Сергей Готин - Логико-структурный подход и его применение для анализа и планирования деятельности

• Название: Логико-структурный подход и его применение для анализа и планирования деятельности
• Автор: Сергей Готин
• Жанр: Фэнтези

Пособие «Логико-структурный подход и его применение для анализа и планирования деятельности» посвящено рассмотрению широко распространенной в странах Европейского Союза методологии ЛСП для ее использования при разработке, реализации и планировании программ и проектов различных организаций, работающих в некоммерческой сфере.

Издание адресовано, прежде всего, руководителям и сотрудникам общественных организаций и инициатив, органов местной власти, учреждений образования и социальной сферы Республики Беларусь, использующим в своей работе проектный подход и желающим развивать международное сотрудничество.

Данное пособие издано в рамках проекта: «Поддержка развития потенциала и сетевого сотрудничества беларусских общественных объединений и местных органов власти», целью которого является стимулирование развития взаимодействия беларусских общественных организаций и местных органов власти, а также расширение возможностей их сотрудничества с партнерскими организациями из других европейских стран в различных программах и инициативах под эгидой Европейского Союза.

---

3. Наличие нескольких источников финансирования доказывает серьезность вашего подхода к осуществлению проекта: если вам удалось найти несколько партнеров для поддержки проекта, это значит, что вы фактически уже получили несколько рекомендаций, и не словах, а на деле.

Формат представления бюджета проекта у каждого донора, как правило, свой: от простого перечисления бюджетных линий до сложных систем управленческого учета, с четкой иерархией статей расходов, их классификацией, мультивалютным учетом и т.п. В последнее время для разработки бюджета крупные донорские организации предоставляют свою собственную компьютерную программу, в которую необходимо внести данные бюджета в соответствии с внутренней классификацией донора.

Мы же в этом руководстве остановимся на универсальном формате бюджета, предоставления которого будет достаточно для большинства доноров, если, конечно, у них нет своего формата заявок (информацию о требуемом формате надо получить до того, как вы отправите составленную «не по правилам» заявку).

Итак, приступим.

• Сначала возьмем список действий и заданий (мероприятий), составленный при прохождении предыдущего этапа, вместе со списком ресурсов (материальных, человеческих, финансовых), необходимых для осуществления этого действия (задачи, мероприятия).

• Затем разделим все ресурсы, с которыми мы будем работать, на финансовые и нефинансовые вложения.

– Финансовые вложения – это те ресурсы, которые вы получаете в виде денег (наличные или безналичные перечисления средств в адрес вашей организации), а нефинансовые – вклады в виде имущества, времени, суммы скидок при покупке того или иного оборудования и материалов и т.п. Строго говоря, нефинансовые ресурсы также имеют стоимость, выраженную в деньгах, и мы ее будем указывать в бюджете. Однако, поскольку они предоставляются в проект в нефинансовом виде, вы не можете подтвердить факт финансовых расходов. То есть, у вас не будет счета, чека и других документов о переводе денег. Вместо этого у вас будет акт передачи или дарения имущества, указание суммы скидки на товары или услуги в договоре, выписка из книги учета основных средств о наличии в организации того или иного имущества и другие документы нефинансового характера.

– Нефинансовые вложения важно указывать в бюджете, поскольку они также используются в работе над проектом. Тем самым вы показываете, что «про них не забыли». Еще одним поводом для указания нефинансовых вкладов является тот факт, что большинство доноров требуют участия собственных средств организации в финансировании проекта, которые, как правило, ограничены (особенно в некоммерческих организациях). Указывая нефинансовые вложения, вы показываете свой вклад в проект – имуществом, временем работы волонтеров и т.д.

• В итоге бюджет можно будет представить в виде следующей таблицы:

Таблица 8. Бюджет проекта

– В колонке 1 мы указываем номер статьи бюджета, в колонке 2 – наименование статьи (на что конкретно будут потрачены средства).

– Между столбцами 3 и 5 может быть несколько столбцов соответственно количеству внешних источников (доноров или партнеров) финансового вклада в проект, а может – ни одного (исчезает столбец 4). Аналогично со столбцами 6 и 7 может быть несколько доноров, вносящих нефинансовый вклад в проект.

– Далее мы рекомендуем указать общую сумму в колонке 8 «Итого», ее вы возьмете из логико-структурной схемы.

• После этого надо определить источник для каждого из ресурсов данной бюджетной линии: какая часть будет получена в виде нефинансового вклада, какая

– в виде денег, что будет взято из собственных средств, а что вы попросите у донора. Тогда в одной или нескольких колонках появятся цифры, сумма которых должна составить сумму «Итого», указанную в колонке 8.

• Продолжая заполнять таблицу таким способом, вы перенесете в нее все расходы. В конце вы проставите сумму «Итого» по столбцам 3-7 и получите сумму, которую вкладывает каждый из источников в финансовом или нефинансовом виде, а также сумму, которую вы намереваетесь попросить у донора (колонка 3).

