Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

• Название: Kind Regards. Деловая переписка на английском языке
• Автор: Дон-Мишель Бод
• Жанр: Иностранные языки
• Год: 2015
• ISBN: 978-5-9614-3996-0

Умение вести деловую переписку по электронной почте на английском языке – одна из ключевых компетенций в бизнесе. От способности четко, грамотно и убедительно сформулировать мысль, от знания этикета деловой переписки может зависеть очень многое. Дон-Мишель Бод, специалист по коммуникациям с мировым именем, на конкретных примерах из практики топ-менеджеров, маркетологов, специалистов по HR, юристов и многих других рассказывает об основах и тонкостях составления электронных писем на английском языке. К концу книги вы не только сможете написать четко структурированное послание, но и обогатите ваш лексикон новыми словами и выражениями.

---

OK.

Или так:

FYI.

Или даже так:

No.

Иными словами, прежний абзац в деловой переписке сбросил вес. Он стал подтянутым и динамичным. Он облегчает беглый просмотр e-mail. В тексте появляются заголовки и пустые строки, которые позволяют меньше напрягать глаза и быстрее схватывать написанное.

Если абзацы длинны и громоздки, вы не сможете пробежать текст глазами. Объемный абзац создан для размышлений – чтобы прочесть и осмыслить большой кусок текста, нужно время. Абзац e-mail подчинен другой задаче. Это обмен информацией между участниками переписки.

Поскольку темп жизни растет, короткий абзац более эффективен. Разбивая текст на небольшие фрагменты, автор уделяет больше внимания структуре. Он не повторяет слова, фразы и мысли, а его письмо не превращается в поток сознания. Длинные выразительные абзацы уместны в литературном тексте или документе, вложенном в письмо. E-mail требует краткости и динамичности.

Отказ от участия

Ed, Jean, Lorna, Anne,

Предмет обсуждения

Please forgive my delay in replying to your request to join the Vector Toy Drive steering committee.

Высокая оценка

As we know, the annual toy drive is one of our company’s most high-profile community activities. Cheering the hearts of disadvantaged children is its own reward. But the toy drive also reinforces the commitment of our brand to support those in need.

Отказ

Your work in organizing the toy drive is commendable. I regret I cannot lend you a hand this year.

Подтверждение доброй воли

Please keep me in mind for the next season.

Regards, Nick Bernheim Business Unit Manager Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Начните с комплиментов

Капелька лести не повредит! Когда вы делаете комплименты собеседникам, давая высокую оценку их труду, вы демонстрируете уважение к их усилиям. Поскольку похвала приятна каждому, скорее всего ваш отказ встретят с пониманием.

Местоимение «we» укрепляет командный дух

Такие выражения, как «We are all concerned about…» или «We are each aware that…», подчеркивают, что отправитель и адресат работают в одной команде. «We» делает акцент на сходстве, а не на различиях. Постарайтесь, чтобы в вашем письме были «we»-фразы – они подчеркивают вашу принадлежность к группе.

Не нужно объяснять причины отказа

«Не надо извинений, не надо объяснений». Возможно, в наши дни, когда бизнес требует высокой ответственности и прозрачности, эта пословица звучит грубовато. Но в ней до сих пор есть рациональное зерно. Не стоит подробно объяснять причины своего отказа. Если они предсказуемы или похожи на оправдания, например: «I’m overwhelmed with work right now» или «My life is falling apart because of the divorce», – оставьте их при себе. Адресат может истолковать эти доводы по-своему. Если вы выразили уважение к его работе и интерес к будущим проектам, это компенсирует отсутствие объяснений.

Оставьте двери открытыми

Заверьте адресата, что вы готовы к сотрудничеству в дальнейшем. Дайте понять, что в следующий раз он может рассчитывать на вашу поддержку. К тому же однажды вам может понадобиться его помощь. Тем больше оснований оставить двери открытыми.

Сетевой этикет

E-mail – один из самых эффективных способов поддерживать позитив в отношениях с людьми. Однако освоить это искусство непросто. Вы не можете пожать руку через монитор компьютера и ощутить тепло и поддержку.

Чтобы выстраивать и развивать отношения с помощью писем, нужно обращать внимание на каждую мелочь – от общего замысла до расположения текста.

• Если сообщение имеет четкую структуру, а главные мысли изложены по порядку, адресат чувствует вашу заботу.

