Владислав Волгин - Склад: логистика, управление, анализ

• Название: Склад: логистика, управление, анализ
• Автор: Владислав Волгин
• Жанр: Экономика
• Год: 2012
• ISBN: 978-5-394-01944-9

В организации складских операций и управления запасами кроются проблемы или успехи предприятий, деятельность которых без складов невозможна. В книге рассматриваются методы организации бизнес-процессов, управления и анализа как элементов складской логистической системы, изложены логистические задачи, которые следует решать путем развития компьютерной системы, а также задачи, которые должны быть решены в виде управленческих распоряжений, инструкций, описаний и других документов. Материалы отобраны и изложены таким образом, чтобы руководители и специалисты могли использовать одни разделы как планы работ, другие – как руководство к действию, третьи – в качестве инструкций, четвертые – как базу для внутрифирменных документов, пятые – как информацию к размышлению и т. д. Книга подготовлена практиком и адресована руководителям предприятий и складов, организаторам процессов приемки, обработки заказов, комплектации, отгрузки; приемным комиссиям, логистическим, экспедиторским, грузовым, претензионным службам предприятий.

Книга рекомендована в качестве учебного пособия для подготовки специалистов по управлению складскими операциями и товарными запасами.

---

Руководителям предприятия кажется, что стоимость компьютеризации – это деньги, отдаваемые за собственно коробку с программой и услуги по ее установке и они не хотят понимать необходимости последующих расходов. Это происходит из-за слишком больших ожиданий в экономии средств и недооценки затрат на внедрение и сопровождение логистических систем. Но при внедрении современных логистических систем успех достигается не за счет видимого сокращения расходов, а путем резкого повышения эффективности работы на интегрированных рабочих местах и, благодаря этому, значительным расширением спектра выполняемых операций или услуг при одновременном повышении качества и оперативности обслуживания клиентов.

Внедрение нового программного обеспечения предполагает переход на более прогрессивные технологии работы. Расходы не растут так, как они росли бы вследствие постоянного увеличения штатов. По оценкам различных исследовательских организаций, стоимость годовой эксплуатации одного рабочего места в корпоративной сети среднего западного предприятия составляет от 3 до 10 тысяч долларов. Это кажется слишком дорого, но если учесть, что средняя заработная плата одного сотрудника составляет в развитых странах от 25 до 35 тысяч долларов в год, а производительность сотрудника, оснащенного компьютерной техникой иногда равна производительности десятка сотрудников, работающих с арифмометром и пишущей машинкой, не говоря уже о качестве, количестве ошибок и невозможности современной аналитики без компьютеров, то придется согласиться, что это совсем дешево.

В нашей стране средняя заработная плата специалистов, о которых идет речь, составляет от 6 до 20 тысяч долларов в год (включая отчисления во внебюджетные фонды) и даже при этом уровне расходы на компьютеризацию выгоднее расходов на “безоружную” рабочую силу, тем более, что средняя стоимость годовой эксплуатации одного рабочего места в сети среднего предприятия составляет от 1 до 3 тысяч долларов.

При оснащении предприятия компьютерной техникой ее стоимость составляет от 20 до 50 % общих издержек, связанных с эксплуатацией оборудования. Остальное приходится на косвенные затраты – установку и обновление программного обеспечения, ремонт и модернизацию, поддержку и обучение пользователей, обслуживание сетей и другие, выливающиеся со временем в немалые суммы. Часть этих расходов относится на бюджет, другая же часть, скрытая, но весьма значительная, уходит на оплату рабочего времени сотрудников, которое расходуется непродуктивно.

Взаимодействие пользователей с компьютером – источник основных расходов. Одна из методик учитывает следующие составные части этой доли расходов[15]:

> время, затрачиваемое администратором сети на решение проблем пользователей;

> время, затрачиваемое пользователями на самообразование и взаимопомощь вместо обращения в службу поддержки;

> время, затрачиваемое пользователями в связи с неоптимальными приемами работы;

> фактор, характеризующий затраты на праздное времяпровождение (игры) и использование компьютера в личных целях;

> расходы, связанные с пропажей критически важных данных из компьютера пользователя (в связи с вирусной атакой, аппаратным или программным сбоем или случайно удаленные пользователем);

> расход времени на запланированные простои (модернизация оборудования, сети, обновление программного обеспечения);

> расход времени на незапланированные простои (по техническим причинам, из-за вирусных атак, в связи с использованием устаревшей техники).

Для анализа фактических расходов необходимо собирать следующую информацию:

> данные о бюджете предприятия (валовый доход, прибыль и т. п.);

> общие данные о рабочих местах (количество, закупочная стоимость, доступные сервисы, такие, как печать, файловый сервер, электронная почта и т. п.);

> данные об оборудовании и программном обеспечении (детальная информация о прямых и косвенных затратах, в том числе по модернизации и ремонту);

> данные о платежах за услуги (каналы связи, аренда оборудования и т. п.);

> данные об управлении информационной инфраструктурой (корпоративной сетью, информационными системами, хранением данных, эксплуатацией);

> данные о разработке программного обеспечения (создание, тестирование, документирование, адаптация и доработка);

> данные о действиях конечных пользователей, влияющих на расходы.

