь всеохватывающих задач

Если вы уже написали и вывесили ваш список из восьми задач этого года (смотрите главу 3), то вам будет проще оценить соперничающие сегодня приоритеты. Так вы зарезервируете лучшие (самые надежные) отрезки времени для 20 процентов важнейших дел – тех, что больше всего способствуют выполнению ваших задач.

Что представляет собой «лучший» отрезок? Он характеризуется тем, что у вас превосходная концентрация, много энергии, имеется личное пространство и доступ к данным. Помните, что «лучший» не значит «самый ранний».

Почему ранние часы могут не быть лучшими

Во многих местах первый час рабочего дня – самый хаотичный, когда друзья, коллеги и клиенты уже стоят в очереди за вашими услугами. (Они верят в принцип «сделай это сейчас».) Однако важным 20 процентам задач зачастую нужна от вас лучшая концентрация и энергичность, то есть лучшие часы дня.

Второстепенные пункты, включая срочные, должны получать второстепенные отрезки времени. И на самом деле они могут находиться в начале рабочего дня. Вы поступите разумно, если выделите «время для срочных дел» в те дни, когда ожидается суматоха. К тому же совершенно нормально заниматься множеством мелочей в разных пунктах вашего расписания, и нельзя делать этого в «периоды наилучшей концентрации». Чем бы вы ни занимались, необходимо гарантировать, что ни одно менее важное требование не посягнет на те отрезки времени, которые уже отведены под более важное и более рискованное задание!

Владелец задания-нарушителя может считать его очень срочным, но позволить ему украсть приоритетный отрезок времени можно, только если оно больше и лучше ваших приоритетов сегодняшнего дня.

Парето опровергает заблуждение «сделай это сейчас»

Научившись использовать закон Парето, вы можете серьезно противостоять распространенным предписаниям «Сделай это сейчас!» или «Работай с документом только один раз!».

Конечно, эти правила хорошо звучат, но они имели бы смысл, будь у всех входящих заданий одинаково большое влияние. Парето прав, поэтому лишь 20 процентов ваших дел заслуживают внимания в лучшее время вашего расписания. Более того, из 80 процентов пунктов, настойчиво требующих от вас заботы, только 60 процентов могут рассчитывать на это.

А наименее приоритетные 20 процентов вовсе не стоят вашего внимания! Уж точно не стоят по сравнению с главными 20 процентами! Отсюда следует новое правило.

НЕ ДЕЛАЙ ЭТО СЕЙЧАС – СЕЙЧАС ОПРЕДЕЛИ ВАЖНОСТЬ ЭТОГО!

Процесс определения важности

Сравните новые требования с теми, что имеются в вашей нынешней нагрузке. Если вопрос действительно конкурентоспособен по серьезности и важности, тогда разберитесь с ним. Но не «сейчас», а в тот отрезок времени, который обеспечит выполнение этой задачи в срок.

Если у задачи средняя важность, тогда отведите ей такое время в расписании, которое не вторгнется ни в один отрезок времени, посвященный вашим главным 20 процентам. Или не спешите выделять делу какое-либо время, а вместо этого поместите его в «зону ожидания», чтобы определиться позднее.

(В списке дел, состоящем из двух колонок (глава 2), поместите его в колонку «Запрос» и не перемещайте в «Обязательство», пока не оцените важность задания.)

ПРЕДЛОЖЕНИЕ: прямо сейчас уделите немного времени созданию списка главных 20 процентов текущих заданий, которые вероятнее всего принесут 80 процентов результатов. Сравните их с восемью задачами этого года. Посмотрите, насколько ваши текущие приоритеты стоят на службе ваших задач.

Смотрите, какова картина

Если за ваше время соревнуются слишком много запросов и при этом они имеют к списку ваших задач слабое отношение или вовсе никакого, то спросите себя: