Джозеф Маккормак - Короче: меньше слов – больше смысла

• Название: Короче: меньше слов – больше смысла
• Автор: Джозеф Маккормак
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-00057-243-6

Шанс преуспеть в бизнесе сегодня имеет тот, кто способен добиться краткости и емкости в коммуникации. Концепция BRIEF поможет сделать из информации любого объема четкое сообщение и использовать возможности инфографики и видео, чтобы превратить презентацию-монолог в переговоры. Эта книга – отличное подспорье для тех, кто хочет ясно и четко доносить свои мысли в любой форме, чтобы экономить свое и чужое время и быть услышанным в эпоху информационной перегрузки.

На русском языке публикуется впервые.

---

• Ваши презентации теряются в ежедневном потоке информации, которую они получают. Не дайте им утонуть.

«Вас что-нибудь отвлекало?»

«Да, но, когда появлялся какой-то раздражитель, мне не хотелось на него отвлекаться, настолько я была увлечена нашим разговором».

Консультанты также использовали много наглядных материалов, в том числе короткий видеоклип, демонстрировавший анализ одного случая из практики. По словам Эдны, «разговор длился около сорока пяти минут, консультанты раскрыли суть дела так быстро, что смогли закончить встречу раньше срока». Это их modus operandi[7]. «Именно так они работают, – объясняет Эдна. – Каждая важная задача сопровождается разъяснением основных положений, так как есть понимание, что я против длительных презентаций. Мне нравится разговаривать с людьми».

Краткие выводыБеседа всегда предпочтительнее презентации

Кеннет Бланшар, автор книги The One Minute Manager[8], говорит: «Недавно я слушал оратора, выступавшего с мотивационной речью. Он говорил о семи секретах успеха, на первые четыре у него ушло сорок пять минут. Вы бы видели, как заерзали слушатели! Похоже, они думали: “О боже, неужели осталось еще три?”» Говорите с людьми, а не выступайте перед ними. Позвольте им взаимодействовать с вами и участвовать в разговоре.

Эдна добавила, что их подход к коммуникации распространяется и на взаимодействия с компанией: звонки всегда деловые, люди готовы ответить на любые вопросы, поощряют, когда их задают, и дают ей время на обдумывание. Их электронные письма всегда лаконичны. «Я с нетерпением жду каждой встречи с ними. Считаю ее делом первостепенной важности, потому что они знают, как привлечь мое внимание, – говорит Эдна. – У них в команде все такие. Это как глоток свежего воздуха».

Коротко говоря, будьте дисциплинированны, вежливы и хорошо подготовлены, и клиенты скажут вам спасибо.

Часть вторая Дисциплинированность Как стать дисциплинированным, чтобы быть четким и последовательным

Глава 5 Ментальная мышечная память для совершенствования краткости

Коротко говоря, недостаточно знать, почему нужно говорить меньше. Есть четыре проверенных метода, которые гарантируют натренированность этой мышцы.

Тренировка краткости

Пытаться объяснить, что такое лаконичность, – амбициозное решение. Когда я начал писать эту книгу, друзья и близкие часто спрашивали меня: «Как идут дела?» Вопрос незамысловатый, но на него трудно ответить кратко. Поэтому я решил, что мне нужна метафора.

«Как рубка леса. Недостаточно просто взяться за топор, – ответил бы я, – нужно продумать, как рубить дерево». Книга о краткости не может затрагивать лишь причины ее нужности. Необходим план – детальное описание того, как вы будете меняться. За долгие годы работы я наблюдал, как к представителям самых разных профессий приходит озарение и они становятся лаконичными. Я помогаю занятым руководителям, суровым военным, директорам по продажам и многим другим справиться с затруднениями на этом пути.

Во второй части книги я научу вас, как усовершенствовать этот навык. Я основываюсь на четырех подходах. Для развития ментальной мышечной памяти, то есть привычек, которые нужно выработать и от которых не следует отказываться ни при каких обстоятельствах (поскольку именно они делают нас квалифицированными специалистами), вы можете использовать один из них или все вместе. Данный подход подразумевает следующие действия:

• Составьте карту памяти. Карты BRIEF применяются для лаконичного выражения мыслей и сокращения объемов информации.

• Расскажите историю. Для четкого, последовательного и убедительного объяснения применяется сторителлинг[9].

• Побеседуйте. TALC Tracks превращают монологи в управляемые диалоги.

• Покажите. Наглядные материалы привлекают внимание и возбуждают интерес.

Каждый из подходов помогает управлять вниманием и поддерживает концентрацию на нужном уровне.