• Если вы тщательно подбираете слова, – к примеру, не употребите «possibly», когда нужно сказать «probably», – адресат знает, что на вас можно положиться.

• Если вы начинаете с положительных моментов и лишь потом переходите к отрицательным, адресат будет более открыт и восприимчив.

• Если текст удобен для чтения и просмотра, адресат видит, что вы цените чужое время.

Эти и многие другие приемы частично компенсируют то, что теряется при обмене обезличенными электронными сообщениями. Раньше люди постоянно встречались с коллегами – то за ланчем, то в клубе. Но теперь, когда ваши сотрудники разбросаны по всему свету и живут в разных часовых поясах, личные встречи превратились в невозможное дело. Главным средством поддержания отношений стала электронная почта. И она выполняет свою задачу – если, конечно, вы умеете писать хорошие письма.

Умение писать окупается

Общаться с помощью писем непросто, и, оттачивая это мастерство, мы сосредотачиваемся на самых важных для себя моментах. Но, поскольку разные аспекты языка взаимосвязаны, совершенствуя один навык, мы нередко улучшаем другие.

Извинения

Leslie,

Предмет обсуждения

This e-mail is difficult for me to write, because I realize that I have offended you.

Признание ошибки

Because my actions this morning could be interpreted as inappropriate, I wish to offer my sincere, heartfelt apologies.

You have my full personal assurance that an unpleasant incident such as this will never happen again.

Подтверждение доброй воли

I have always felt that we have a pleasant and productive work relationship. I respect and value your presence in the office. I truly hope that we can immediately put this upset behind us.

Sincerely, Tom Clerk Investment Analyst Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Не откладывайте извинения в долгий ящик

Не ищите отговорок и оправданий – с этим нужно покончить как можно быстрее. Если вы тянете время, людям начинает казаться, что вы просите прощения не от чистого сердца, а через силу. Запоздалые извинения выглядят вынужденными, и это усугубляет ситуацию. Тот, кого вы обидели, начинает сомневаться в вашей искренности.

Если вы приносите извинения сразу, видно, что главное для вас – чувства другого человека. Поторопитесь исправить свой промах, и ваши шансы получить прощение вырастут.

Признайте, что вы были неправы

Не нужно вдаваться в детали! Но обязательно признайте, что поступили недостойно, – иначе дело выглядит так, словно вы извинились сквозь зубы. Если вы не упомянете о случившемся, может показаться, что вы считаете себя невиновным, а значит, можете повторить свой проступок в будущем.

Признание своих ошибок говорит о честности, а честность в англоязычных культурах ценится очень высоко. Вы можете ошибиться, вынося суждение, или совершить плохой поступок. Но если вы открыто признаете свою неправоту, в глазах окружающих вы останетесь славным парнем.

Заверьте адресата, что дорожите вашими отношениями

Непременно скажите адресату, что вы цените его как специалиста и товарища по работе. Не нужно думать, что он знает это сам. Вы обидели этого человека, а значит, дали ему повод усомниться в вашем расположении. Лучший способ загладить свою вину – напомнить, что вы дорожите вашими отношениями и сделаете все, чтобы сохранить их.

Будьте искренним

Быть искренним в письме – непростое дело. Оценить искренность текста проблематично: она повсюду и в то же время нигде. Представьте себе первоклассный автомобиль или роскошную гостиную – трудно сказать, в чем именно состоит их шарм. Успех имеет множество составляющих, которые взаимно усиливают друг друга.

То же самое относится и к искренности текста. Нельзя сказать, какие слова делают письмо искренним или фальшивым. Тем не менее люди улавливают ее мгновенно. Искренность ощущается в построении фраз, в лексике, в манере речи. Поэтому попросите прощения от всей души. Адресат почувствует и оценит вашу искренность.

Варианты

I wish to offer… It is regrettable that I…

I regret… It was wrong of me to…

I apologize… It was an error in my judgment to…

I’m sorry… I would like to excuse myself for…

I feel badly about… Please allow me to apologize for…

I feel very awkward about… Please accept my apologies for…

Недостаток взаимопонимания

Мало кого учили писать электронные письма. Но обойтись без этого умения на рабочем месте становится все труднее. С этой проблемой сталкивается уже не первое поколение. Люди находят работу своей мечты и с изумлением обнаруживают, что их навыки письменного общения не дотягивают до установленной планки. В университетах и колледжах этим навыкам не уделяют никакого внимания, хотя сегодня ими должен владеть любой квалифицированный специалист.