Ольга Азарова - Тайм-менеджмент за 30 минут

• Название: Тайм-менеджмент за 30 минут
• Автор: Ольга Азарова
• Жанр: О бизнесе популярно
• Год: 2007
• ISBN: 978-5-222-11210-6

Цель книги «Тайм-менеджмент за 30 минут» – помочь читателю найти и блокировать основные каналы потери его рабочего времени. Сама книга построена так, чтобы избежать ненужных потерь времени.

Читателю предлагаются тесты, вопросы в которых в ряде случаев содержат ответы. Вдумчиво прочтите вопрос, задумайтесь над ответом. Если Вы знаете, что Ваш ответ не соответствует действительности, это свидетельствует о том, что Вы уже начали работу над собой, выбрав тот ответ, который должен быть у хорошо организованного человека!

---

ПОДГОТОВКА К ВСТРЕЧЕ С КОЛЛЕГАМИ, ПОДЧИНЕННЫМИ, КЛИЕНТАМИ

1. Сформулируйте цель встречи/переговоров. Составьте повестку дня проведения встречи. Если во встрече принимают участие несколько человек, определите «ролевое» участие каждого.

2. Подготовьте список обсуждаемых вопросов, раздайте каждому участнику с Вашей стороны.

3. Подготовьте все альтернативные варианты, которые могут быть предложены, если Вы не сумеете прийти к соглашению сразу.

4. Подготовьте все необходимые документы, фактический материал по обсуждаемому вопросу. Ознакомьте с ними всех участников встречи с Вашей стороны.

5. Продумайте регламент проведения встречи. Если встреча продлится более 2 часов или Вы предполагаете, что Вам будет непросто убедить Ваших партнеров, позаботьтесь о кофе/напитках в перерыве. Время перерыва (не более 20 минут) можно очень плодотворно использовать для продолжения обсуждения, но уже в неформальной обстановке.

6. Обдумайте, как распределить места участников встречи за столом переговоров. Обычно одна команда занимает места по одну сторону стола, а другая – места напротив. Приготовьте для каждого участника-гостя папку с рекламными материалами Вашей компании.

7. В конце встречи подведите итог переговоров. Повторите, к каким соглашениям вы пришли, каких результатов достигли. Если во время встречи какие-то вопросы остались нерешенными, особо отметьте, по каким причинам; какая дополнительная информация потребуется для следующей встречи; когда и где вы собираетесь провести новый раунд переговоров.

2.6. СКРЫТЫЕ РЕЗЕРВЫ ЭКОНОМИИ ВРЕМЕНИ ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА

Взгляните на свое рабочее место – Ваш стол. Что на нем? Горы бумаг, свидетельствующие о высокой занятости? Различные записи, книжки, справочники, однозначно указывающие, что работающий занят интеллектуальным трудом повышенной сложности? К вышеперечисленным атрибутам занятости живым укором там и тут прикреплены различные памятки, что Вы должны успеть сделать сегодня, завтра, всегда? Вы подходите к столу и не знаете, с чего начать, за что хвататься в первую очередь, как разобрать все эти завалы? Не кажется ли Вам, что Вы находитесь в прямой зависимости от своего рабочего места? Оно диктует Вам, что и когда надо сделать, бесцеремонно напоминая о делах неважных, пряча под грудами бумаг нужные, вгоняя Вас в стресс одним видом всего того, что Вам предстоит сделать? Подумайте, сколько полезного времени Вы теряете просто из-за того, что Ваше рабочее место плохо организовано? Сколько крови и нервов у Вас ушло на то, чтобы отыскать в бесконечном беспорядке нужные протокол, расчет стоимости, копию диплома, которая вдруг срочно понадобилась Вашему кадровику, чтобы заполнить бумаги на Ваше повышение по службе? Честно признайтесь себе, сколько раз Вы пытались начать «новую жизнь» и упорядочить свое рабочее место? Не получилось? Почему? Если Вы начнете винить внешние обстоятельства, чрезвычайную нагрузку, болезнь, Вы будете глубоко неправы. Всему причина – Ваши лень и неорганизованность.

Подумайте только, что Вы ведь все равно куда-то кладете эту злополучную бумажку с расчетом или копию. Так почему же Вам сразу не отправить ее на место, где Вы без труда можете ее отыскать? Видимо потому, что Вы точно не знаете, где это самое место.

Золотое правило:

Порядок – это когда у каждой вещи есть свое определенное место.

Подумайте, как лучше организовать Ваше рабочее место?

Пожалуй, самым оптимальным является блочно-модульная организация рабочего места. В этом случае Вы размещаете бумаги, расчеты, всю прочую документацию по темам – модулям. Внутри каждого модуля существуют блоки, которые Вы должны организовать так, чтобы ими удобно было пользоваться. Можно сделать блоки по времени поступления документа, направлению работы внутри модуля, по степени приоритетности задачи и т. д. Все блоки и модули должны быть четко определены и отделены друг от друга. Различные модули лучше разместить в различные папки-скоросшиватели, внутри которых находятся блоки, разделенные специальными цветными вкладками.