Точное знание затрат необходимо для планирования расходов и может пригодиться, например, при переговорах с фирмой, берущей на себя техническое сопровождение информационной инфраструктуры вашего предприятия. Допустим, вы подсчитали, что содержание одного рабочего места обходится предприятию в 1000 долларов в год. Если вам предлагают платить за поддержку рабочего места больше или меньше, вы можете принимать решение не вслепую, как это часто бывает, а вполне осознанно.

Сопровождение другой фирмой выгодно, так как выгоднее иметь дело не с зарплатами и налогами, а оплачивать услуги, списывая расходы на основное производство, тем самым уменьшая прибыль, минимизируя налоги и т. д.

При принятии решения вести разработку программ самостоятельно, должны быть четко специфицированы сроки, результаты и деньги, ибо в случае неудачи спрашивать будет не с кого.

Не спрашивайте главного бухгалтера

Яростными противниками современных логистических систем обработки информационных потоков чаще всего бывают главные бухгалтеры предприятий. Получив однажды слабенькие программы механизации бухгалтерских операций (всего лишь механизации, без анализа балансов, без финансового анализа и т. д.) и с трудом обучив сотрудников работе с ними, они не хотят ничего менять, даже на более производительные программы.

Руководители предприятий, доверяющие мнению главных бухгалтеров о целесообразности или нецелесообразности нововведений, особенно компьютерных программ, никогда не получат разумного и объективного ответа по следующим причинам:

> главные бухгалтеры по сути своей работы и по характеру должны быть консерваторами;

> главные бухгалтеры в своей деятельности законодательно ограничены определенными рамками, для них – шаг влево, шаг вправо равнозначны побегу от закона;

> главные бухгалтеры должны осуществлять только учет, контроль, отчетность, а ответственность за эксперименты для них изначально противоестественна;

> главные бухгалтеры российских фирм находятся под постоянным стрессом, будучи вынуждены скрывать от налогов реальные обороты, создавать операции для получения “черного нала”.

Именно по этим причинам главные бухгалтеры боятся (и должны бояться) любых изменений в сложившемся ходе дел и не могут быть советниками по развитию предприятия. А если они самонадеянно берутся советовать, то это, как правило, советы, ведущие к стагнации и даже разорению.

Именно по этим причинам предприниматель (или его финансовый директор) и главный бухгалтер – совершенно разные специалисты, антиподы. Главный бухгалтер – психологически только сторож, предприниматель (финансовый директор) – экспериментатор, управляющий финансовыми потоками, который должен осуществлять рискованные операции (в бизнесе любая операция рискованная).

Хорошего главного бухгалтера не следует назначать финансовым директором – бухгалтерский опыт сбережения каждой копейки никогда не даст ему психологической смелости маневрировать денежными потоками.

Главного бухгалтера нужно спрашивать о том, что “можно или нельзя” с точки зрения законов о бухучете и налогах.

Главного бухгалтера не следует спрашивать о том, что “нужно или не нужно” предприятию для развития.

Служба компьютеризации

Основные функции:

– обеспечение компьютеризации документооборота, учетных, статистических, аналитических, финансовых операций, развитие компьютеризации для поддержания ее на уровне современных требований;

– использование современных компьютерных технологий;

– обеспечение работы с удаленными партнерами (дилерами и др.).

– привлечение авторитетных специализированных фирм для поставки программного обеспечения и оборудования;

– постановка задач для адаптации и развития купленной системы;

– внедрение программных продуктов;

– обучение персонала работе с программным обеспечением;

– обеспечение целостности баз данных;

– обеспечение архивации и сохранности информации, содержащейся в компьютерах на случай сбоев по техническим причинам;

– защита информации от несанкционированного доступа;

– обеспечение технической исправности оборудования.

Общие требования к системе

Когда только начиналась автоматизация складской деятельности, информационные системы подгонялись под существующие технологии работы. Технологическая база управления оставалась старой, т. е. бумажной. Сразу же возникли серьезные проблемы на уровне оперативного управления. Отчетность не позволяла определить тенденции, сделать оценку и анализ ситуации, следовательно, нельзя было принять правильное управленческое решение, стихийность процессов приводила к значительным накладным расходам к потере управления предприятием. Организационным и технологическим основанием для автоматизации должны быть корпоративные или отраслевые, национальные, международные стандарты, т. е. единые правила организации, технологии и управления. Для компаний, работающих в международных логистических системах, стандарты определяют управленческие и технологические законы, по которым живут все предприятия, задействованные в мировом логистическом процессе: и поставщики, и посредники, и потребители продукции. Используя их, любое предприятие применяет критерии качества управления, требуемые стандартами, и получает серьезные конкурентные преимущества.