Пэт Никерсон - Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

• Название: Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту
• Автор: Пэт Никерсон
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2015
• ISBN: 978-5-00057-248-1

Это проверенное временем пособие по тайм-менеджменту поможет вам оптимизировать свой рабочий день, повысить продуктивность и справиться со всеми делами в срок. В книге вы найдете 14 самых распространенных ловушек времени и полезные советы и инструменты для их устранения.

На русском языке публикуется впервые.

---

Ловушка, связанная с плохим обменом информацией, взлетела выше всех. Как видите, эта ловушка теперь входит в список главных, переместившись с прежде занимаемого ею 17-го места на четвертое. Многие участники опроса объяснили свое видение случившегося.

• «Теперь мы имеем замечательные инструменты: электронную и голосовую почту, мгновенные сообщения и т. д., но все остальные тоже обзавелись ими, поэтому нам нет покоя. Еще хуже то, что электронные письма теперь пишут в фрагментарном стиле – все посылается в спешке, без тщательного предварительного обдумывания».

• «Даже малые предприятия стали глобальными, поэтому нам не хватает понимания различных культур и навыков ведения дистанционных переговоров, что могло бы помочь нам находить взаимопонимание с людьми с первой попытки. Когда наши партнеры находятся на другом континенте, мы совершаем ошибки, не осознавая, что подорвали их доверие».

• «Мы часами сидим перед монитором, отделившись от других людей. Почему мы общаемся только в письменном виде даже с коллегами из соседних кабинетов?»

• «Мы теряем навыки личного общения. Сейчас гораздо меньше терпения, такта, понимания и сочувствия. Люди больше не знают, как уживаться друг с другом в одной комнате».

Несколько удивительно, что в новом списке ловушек пункт «плохо проведенные собрания» следует за пунктом «плохой обмен информацией». Если вы согласны с этим, то вас заинтересуют инструменты, помещенные нами в разные части книги, в том числе множество визуальных инструментов. Все они помогают четко, экономично и гуманно донести ваши идеи до сотрудников, начальников и клиентов, какое бы средство вы ни использовали.

Второстепенные ловушки. Вопросы, связанные с электронными средствами и информацией, породили следующую группу ловушек. Несмотря на то что опрос проводился в разное время среди сотрудников разных компаний, их оценки были единогласными.

Участники опроса уточнили, что ощущают переизбыток информации. Менеджеры любого уровня – опытные или новички в бизнесе – теперь могут пользоваться данными, которые были недоступны в жесткой деловой обстановке прошлого десятилетия. Но «информационное изобилие» ослабило наши навыки критического мышления. Какие данные имеют значение? Какие из них верны? Как и почему их нужно использовать? Так, второстепенные ловушки отчасти видятся как благо.

Ловушка 6. Мир стал виртуальным (новая).

Ловушка 7. Страсти по электронной почте (новая).

Ловушка 8. Неприрученный телефон (новая).

Ловушка 9. Избыток информации и бумажная волокита (бывшие ловушки 12 и 19).

Нас поразила парадоксальность позиции, занимаемой ловушкой 9! Как может недоставать информации при всех вновь обретенных способах ее сбора? Легко: ловушки 6, 7 и 8 подобны завалу. Ловушка 9 – это наша неудачная попытка разгрести его. Еще более парадоксально, что мы по-прежнему окружены шкафами для хранения документов и обременены канцелярской работой, несмотря на давние обещания ученых мужей, что бумага вскоре исчезнет! Использование индивидуальных решений вряд ли повредит этим четырем ловушкам, поэтому понадобятся усилия всего рабочего коллектива и применение системного подхода.

По-прежнему сбиты с толку вопросами последовательности. Следующие две ловушки были явной парой. По крайней мере, так считали участники опроса.

Ловушка 10. Неверное приписывание ответственности и полномочий (ранее на 16-м месте).

Ловушка 11. Неумелое делегирование и плохое обучение (опустилась с шестой позиции).

Увидев близкую причинно-следственную связь между этими ловушками и их сильнейшую взаимосвязь, опрашиваемые настаивали на том, что сначала нужно разобраться с ловушкой 10, прежде чем мы сможем хорошенько поработать над 11-й. В обоих случаях большая часть вины лежит на корпоративной политике, которая зачастую путает и нарушает усилия лучших менеджеров, которые честно стараются развивать и повышать сотрудников по службе.

Последние по степени важности: трудности личного плана. Наконец-то мы подошли к ловушкам, которых можем избежать собственными силами. Последние три сочетают в себе несколько пунктов из первоначального списка и предлагают решения типа «победитель получает все».

Ловушка 12. Проволочки и неумение завершать дела. Слияние бывших ловушек 10 и 13 всем нам показалось разумным.

