Галина Пешкова - Секретарское дело. Сборник тестов

• Название: Секретарское дело. Сборник тестов
• Автор: Галина Пешкова
• Жанр: Делопроизводство, офис
• Год: 2009
• ISBN: 978-985-06-1736-1

Представлены тесты и контрольные работы по разделам «Секретарское дело» и «Основы делопроизводства». В конце пособия приведены ключи.

Предназначено для учащихся учреждений, обеспечивающих получение профессионально-технического образования. Может быть использовано преподавателями дисциплин документоведческого цикла для определения уровня усвоения учащимися учебного материала.

---

25. Определите правильную последовательность прохождения исходящей документации.

а) согласование проекта документа

б) подшивка второго экземпляра документа в дело

в) регистрация документа

г) проверка правильности адресования

д) проверка правильности оформления проекта документа

е) отправка документа адресату

ж) проставление индекса (номера) на документе

з) составление проекта исходящего документа

и) подписание руководителем

26. Подсчитайте объем документооборота в ОАО «Центрум» за 2008 г., если было зарегистрировано 1500 входящих документов, 1500 исходящих и 2000 внутренних документов.

Вариант 2

1. Обработка и отправка документов осуществляется:

а) руководителем организации;

б) специалистом по кадрам;

в) канцелярией или секретарем.

2. Организация работы с документами начинается:

а) с исполнения документа;

б) направления документа на исполнение;

в) приема входящего документа.

3. По срокам хранения документы классифицируются:

а) на документы постоянного хранения;

б) временного до 10 лет;

в) кратковременного хранения.

4. С какого момента исчисляется срок исполнения входящих документов?

а) с момента их подписания

б) получения

в) отправки

г) передачи документов исполнителю

5. Укажите виды картотек по принципу построения.

а) контрольная

б) регистрационная

в) вопросная

г) хронологическая

6. В дело какого года будет помещаться отчет за 2004 г., составленный в 2005 г.?

а) 2004

б) 2005

в) 2006

г) 2003

7. Если требуется выдать дело целиком, то на его место помещается:

а) карта-заместитель;

б) лист-заместитель;

в) другое дело;

г) место остается пустым.

8. Экспертиза ценности документов осуществляется:

а) постоянно действующей экспертной комиссией;

б) секретарем организации;

в) службой ДОУ;

г) руководителем организации.

9. Какие из нижепредложенных дел подлежат частичному оформлению?

а) сроком хранения до 25 лет

б) до 5 лет

в) до 10 лет

г) до 1 года

10. Какие документы не регистрируются?

а) справки

б) докладные записки

в) поздравительные письма

г) рекламные письма

11. Какого вида номенклатуры дел не существует?

а) типовой

б) примерной

в) простой

г) конкретной

12. В каких случаях конверты не уничтожаются?

а) если корреспонденция адресована общественной организации

б) корреспонденция адресована руководителю организации

в) дата документа существенно отличается от даты его получения

г) документ получен из вышестоящей организации.

13. Кто является ответственным за исполнение документа, если в резолюции руководителя указаны три фамилии?

а) все указанные в резолюции

б) первый

в) второй

г) лицо, ответственное за делопроизводство в организации

14. Первый этап экспертизы ценности проводится на стадии:

а) подготовки дел для передачи в ведомственный архив;

б) текущей работы с документами;

в) подготовки дел для передачи на государственное хранение;

г) постоянного хранения.

15. Назовите виды документопотоков в организациях и учреждениях.

а) входящие, исходящие

б) внутренние, входящие

в) входящие, исходящие, внутренние

г) входящие, исходящие, временные

16. Из каких элементов состоит регистрационный индекс письма?

а) номера структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре, порядкового номера документа, присвоенного ему при регистрации

б) индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, порядкового номера документа, присвоенного ему при регистрации

в) индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре

г) индекса дела по номенклатуре, порядкового номера документа, присвоенного ему при регистрации

17. Расшифруйте регистрационный индекс документа -03-01/206.

