Олег Казаков - E-mail. Ещё одно письмо…

• Название: E-mail. Ещё одно письмо…
• Автор: Олег Казаков
• Жанр: О бизнесе популярно

Факты гласят, что человек отправляет в день 30 деловых писем. Допустим, что средний размер отправляемого текста составляет 2000 знаков – два абзаца средней величины. Поверим, что скорость печати 250 знаков в минуту. Тогда на написание одного письма уходит 8 минут. На 30 писем, стало быть, 240 минут, что равно 4 часам. Как себя чувствуете после осознания этого факта? Если половину рабочего дня мы посвящаем отправке e-mail, может, пора задуматься над вопросами «ЧТО мы пишем» и «КАК мы это делаем»?

---

Символ @ называют «собакой» только в России. В Турции его называют «роза», в Израиле – «штрудель», в Италии – «улитка», а в Америке и Финляндии и вовсе – «кошка».

Крупные компании могут достигать договорённостей посредством электронного письма. Иногда банальное «Согласовано» или «Хорошо» в тексте электронного сообщения может отменить многие регламенты и сэкономить время.

Плюсы и минусы современной электронной почты

Несмотря на огромное количество ресурсов для электронной коммуникации, E-mail не теряет своей актуальности и даже в условиях такой конкуренции предоставляет нам следующие преимущества.

• Репутация E-mail – вы можете себе представить, что кандидат в вашу компанию на позицию руководителя отдела закупок отправляет своё резюме при помощи мессенджера в социальной сети? Сочтёте ли вы сей поступок серьёзным? Какое будет отношение к кандидату?

• Экологичность – при написании электронных писем не используется бумага, а значит, предотвращается вырубание деревьев.

• Вас не перебьют – не обязательно преимущество именно электронного письма, однако значимое и ценное для корпоративной культуры.

• Дешевизна – стоит отметить, что это плюс лишь до определённого предела. Не секрет, что скорость речи выше скорости «набивания» букв на клавиатуре в слова, а также, что час вашего времени имеет стоимостное выражение. Так вот, если на написание своей «электронной поэмы» вы тратите полтора часа, а эта сделка не принесет вам лишь горсть гороха, то ответьте мне – вы сэкономили?

• Персонификация – ваш ящик конфиденциальный, личный, а также обладает уникальным адресом.

• Оперативный доступ к данным – к той самой информации, которую вы отправляли своим партнёрам, друзьям, коллегам, членам семьи.

• Оффлайн работа – для того, чтобы написать письмо, вам вовсе не обязательно быть в сети, достаточно написать текст в любом текстовом редакторе.

• Многообразие – для большинства пользователей возможность зарегистрировать несколько почтовых ящиков является преимуществом. Лично я сторонник двух адресов – корпоративного и личного.

• Цитирование – при ответе вы можете использовать цитату отправленного вам сообщения, что не позволит потерять информацию.

Однако мы, люди, решили немного подпортить себе удовольствие от пользования электронной почтой и сделали следующее.

• Спам – тут всё прозрачно и для читателя этой книги комментарии излишни.

Термин «спам» вошёл в речь после скетча «Монти Пайтон»2, где хор викингов распевает песню мясным консервам (SPAM – spiced ham, острая ветчина – мясные консервы компании Hormel Foods).

• Нет контакта глаз – визуальный контакт является крайне важным элементом общения. Смотреть на получателя информации – значит проявлять бо́льшую заинтересованность.

• Скорость донесения информации – тот факт, что ваше письмо было доставлено за секунду, вовсе не означает, что за ту же секунду оно будет открыто получателем и, что важнее, прочитано.

• Невозможность гарантированной доставки – ваш файерволл корпоративной сети может заблокировать исходящее письмо, а вы об этом никогда не узнаете.

• Ограничения на размер отправляемого сообщения – сам тест по меркам информационных единиц измерения практически не имеет веса, однако размер отправляемого вложения зачастую может быть ограничен.

• Вытеснение «живого» общения – многие пользователи электронных писем не идут на «живой» контакт с адресатом, хотя он может находиться в соседнем кабинете. Это крайне негативно сказывается на общем уровне развития. Повторюсь, большинство людей не умеют писать письма и своей ненужной перепиской создают дополнительную работу, которой можно было бы избежать, поговорив с человеком, глядя ему в глаза.

• Взлом – маловероятно, но факт, что ваши письма могут быть перехвачены и доставлены не только желаемым адресатам, но и злоумышленникам.

Каждая новая технология, вошедшая в наш мир, имеет свои преимущества и свои недостатки. Для того чтобы двигаться дальше, нам следует осознать как положительные, так и отрицательные аспекты инструментов, которые мы хотим изучить.