Ловушка 13. Дружеское общение и незапланированные посетители. Совместив бывшие ловушки 5 и 15, участники опроса отметили, что утрата времени на личный контакт переместила ловушку дружеского общения в конец списка. Мы стали в этом менее искусны, хотя на самом деле нам это нужно.

Ловушка 14. Чрезмерное старание (ранее ловушка 4). То, что последняя ловушка переместилась на столь низкое место, стало для нас тревожным знаком. Бывшая ловушка 4, привычка «стараться слишком сильно», смогла ускользнуть от нас в силу того, что ожидания стали такими непомерными. Продуктивность работников высока, но таков же и уровень безработицы. Сегодня мы все реже берем отпуск. По количеству часов, проведенных на работе, мы превзошли легендарных японцев. Мы боимся, что нам быстро найдут замену, если мы не останемся и не сделаем свою работу. Внимательно прочитайте данную главу, если чувствуете себя на грани физического и морального истощения. Обретение равновесия потребует внутренней работы.

Две ловушки, вышедшие из игры. Две ловушки собрали так мало голосов, что выпали из списка.

1. Неверные средства управления и отчеты о ходе работ (бывшая ловушка 18). Существование новых электронных средств подтолкнуло участников опроса к мнению, что автоматизация – это новый источник средств управления и составления регулярных отчетов даже в небольших компаниях. Сегодня полученные данные могут быть «перекроены» любым образом, внесены во множество различных вспомогательных отчетов и пересчитаны автоматически.

2. Поездки (бывшая ловушка 20). Сегодняшние «воины дорог» стали невосприимчивы к трудностям со службой безопасности и хаотичным задержкам рейсов. Полностью оснастив себя электронным оборудованием, мы связываемся с нашими компаниями и клиентами более эффективно, чем раньше. Все же вы найдете несколько практичных комментариев, посвященных средствам управления и поездкам. Они разбросаны по тексту везде, где могут принести пользу.

Уроки жизни

Часть III, «Прощальный совет», содержит две главы. Первая из них, «Как жизнь учит нас тайм-менеджменту», предлагает вдохновляющие личные истории людей, которые находят больше времени для жизни в роли менеджеров, специалистов, родителей, членов семьи, людей, увлеченных своим хобби, и активистов местного сообщества. Они делятся своими секретами тайм-менеджмента, которые продолжают их вдохновлять. Вероятно, в вашей жизни тоже встречаются люди, которые помогают вам идти к совершенному управлению временем. Вторая глава части III, «Что же дальше?», предлагает краткий обзор конкретных мер, которые вы можете предпринять в своем стремлении выбраться из временных ловушек, в которых находитесь.

Средства борьбы со скрытым сопротивлением

В части IV вы найдете конспекты быстрых решений, которые помогут упорно продолжать работу, если старые привычки вновь подкрадутся к вам. Эти конспектные таблицы стали результатом множества бесед с грамотными и остроумными людьми. Они раскрывают десять самых распространенных оправданий, используемых сотрудниками, чтобы избежать изменений в своих избитых привычках. Надеюсь, вы улыбнетесь и извлечете пользу.

Эти «откровения» находятся в одной колонке, а «средства оздоровления» содержатся в колонке напротив. Если вы ощущаете сильное сопротивление, пробуя распоряжаться временем по-новому, то не отступайте сразу, а сначала обратитесь за поддержкой к этим страницам. Они подкрепят вашу решимость поставить все на свои места.

Новые дополнения

В этой книге вам встретятся два новых дополнения, задуманные с целью развеселить вас и показать практические примеры воплощения идей.

• Разделы «Человеческая комедия» – ироничные признания людей, обложенных налогом времени. Все они неуспешно пытались исправить свое положение, используя оригинальные методы. Надеемся, вы посмеетесь вместе с ними.

• «Живые голоса» – свидетельства и инструменты обычных (и необычных) менеджеров, изобретающих новые способы использования времени, которые вы, возможно, захотите позаимствовать. Перенимайте или переделывайте эти идеи под себя.

В этой книге мы впервые описываем не только практику производственных, образовательных, правительственных предприятий малого и среднего бизнеса. Мы встречаемся с множеством менеджеров из сфер финансов и инвестиций, биотехнологии и здравоохранения, энергетики, аэрокосмической промышленности и информационных технологий. В каждой главе вы ознакомитесь с их случаями и сценариями и извлечете новые решения из их идей и догадок. И конечно, мы по-прежнему работаем с правительственными чиновниками и военнослужащими, государственными служащими и владельцами предприятий малого бизнеса, поэтому вас порадует широкий спектр взглядов.