а) номер структурного подразделения;

б) порядковый номер;

в) номер дела по номенклатуре дел.

18. Дайте определение понятия «номенклатура дел».

19. Распорядительные документы группируют в дела:

а) по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

б) по алфавиту фамилий авторов;

в) в хронологической последовательности; документ-ответ помещают за документом-запросом.

20. Формы регистрации бывают:

а) картотечными справочными;

б) автоматизированными, компьютерными;

в) журнальными;

г) кодификационными;

д) карточными.

21. Номенклатура дел служит:

а) для распределения и группировки исполненных документов в дела;

б) закрепления индексации дел;

в) установления сроков хранения дел;

г) хранения документов.

22. Дайте определение понятия «регистрация документов».

23. Какие документы регистрируются в день подписания?

а) входящие

б) исходящие

в) внутренние

24. Охарактеризуйте понятие «прямоточность» как один из принципов рационализации документооборота.

25. Определите правильную последовательность прохождения входящей документации.

а) регистрация

б) рассмотрение документов руководителем

в) прием корреспонденции

г) предварительное рассмотрение и сортировка

д) вскрытие конвертов, проверка вложений

е) проставление отметки о поступлении

ж) передача документов на рассмотрение руководителем

з) передача документов исполнителю

и) контроль за исполнением

к) внесение сведений из резолюции в регистрационную форму

л) подшивка документов в дело

26. Подсчитайте объем документооборота в ОАО «Центр» за 2007 г., если было зарегистрировано 1000 входящих документов, 1000 исходящих и 3000 внутренних документов.

2.3. Тематический тест по теме «Общие правила документооборота, порядок прохождения и обработки входящих и исходящих документов»

Вариант 1

1. Прием и первоначальная обработка входящей документации осуществляется:

а) смешанно;

б) децентрализованно;

в) централизованно.

2. Верно ли утверждение: «Конверты сохраняются лишь в тех случаях, когда по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа»?

а) да

б) нет

3. Исходящий документ может быть отправлен только после:

а) согласования;

б) подписания;

в) регистрации;

г) исполнения;

д) визирования;

е) индексирования.

4. Внутренние документы на этапах подготовки и оформления организуются аналогично:

а) исходящим;

б) входящим;

на этапе исполнения:

а) входящим;

б) исходящим.

5. Выберите из списка группы документов, которые не относятся к группам входящей, исходящей и внутренней документации:

а) распорядительные

б) по личному составу

в) справочно-информационные

г) с грифом ограничения доступа

д) обращения граждан

е) организационные

ж) учетные

з) отчетные

Вариант 2

1. Определите с помощью нумерации порядок прохождения входящей документации.

а) регистрация

б) рассмотрение документов руководителем

в) прием корреспонденции

г) предварительное рассмотрение и сортировка

д) вскрытие конвертов, проверка вложений

е) проставление отметки о поступлении

ж) передача документов на рассмотрение руководителем

з) передача документов исполнителю

и) контроль за исполнением

к) внесение сведений из резолюции в регистрационную форму

л) подшивка документов в дело

2. Определите правильную последовательность прохождения исходящей корреспонденции.

а) проверка оформления проекта документа

б) подписание руководителем

в) согласование проекта документа

г) отправка адресату

д) составление проекта документа

е) проверка правильности адресов

ж) подшивка отпуска в дело

з) регистрация документа

и) конвертирование, маркирование

к) сверка адреса на письме и конверте

л) проставление индекса документа на всех его экземплярах

3. Параметры документооборота:

а) ___________________;

б) ___________________.

4. Дополните список основных узлов документооборота.

а) получение исходной информации

б) выработка решения

в) согласование решения

г) …

5. Укажите основные принципы документооборота.

а) ____________ г) ____________

б) ____________ д) ____________

в) ____________

2.4. Тематический тест по теме «Регистрация документов»

Вариант 1

1. Регистрация документов – это: