Саша Карепина - Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

• Название: Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты
• Автор: Саша Карепина
• Жанр: Делопроизводство, офис
• Год: 2010
• ISBN: 978–5–91657–077–9

Как влиять на людей словом на расстоянии? Как передать суть сообщения и свои эмоции без искажений? Как добиться желаемой реакции? Как отказать не обидев, оправдаться не разозлив, потребовать или попросить – и получить желаемое? На все эти вопросы отвечает бизнес–тренер по деловому письму Саша Карепина. Правила и приемы убедительного делового письма, техника создания работающих текстов проиллюстрированы примерами не только из бизнеса, но также из истории и литературы. Не запомнить их невозможно.

Книга будет большим подспорьем всем, кто хоть иногда составляет коммерческие предложения, ведет переписку с клиентами и партнерами, пишет резюме, наполняет информацией корпоративный сайт, готовит пресс–релизы, отчитывается письменно о проделанной работе и просто общается в эпистолярном жанре.

---

Как подумаю, какие о тебе, дедушка, пересуды могут пойти – прям спать не могу. Того гляди начнут люди судачить, что ты только напоказ добрый, а своего внука, родную кровиночку, держишь в городе в черном теле. Неровен час узнают, что я тут постоянно побои и унижения терплю. Только вчерась была выволочка. Хозяин выволок меня за волосья на двор и отчесал шпандырем за то, что я качал ихнего ребятенка в люльке и по нечаянности заснул…

Важно только понять, какой именно у нас дед и что ему важно. Первый вариант «заточен» под фильтр деда – «крепкого мужика», которому нужен такой же «крепкий мужичок» – внук. Второй настроен на фильтр расчетливого, жадного деда. Третий должен преодолеть фильтр деда–хвастуна, деда–показушника. Все деды – и все адресаты – разные. Наша задача найти для каждого «грош», который и зацепит, и подойдет к ситуации.

Чтобы сделать это, нужно понять, как изменится положение адресата, если он поступит по–нашему – или если не поступит. Скажется ли это на его безопасности? Даст ли это ему шанс больше заработать – или меньше потратить? Станет ли его работа более интересной, престижной, эффективной – или хотя бы менее утомительной? Появятся ли возможности для карьерного роста и развития, изменится ли статус адресата в коллективе? Если да, значит, мы нащупали «грош». Остается его использовать.

«Грош» в заглавных фразах

Чтобы не рассуждать на пальцах, вернемся к нашему «ремейку». Предположим, что дед, которому адресован «ремейк», хочет вырастить Ваньку достойным человеком, полезным членом общества. Увидит ли такой дед в «ремейке» свой «грош»?

«Во второй ветке – вполне, – отвечают мне обычно на тренингах, – мы ведь пообещали радовать деда, работать, быть опорой».

А вот в первой ветке «грошей» совсем не видно: мы пишем о том, что беспокоит Ваньку, а не о том, что важно деду. Попробуем это исправить.

Теперь оба «подчеркнутых» блока нашего дерева содержат по «грошу», а значит, шансы преодолеть читательский фильтр повышаются.

«Грош» в начале письма

Остается только одна загвоздка. Прежде чем узнать о «грошах», дед узнает, что Ваньку нужно забрать в деревню .

Хорошо , если он в принципе не против. А вдруг, чтобы найти внуку место в городе, он приложил кучу сил? Поднял все связи, просил, унижался, платил? Едва ли, узнав, что внук готов отправить все это псу под хвост, дед с готовностью прислушается к его доводам. Проблема в том, что фильтр может закрыться раньше, чем мы предъявим «гроши», и «подчеркнутые» фразы просто не дойдут до адресата.

Чтобы не нарываться на конфликт прямо в заглавной фразе, можно немного изменить формулировки, а саму просьбу озвучить после основных доводов, в заключении.

А можно пойти еще дальше и добавить «грошей» прямо в заглавную фразу письма.

Милый дедушка, Константин Макарыч!

Стал я тревожиться, что в городе не тем человеком расту, каким ты меня всегда хотел видеть. Не учусь я ни делу достойному, ни жизни праведной, да и сил на будущее не набираюсь совсем.

Нет у меня здесь никакой настоящей работы. У всех я на побегушках, подай–принеси. Хозяйского ребятенка в люльке качаю, селедку хозяйке чищу да бегаю в кабак за водкой для подмастерьев. Как ничего не умел, так по–прежнему и не умею.

Вот в деревне для меня бы работа нашлась. Я бы охотно пошел вместо Федьки в подпаски или устроился к приказчику сапоги чистить. В крайнем случае я стал бы тебе табак тереть – и приносил бы хоть какую–то пользу.

Жизнь городская – одни непотребства. У хозяев что ни день, то мордобой. Вот вчера хозяин выволок меня за волосы на двор и избил шпандырем за то, что я качал их ребятенка в люльке и случайно заснул. А сегодня колодкой по голове ударил, так что я упал и едва не потерял сознание. Подмастерья вообще проходимцы – сами водку пьют, а меня подбивают для них у хозяина огурцы воровать. Ничему хорошему у таких людей не научишься.