Современное письмо для бизнеса

В деловой культуре понятие «E-mail» более широкое, чем русскоязычное «электронка». Оно подразумевает практически любой электронный обмен информацией, в том числе маркетинговые E-mail рассылки. Мы будем различать понятия «E-mail» и «E-mail рассылки». Возможно, читателю захочется изучить область именно электронной почты, относящуюся к массовым рассылкам, однако это тема для совсем другого изучения.

В этой книге я буду использовать терминологию, предполагающую, что электронное письмо используется в деловых целях. Его цель – побудить к действию, изменить мнение, убеждения и, возможно, заблуждения адресата в отношении чего-либо. И приёмы, позволяющие добиться успеха в его написании, вполне применимы и к другим «жанрам» электронного письма. Немного забегая вперёд, скажу, что все письма, которые находятся в вашей папке «Отправленные», делятся на три типа: письма побуждающие (направленные на корректировку модели поведения человека или группы людей), письма уточняющие (направленные на корректировку вашей модели поведения) и письма информационные (отчёты, свежие новости о компании и так далее). Возможно, могут быть ещё и ритуальные тексты (поздравления с днём рождения, прочие цикличные рассылки), но я бы не стал выделять их в отдельную группу, так как считаю, что их процент ничтожно мал.

Итак, вернёмся к возможностям современного электронного письма для бизнеса. Целью побуждающих писем является действие, к которому вы хотите склонить адресата или подчинённых ему людей. Цель уточняющих писем – также действие, но только уже в отношении вас самих. Цель же информационных писем – принятие адресатом новой информации или изменение мнения о текущей. Так или иначе, результатом любого письма является действие адресата. Заключить контракт, принять кандидата, утвердить план – наиболее распространённые цели деловых писем. Таким образом, E-mail мы относим к жанру побудительных текстов.

Целью любого E-mail является действие и, осознав это, мы столкнёмся с кризисом электронной почты – в своём арсенале побудить адресата сделать что-либо вы лишены самых действенных инструментов, известных на сей день науке.

Как составить текст, который побудит человека делать не что-либо, а то, что нужно вам в рамках ваших целей? Мы подробно рассмотрим цели электронных писем в последующих главах книги. Этими строками предлагаю закончить изучение общих терминов – «информации», «письма». В первых двух главах я хотел познакомить вас со своей интерпретацией этой ни для кого не новой информацией.

Глава 3. Цель вашего E-mail

– Что включаешь первым, когда садишься за руль?

– Зажигание.

– Молодец. Нужно – голову.

Прочтите этот абзац, а затем сделайте, пожалуйста, то, о чём я вас попрошу. Это крайне важно для дальнейшего наложения информации и развития вашей результативности. Когда дочитаете, обратите свой взор на папку «Отправленные» в вашем электронном ящике. Найдите последнее отправленное письмо. О чём оно? К какому из ранее описанных типов писем оно относится? Прочитайте его от первого до последнего слова. Кому предназначалось это письмо? Или, возможно, адресатов несколько? А теперь главный вопрос: для чего вы его отправили? Обязательно ответьте на него, начиная с фразы «для того, чтобы…». Не пытайтесь себя обмануть, начиная ответ со слов «потому что…». А теперь загляните в «Отправленные». Спасибо.

«К чему всё это?» – спросите вы или как минимум подумаете. К тому, что я поставил себе цель оторвать вас от чтения и обратить ваш взор на посторонний предмет. Удалось ли мне это? Вы честны перед собой, а в случае, если вы читаете эту книгу с интересом, и вам действительно хочется улучшить свои навыки делового письма, то я с высокой долей вероятности могу утверждать, что у меня получилось.

Читая «между строк», возможно, вы вновь вернулись к первому абзацу и попытались найти «что-то волшебное», что заставило вас сделать то, о чём я просил. Не ищите. Волшебных таблеток тут нет. Да, нам предстоит достаточно непростая работа. Нам придётся думать и что-то делать в зависимости от наших мыслей. Но не настолько всё страшно. Всё же есть простые и понятные алгоритмы, речевые обороты, фразы-клише, «слова-помощники», о которых мы подробно поговорим далее.

Главное, что нужно осознать на момент чтения этого предложения, что не нужно прикасаться к клавиатуре, если вы до конца не знаете, для чего вы хотите напечатать свой текст. Моя фамилия не Колумб и Америку своими мыслями я не открываю, вроде бы всё очевидно, но тогда ответьте мне, почему лишь 16 писем из почти 3000 имели значение? Именно понятная и конкретная цель письма будет определять тот набор инструментов, который вы будете применять в своём тексте.