Коротко говоря, недостаточно знать, почему нужно говорить меньше. Есть четыре проверенных метода, которые гарантируют натренированность этой мышцы.

Глава 6 Составьте карту памяти: от интеллект-карты к картам BRIEF

Коротко говоря, специалисты ошибочно отказываются от составления планов, но карта BRIEF – это новый визуальный инструмент планирования, который готовит вас к краткости.

Учитель английского языка в 11-м классе был прав

Работать на основе тезисов – отличная идея. Как глава большого семейства я частенько проверяю домашние задания у своих детей. И хотя порой это не очень приятно, я с готовностью выступаю в роли их слушателя. И я всегда прошу их писать тезисы. «Я человек из мира бизнеса, – говорю я им. – Готов помочь вам, но вначале вы должны составить для меня план того, что хотите сказать».

Моя дочь Изабель писала сложную курсовую работу о свободе слова. Для курса, на котором она училась, это был крайне важный проект. Она работала над ним несколько месяцев, текст не должен был превышать восьми страниц. «Папа, у меня столько материала, я не знаю с чего начать», – пожаловалась Изабель.

«Не волнуйся, просто покажи мне свои тезисы», – сказал я, понимая, что ее учитель тоже их ждет.

«Они у меня уже есть».

«Хорошо, покажи мне», – ответил я. Но тезисов я так и не дождался. Вернее, она быстренько набросала их прямо у меня на глазах, и я даже не смог остановить ее.

«Прочитай несколько первых страниц курсовой, мне важно знать, что я на верном пути», – попросила Изабель. Я погрузился в чтение и начал вносить правки. Сам того не замечая, я исчеркал красной ручкой всю ее работу. Она стала ее защищать. Это было неприятно для нас обоих. Мы бы избежали этой неловкой ситуации, если бы Изабель составила тезисы. Схематичный план организует мысли, выделяет приоритеты и помогает избежать многословия.

Правда, профессионалам кажется, будто с годами для них необходимость составления плана отпадает. В школе план – обязательное требование, но с возрастом мы отказываемся от него. Как ни странно, это особенно ярко проявляется при подготовке важного сообщения – речи, отчета или электронного письма. В них не просматривается ни малейшей структуры. Это самая большая ошибка из всех возможных. Особенно если принять во внимание огромное количество информации, с которой приходится иметь дело и откуда нужно выуживать главное.

Но вернемся к Изабель. Предположим, что большинство ее одноклассников сделали то же самое: небрежно составили план или не сделали этого вовсе. А теперь представьте, как тяжело читать такой несвязный лепет. Я подсчитал: 100 учащихся сдали работы, это около 800 страниц. Если на проверку каждой уйдет по пять минут, то всего преподаватель затратит 60 часов.

Учительница Изабель вынуждена была потратить на эту изнурительную работу все весенние каникулы. Наверняка она так и не успела отдохнуть. А теперь представьте, что эта несчастная учительница – ваш клиент. Сколько часов вы потратили на плохо подготовленные обсуждения, встречи и электронные письма, созданные спонтанно, без формулировки тезисов? Представьте, сколько путаницы и огорчений вы вызвали небрежным отношением.

Соотношение «отговорка – последствие»

Нет плана – нет сделки

Давайте посмотрим, ухудшается ли коммерческое предложение при отсутствии планирования. Лэндон – старший менеджер по продажам. При подготовке к выступлениям и последующему ведению важных заказов он никогда не пользуется планом. Вернее, создает его только в уме. Оправдывая себя, он утверждает, будто у него мало времени, он не раз проводил подобные презентации. В результате – катастрофа.

Когда Лэндон выступает, ему не хватает дисциплинированности. Его презентации длятся более часа, электронные письма растягиваются на несколько абзацев, планы по работе с заказчиками, составленные для руководства, содержат не менее 20 страниц и полны ненужных подробностей. Даже обновления его статуса в социальных сетях – это бессмысленные посты о том, что он ел на завтрак. Но хуже всего то, что его коммерческие предложения не просто длинные: они наполнены путаными мыслями и перегружены информацией.

Если бы у Лэндона была привычка планировать, его коллеги и клиенты почувствовали бы это. Те, с кем вы ежедневно общаетесь, получают слишком сложную, недоработанную, избыточную информацию. Они страдают от того же, от чего и потенциальные клиенты Лэндона. И думают: «В чем смысл сказанного?» Они удивляются, почему он так непонятно говорит. А Лэндон сталкивается с низкими продажами, сбитыми с толку потребителями и резкими отзывами о своих выступлениях. Такое случается со всяким. Но вы можете избежать этого, если структурируете идеи в виде плана.