В результате получится простая и наглядная таблица, по которой любой заинтересованный человек сможет определить, на что пойдут деньги донора (колонка 3), сколько стоит каждый из ресурсов (колонка 8), кто еще «скидывается» на этот проект

– цифры в колонках 4-7. При этом он легко оценит свой собственный вклад в проект относительно общей суммы по колонке 3, и общую стоимость проекта – цифру в колонке 8, а также вклад других партнеров – колонки 4-7.

В ЧЕМ ЗАКЛЮЧАЮТСЯ МАЛЕНЬКИЕ ХИТРОСТИ И БОЛЬШИЕ ПРОБЛЕМЫ?

Повторимся еще раз: у каждого донора свои требования к составлению бюджета. Тем не менее, попробуем сформулировать некоторые, достаточно общие правила, которые позволят вам представить предварительный бюджет в достойном и наглядном виде.

1. Обязательно укажите в начале бюджета валюту, в которой ведется расчет, а также курс в валюте донора, если она не совпадает с вашей. Тот факт, что вы привыкли считать бюджет в долларах США или юанях, может являться очевидным не для всех.

Помните, что такая валюта, как доллар, существует не только в США, а фунты бывают не только в Великобритании. Напоследок – маленькая задача «для сообразительные»: в скольких государствах, когда-то входивших в состав СССР в качестве республик, национальная валюта называется «рубль»?

2. Постарайтесь логично сгруппировать статьи бюджета так, чтобы общая таблица не содержала более чем 10-15 бюджетных статей. Донора не будет интересовать количество шариковых ручек, которые вы приобретаете в рамках проекта, если рядом стоит бюджетная линия «автомобиль». Кроме того, бюджет из 200 статей сложно читать. Объедините группы расходов и назовите их общим словом: «канцтовары», «транспорт», «зарплата», «оборудование» и т.д. Часто правила группирования

предоставляет донор, в любом случае, стоит уточнить наличие таких требований.

3. Если какая-то бюджетная статья получилась крупной, неплохо приложить к бюджету таблицу, составленную в том же формате, что и бюджет, и расписать эту статью в деталях. Таким образом, в основном бюджете будут указаны общие суммы

– например, на канцтовары, а в приложении будет расписано, сколько шариковых ручек вам подарили, а сколько блокнотов вы собираетесь приобрести за средства донора. Если последний заинтересуется деталями – он посмотрит приложение.

4. Очень хорошо, если вы умеете пользоваться компьютерной программой электронных таблиц, например Microsoft® Exel. Если не умеете – обязательно научитесь! Тогда суммы и итоговые значения из детальных бюджетов и приложений легко собрать в общий бюджет, а сами они, что очень важно, будут рассчитываться автоматически. Такой расчет, в свою очередь, исключит ошибки и облегчит внесение изменений в бюджет. Указывайте в бюджете, в том числе и в его нефинансовой части, реальные суммы расходов на основе анализа рыночной стоимости товаров или услуг. Не старайтесь увеличить собственный вклад в проект за счет выбора более дорогих поставщиков товаров и тому подобных действий – наверняка донор произведет выборочную проверку указанных цифр, и вы попадете в неловкое положение, объясняя, почему вы покупаете такие дорогие тетради для проведения тренинга.

5. Включая в бюджет, например, использование офисного оборудования, вы должны указать стоимость его использования для проекта, а не стоимость оборудования.

Например, для проекта необходимо использовать 1 компьютер в течение в среднем 5 дней в месяц. Укажите стоимость использования компьютера в течение 5 дней, а не стоимость покупки нового компьютера. Ваш бухгалтер легко предоставит вам такой расчет. Или оттолкнитесь от простой оценки: в году 200 рабочих дней, гарантийный срок эксплуатации компьютера – 1 год, стоимость 1000$. Таким образом, стоимость 1 дня эксплуатации компьютера составит около 1000/200/1=25$, соответственно, 5 дней эксплуатации компьютера будет стоить 125$, а не 1000$. Нам приходилось видеть бюджеты, в которые в качестве нефинансового вклада указыталась стоимость офисные помещений, строительства дороги к социальному центру, автомобиля руководителя и т.п.

6. Оценивая нефинансовый вклад, сравнивайте оценки с рыночным предложением.

Например, если стоимость аренды компьютера на 5 дней в примере из предыдущего пункта составляет 50$ (что, согласитесь, меньше, чем рассчитанные 125$), то, возможно, стоит арендовать компьютер на стороне, а не использовать собственный?

7. Теперь, забегая вперед, скажем несколько слов об отчетности. Помните, что для подготовки отчета вам необходимо будет иметь подтверждающие документы на финансовый вклад согласно действующему законодательству – чеки, накладные и тому подобные документы. Причем правилом хорошего тона (а в большой части организаций – обязательным требованием) является предоставление отчета по всем видам финансовых вкладов всем без исключения донорам, участвовавшим в финансировании проекта: это соответствует принципу прозрачности и демонстрирует ваше ответственное отношение к партнерам.