Если Вы не поленитесь и будете сразу отправлять все документы в соответствующее им место, у вас никогда не возникнет проблем срочного поиска необходимого документа.

Очень часто можно наблюдать такую картину. Стол завален папками, бумагами, к которым прикреплены листочки-напоминания. При таком положении дел можно подумать, что работник занят сегодня исключительно этими делами. Однако проходит время, а положение дел не меняется – тот же стол, те же бумажки-напоминания. О чем это говорит? Только о том, что такой способ организации труда не работает. Вместо листиков – памяток, папочек и бумажечек, лежащих на видном месте, чтобы про них не забыть, надо всего лишь завести дневник, еженедельник, календарь для планирования своего времени. Выберите, что Вам больше по вкусу – обычный ежедневник-еженедельник в виде книжки, маленький или обычный компьютер со специальной программой дневником. У каждого есть свои преимущества – если книжка всегда с Вами, то карманный компьютер может дать Вам звуковой сигнал, чтобы напомнить о встрече. База данных, занесенная в большой компьютер, будет служить Вам долгие годы.

Вы уже научились расставлять дела в порядке приоритетов, поэтому уберите все ненужное со стола, откройте свой план на сегодня и выполните все, что намечено.

Ваши помощники

Ваш первый и самый надежный помощник – это Вы сами и Ваша сильная мотивация на успех. Поэтому Вам не составит труда один раз продумать и навести порядок, который поможет Вам экономить время на выполнение действительно важных жизненных задач. Поэтому мы сейчас научимся наводить порядок на столе, в шкафах, мыслях, чувствах – в жизни вообще.

Основное правило – понять, чего мы хотим добиться. Это цель.

Наша цель – навести порядок. Каким образом мы добьемся цели – это стратегия.

Стратегия – выбросить все ненужное и сделать наиболее эффективным все нужное.

Как реализовать стратегию? Этот шаг – выполнение стратегии.

Что можно выбросить и как сделать эффективным нужное?

После того как цель выполнена, результат выполнения надо проверить и оценить.

Анализ выполнения стратегии. Что было правильным, что нужно исправить?

Наглядный жизненный пример использования основной формулы стратегического менеджмента. Смотрите на рисунке 3.

Нас окружают вещи, много вещей. Вещи разные, нужные и не очень, что-то радует глаз, без чего-то нельзя обойтись. Подумайте, так ли нужно все, что лежит у Вас на столе, копится в шкафу? Определенно, НЕТ!

Все, что Вам сейчас не нужно.

Старые счета, платежки, письма, балансы, т. е. то, что Вам сейчас жизненно НЕ важно, должно уйти с глаз долой, чтобы не отвлекать от забот насущных. Найдите время и систематизируйте Ваши бумаги. Разложите по папкам, папки подпишите, сложите все в коробку и отправьте в архив или туда, где этого не будет видно.

Текущие дела, т. е. то, что имеет отношение к Вашей непосредственной деятельности, надо тоже систематизировать. Вспомните круг Ваших должностных обязанностей. Например, проект AAA, тема БББ, прибор, продукт ССС. Разложите по стопкам AAA, БББ, ССС все материалы, связанные с этими проектами. См. выше об эффективности блочно-модульной системы организации. Внутри стопок наведите одинаковый внутренний порядок – проектная документация, письма и т. п. должны быть расположены по датам поступления. Почему это полезно? Вы почти всегда помните, КОГДА Вы получили письмо, распоряжение, документацию, какая при этом была погода, тепло – холодно, как были одеты, т. е. налицо ассоциативная связь. Если же во всех папках порядок расположения будет одинаковым, Вы скоро к нему привыкнете и перестанете терять время на поиски нужного документа.

Рис. 3. Стратегический менеджмент в действии

Закладки и наклейки. Если Вам по долгу службы приходится часто пользоваться справочниками, словарями, сделайте свою работу с ними максимально эффективной. Здесь помогут цветные наклейки, например, на буквах словаря или разделах справочника. Вы наверняка сталкивались с такой проблемой, когда надо срочно найти в толстой книге определенную информацию, Вам надо перелистать половину книги, пока Вы найдете нужный раздел. Вы нашли, но оказалось, что в этом же разделе требуется дополнительная информация. И вновь перелистывание страниц фолианта. Если же Вы предусмотрительно подклеили цветные указатели тем, разделов, букв и т. п., такой поиск не займет много времени. Если Вам надо поработать с книгой, полезно будет пользоваться закладками. Если Вам понадобилось отметить место в книге, чтобы потом быстро его найти, вложите закладку, подписав сверху, к какой части книги она относится. Просто, однако получается существенная экономия времени и нервов. Инвестируйте немного времени и терпения – и Ваши усилия будут вознаграждены сторицей.