В деревне же живут правильно. Родные люди друг друга любят, заботятся. Вот и я стал бы заботиться о тебе, никому бы тебя в обиду не давал. И после смерти я бы тебя не забыл – стал бы молиться за упокой души, как сейчас за мать Пелагею. Была бы у нас настоящая жизнь.

Силы мои город только подрывает. Еды тут нету никакой. Утром дают хлеба, в обед каши и к вечеру тоже хлеба, а чтоб чаю или щей, того нет. Спать, почитай, вовсе не приходится. Стелют мне в сенях, а там хозяйский ребенок все время плачет, и я целую ночь качаю люльку. Слабею что ни день.

Зато в деревне я бы быстро окреп. Пил бы молоко, хлеб бы ел свежий, овощи, что на огороде растут. Спал бы здоровым сном: летом на сеновале, а зимой на печи. Никакая работа мне бы после этого была не страшна.

Выходит, что в деревне у меня больше шансов достойным тебе внуком стать. Пока не поздно, нужно мне возвращаться в деревню. Если заберешь меня, век буду тебе благодарен. Остаюсь твой внук Иван Жуков.

Теперь мы уже не просим, а оказываем деду услугу, заботимся о нем, действуем в его интересах – предупреждаем о серьезной проблеме. Если раньше предмет обсуждения был больше интересен нам, то теперь деду.

Похожего эффекта можно добиться и через потенциальную возможность, если начать письмо, например, так.

Милый дедушка, Константин Макарыч! Я придумал, как мне вырасти достойным человеком, каким ты меня всегда хотел видеть. Для этого мне надо научиться достойному делу и праведной жизни, а еще сил побольше набраться.

Итого у нас есть три способа эффективно начать письмо.

1. С озвучивания своих желаний. Тогда заглавная фраза письма будет без «гроша».

2. С проблемы. Тогда в заглавной фразе мы скажем адресату, как этот «грош» не потерять.

3. С возможности. Тогда в заглавной фразе мы объясним, как «грош» приобрести.

Остается только решить, какой вариант в каком случае выбирать.

Желание, проблема или возможность?

На первый взгляд выбор достаточно прост: никогда не начинаем со своего желания, всегда пытаемся показать «грош» через проблему или возможность. На деле же правильное решение требует определенного чутья и информированности. Допустим, вы Ванькин дед. «Во первых строках письма» вы узнаете о проблеме: воспитание Ваньки зашло в тупик и нужно принимать меры. У вас сразу возникает вопрос, насколько эти меры для вас накладны и обременительны. Одно дело, если Ванька просто хочет вернуться в деревню. Совсем другое, если он, например, решил поступить в городе в самый дорогой университет и просит вас оплатить его учебу и проживание. Ясности не появится до самого конца письма, а оставаться долго в неведении, согласитесь, не слишком приятно.

То же и с возможностью: вы понимаете, что есть способ вывести воспитание внука на новый уровень, но не знаете, во что это вам обойдется. Вдруг предстоят такие траты, что придется и корову, и дом заложить? Уж лучше сразу понять, что внук всего лишь просится «на деревню»…

Наконец, то, что Ванька не раскрыл карты сразу, а начал издалека, само по себе не радует. Получается, что он темнит, водит вас за нос – словом, ведет не совсем честную игру. Такому внуку не очень–то хочется помогать.

Так что и «грошовый», и «безгрошовый» вариант, что называется, чреваты. Узнав сразу, чего мы хотим, получатель письма может наглухо закрыть свой фильтр. Не узнав, он может почувствовать беспокойство и потерять к нам доверие. И настоящее мастерство состоит в том, чтобы понять, что на данный момент страшнее.

Первым делом нам нужно определить, как тот, кому мы пишем, отреагирует на наше желание. Если энергичным «Да, конечно!», то можно с желания и начинать. Если категоричным «Нет!», то начинать придется с проблемы или возможности. Если же «Ну, я об этом не думал…», то нам останется полагаться на свою интуицию и понимание ситуации.

Допустим, на наше желание адресат отвечает «нет». Что тогда выбирать – проблему или возможность? Обычно на тренингах мне говорят: «Выбираем возможность! Надо мыслить позитивно».

В ответ я спрашиваю участников, какое из следующих сообщений их больше волнует:

1) вам понизят зарплату;

2) вам не повысят зарплату.

Большинству из нас больнее потерять то, что уже есть, чем не получить то, чего пока нет. Не решить проблему – значит потерять то, что есть. Упустить возможность – значит не получить то, чего нет. Поэтому письмо, начинающееся с проблемы, привлекает больше внимания. Будь вы дедом, какое начало вас бы скорее зацепило?

Стал я тревожиться, что в городе не тем человеком расту, каким ты меня всегда хотел видеть. Не учусь я ни делу достойному, ни жизни праведной, да и сил на будущее не набираюсь совсем…

или

Я придумал, как мне вырасти достойным человеком, каким ты меня всегда хотел видеть. Для этого мне надо научиться достойному делу и праведной жизни, а еще сил побольше набраться.