Мария Кирсанова - Деловая переписка: учебное пособие

• Название: Деловая переписка: учебное пособие
• Автор: Мария Кирсанова
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2006
• ISBN: 5-16-002549-9

Деловое письмо среди документов, создаваемых в сфере управления, занимает одно из ведущих мест. Многим управленцам ежедневно приходится составлять большое количество писем. В пособии рассмотрены правила оформления делового письма в России согласно ГОСТ Р 6.30-2003, типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 № 68 и зарегистрированной в Минюсте РФ от 26.12.2000 № 2508, и правила оформления международного письма, которые выработаны национальными службами стандартизации в рамках ИСО. Особое внимание уделяется тексту письма, приводятся примеры составления писем в органы государственной власти и различные организации.

Предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, а также для практических работников управления.

---

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

Синтаксис официального письма

Характерной особенностью синтаксиса официального письма, как и любого официального документа, является то, что порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания письма и соответствовать традиционным для данного языка нормам расположения слов. В русской письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Иными словами, отсутствие в письменной речи активной, не формирующей смысл интонации компенсируется принципом «линейной» подачи информации. Сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем – основная, причем основная помещается после сказуемого, а вспомогательная – в начале предложения до сказуемого. Именно поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Для официально-делового стиля характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним словом, а целостным по назначению сочетанием слов. В целом при согласовании подлежащего со сказуемым действует такой принцип: субъект действия отождествляется не столько с индивидуальным лицом, сколько с его собирательным статусом.

Рассмотрим варианты согласования сказуемого с подлежащим, характерные для официально-делового стиля, которые могут вызывать сомнения у составителя письма.

• При подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на «один», сказуемое употребляется в форме единственного числа. Например:

Неправильно

В 2005 г. на предприятие

были приняты 21 специали-

сты

Правильно

В 2005 г. на предприятие был

принят 21 специалист

• При подлежащем, имеющем в своем составе имя числительное, означающее «два» или более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа. Например:

На заседании педагогического совета будут обсуждены (будет обсуждено) два доклада.

Необходимо учитывать, что сказуемое в форме единственного числа подчеркивает внутреннюю нерасчлененность, целостность того множества, о котором идет речь. Например: заводу выделено 12 автомашин.

Единственное число оказывается более уместно, когда лица или предметы пассивны по отношению к обозначенным сказуемым действию или признаку.

Например: было рассмотрено три проекта; было продано 10 костюмов. Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях, когда составитель документа хочет подчеркнуть активный характер действия каждого лица.

Например:

12 рабочих цеха добились отличных показателей.

• Подлежащие, включающие слова «большинство», «меньшинство», «множество», «ряд», «часть», «много», «немало», «несколько», «количество», «число», «не меньше чем», а также отрицательные и неопределенные местоимения («никто», «ничто», «кое-кто»), употребляются со сказуемыми в форме единственного числа, т. е. сказуемое в этом случае согласуется с подлежащим по грамматическому принципу. Например:

большинство голосовало против; ряд предложений проекта не подкреплен расчетами.

• При подлежащем, выраженном местоимением «кто», сказуемое ставится в форме единственного числа. Например:

тот, кто представит лучшую программу, будет награжден.

Рекомендации по использованию цифр и слов, обозначающих количество или порядок

Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.

Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме. Например: 205 000 записывается так: 205 тыс. Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами. Например: дефектных изделий должно быть не более трех. Аналогично обозначаются временные границы или периоды. Например: испытания должны продолжаться три-пять дней.

Если однозначное число сопровождается обозначением массы, размера и т. д., оно записывается цифрами. Например: требуется 2 кг масла. При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы. Например: 253 720 руб.

Запись с помощью цифр порядковых числительных отличается от записи количественных: если она делается арабскими цифрами, то используется наращение, соответствующее падежному окончанию. Например: шероховатость поверхности по 6-му классу точности. При перечислении нескольких порядковых числительных наращение ставится только один раз. Например: изделия 1, 2 и 3-го сорта.

Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без наращения. Римскими цифрами принято записывать порядковые номера месяцев, кварталов.

С помощью цифр можно записывать прилагательные, выраженные сложным словом, включающим указание на число. Например: 100-процентный, 20-километровый, 5-миллиметровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, означающего единицу измерения: 20-км; 5-мм.

Рекомендации по построению фраз

Составителю письма нетрудно будет построить фразу, если он располагает набором готовых, проверенных долголетней практикой конструкций.

Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:

• В связи с отсутствием финансовой помощи…;

• В связи со сложной экономической ситуацией…;

• В порядке проведения совместной работы…;

• В соответствии с Вашим письмом…;

• В соответствии с протоколом…;

• В ответ на Ваше обращение…;

• В подтверждение нашей договоренности…;

• В целях усиления ответственности…;

• На Ваше обращение… и т. д.

Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:

• Просим оказать содействие

• Просим выслать в наш адрес…;

• Просим принять участие…;

• Прошу принять меры…;

• Прошу принять к сведению…;

• Прошу довести до сведения…;

• Прошу ликвидировать задолженность… и т. д.

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

• Направляем информацию…;

• Возвращаем справочные материалы…;

• Высылаем подписанный с нашей стороны договор…;

• Посылаем справочную литературу… и т. д.

Письма-подтверждения начинаются так:

• Подтверждаем…;

• С благодарностью подтверждаем…;

• Фирма «Кристалл» подтверждает… и т. д.

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

• Напоминаем, что…;

• Напоминаем Вам, что…

В письмах-извещениях – такие:

• Сообщаем, что…;

• Ставим Вас в известность, что…

Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:

• Оплату гарантируем…;

• Качество изделий гарантируем…;

• Сроки выполнить гарантируем… и т. д.

Письма-приглашения могут начинаться со слов:

• Приглашаем принять участие…;

• Просим направить представителя… и т. д.

Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям:

• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…;

• Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам…;

• На Ваше обращение о совместной работе считаем…

Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

• Убедительно просим Вас выделить 1 млн руб. На проведение бала выпускников.

• Убедительно просим направить в наш адрес информацию.

• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

• Просим извинить за задержку с ответом.

• Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Сокращения как заменители слов и словосочетаний

Использование сокращенных слов (аббревиатур) порой необходимо, чтобы сократить текст, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов или словосочетаний.

Существуют лексические и графические сокращения. Пример лексического сокращения – КВН, кавээновец. Графические сокращения – это условные, только письменные сокращения, не являющиеся словами-аббревиатурами. У них нет аббревиатурного произношения, от них не образуются производные слова. Пример графического сокращения – т. е. (читается как «то есть»).

При составлении делового письма нередко возникает вопрос, как сократить слова. В настоящее время стандартизированы некоторые виды сокращений: