Мария Кирсанова - Деловая переписка: учебное пособие

• Название: Деловая переписка: учебное пособие
• Автор: Мария Кирсанова
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2006
• ISBN: 5-16-002549-9

Деловое письмо среди документов, создаваемых в сфере управления, занимает одно из ведущих мест. Многим управленцам ежедневно приходится составлять большое количество писем. В пособии рассмотрены правила оформления делового письма в России согласно ГОСТ Р 6.30-2003, типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 № 68 и зарегистрированной в Минюсте РФ от 26.12.2000 № 2508, и правила оформления международного письма, которые выработаны национальными службами стандартизации в рамках ИСО. Особое внимание уделяется тексту письма, приводятся примеры составления писем в органы государственной власти и различные организации.

Предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, а также для практических работников управления.

---

Завод «Кристалл»

Отдел маркетинга

Если документ адресован должностному лицу, то адресат оформляют следующим образом:

Директору ЗАО «Развитие»

П. Н. Фролову

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

Начальнику отдела кадров

П. С. Григорьеву

2. Должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. Например:

Управление начального

профессионального образования

Отдел кадров

гл. специалисту

Г. В. Сидорову

При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией. Например:

Российский государственный

гуманитарный университет

Историко-архивный институт

Зав. кафедрой археологии

Проф. А. Д. Степанскому

3. Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений, то их следует указывать обобщенно. Например:

Руководителям предприятий

Красноярского края

Администрациям районов, городов 

Омской области

4. Реквизит «Адресат» может иметь в своем составе и почтовый адрес: если документ адресуется в организацию, указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. Если документ адресуется физическому лицу, указывают фамилию, инициалы адресата, затем почтовый адрес.

Реквизит «Адресат» печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.

На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку.

При направлении писем зарубежным адресатам реквизит «Адресат» включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата; должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по его левой границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество букв – тридцатью. Если в строке более тридцати знаков, реквизит можно оформить шрифтом меньшего кегля. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Если документ адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например:

The Municipal Court of Seattle

600 Third Avenue /MS

SEATLE, WEASHINGTON 98104

USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, почтовый адрес. Например:

Mr. A. Widmar, chairman,

Coke and Son Ltd

LONDON SWK 48 C

ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя (инициалы имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например:

Mr. Luis Serrano Correcher

34 Call Alcala 6a pl.

(Servicio de prenca)

MADRID 28071

ESPANA

Реквизит 17 – Резолюция. Это конкретное поручение руководителя по исполнению документа. Этот реквизит используется при поступлении письма в организацию.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса.

На письмах, порядок исполнения которых уже известен и не требует никаких дополнительных указаний, в резолюции может быть указан только исполнитель (или исполнители) и срок исполнения. Например:

А. С. Черняеву

к 12.05. 2005

Личная подпись

07.05.2005

Если срок исполнения письма является типовым или он указан в тексте самого письма и, следовательно не требуется его специального указания в резолюции, то руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, подпись и дату. Например:

А. Б. Веберу

А. А. Галкину

Личная подпись

03.04.2005

Резолюция переносится службой делопроизводства в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Реквизит «Резолюция» проставляется руководителем на входящих и внутренних документах, в верхней части.

Реквизит 18 – Заголовок к тексту. Включает краткое изложение основного смысла текста составляемого письма. По окончании составления текста письма к нему формулируется заголовок, являющийся обязательным его элементом. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?» («оком?»). Например:

О сроках поставки продукции

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается от левой границы правого поля документа. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок из двух или более строк печатается через один межстрочный интервал. Количество строк заголовка должно быть не более пяти. Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок нужно формулировать обобщенно.

Реквизит 19 – Отметка о контроле. Проставляется на документах, требующих исполнения и взятых на контроль, в виде буквы «К» (контроль) или контрольной даты на левом поле документа на уровне заголовка. Может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки красным, синим, зеленым карандашом.

Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».

Реквизит 20 – Текст. Тексты документов пишутся на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Письма, как правило, состоят из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («предприятие не возражает», «фирма считает возможным»). Подробно о текстах писем будет изложено в следующем разделе этой темы.

Реквизит 21 – Отметка о наличии приложения. Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

1. Если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляется по форме:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

2. Если приложения в тексте не названы, их наименования указываются в отметке о приложениях. Например:

Приложение: 1. Акт приема работ на 12 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект доклада на 7 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. Под словом «Приложение» ничего не пишут, номера помещаются друг под другом. Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, прямо от поля, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие.

Между названиями приложений делается 1,5–2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.

3. Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются. Например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес

4. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:

Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в 3 экз.

5. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: