Елена Рудавина - Большая книга директора по персоналу

• Название: Большая книга директора по персоналу
• Автор: Елена Рудавина
• Жанр: Управление, подбор персонала

В книге изложен современный взгляд на то, каким должен быть успешный директор по персоналу, какими знаниями и навыками должен владеть, что для компании и бизнеса может сделать грамотный и хорошо подготовленный руководитель отдела кадров. Экономический кризис внес свои изменения во все аспекты нашей жизни. Они коснулись и многих методов работы с персоналом. Хорошо показали себя инновационные подходы в управлении, а в некоторых вопросах пришлось вспоминать давно забытые старые истины. Это издание является продолжением ставшей уже популярной «Книги директора по персоналу». В своей новой работе авторы анализируют возможности использования различных методик по управлению персоналом применительно к новым экономическим условиям и объективно оценивают результаты работы кадровых служб, используя практический опыт. Добавились также новые разделы, посвященные коучингу и наставничеству, работе со студентами и использованию труда иностранных граждан. Во все главы включены актуальные практические советы и рекомендации.

Книга предназначена для руководителей и специалистов служб персонала, менеджеров всех уровней, бизнес-тренеров и консультантов, а также для преподавателей и студентов соответствующих специальностей.

---

Должностные инструкции, разработанные в одной организации, взаимосвязаны по содержанию и в совокупности представляют собой систему закрепления за работниками разных категорий определенных видов работ, выполняемых в процессе функционирования отдельного структурного подразделения. Должностные инструкции входят в единую систему управленческой документации, действующую на предприятии.

В разработке должностных инструкций и их практическом применении участвуют как руководители, так и исполнители. Выполняя организационную, регламентирующую и регулирующую роль, должностная инструкция должна рассматриваться как средство управления, которое позволяет руководителю четко разграничить обязанности и права, установить ответственность, обеспечить взаимосвязь и взаимозаменяемость между отдельными должностями, исключить дублирование в выполнении конкретных операций работниками организации.

Кроме того, должностные инструкции позволяют руководителю объективно оценить деятельность каждого работника и установить меры воздействия. Чаще всего в этом качестве они выступают в процессе аттестации, где и определяется фактическое соответствие выполняемых функций и квалификации работника его должностным обязанностям.

Должностная инструкция является организационным документом для исполнителя, который заинтересован в четком определении характера и видов своей работы, круга должностных обязанностей, прав и ответственности, а также в установлении служебных связей. При возникновении споров в трудовых отношениях работника и работодателя должностная инструкция может послужить средством доказательства закрепления за работником тех или иных обязанностей. Ознакомление с должностной инструкцией при приеме на работу позволяет работнику получить представление о круге предполагаемых обязанностей, видах работы и обоснованно принять решение о соответствии своих возможностей требованиям организации к данной должности. Должностная инструкция по своему назначению является документом стабильного действия. Ее действие продолжается до замены новым документом.

Должностная или профессиональная (для рабочих) инструкция включает в себя следующие разделы:

1) непосредственная подчиненность работника;

2) порядок назначения и освобождения от должности;

3) порядок замещения при отсутствии;

4) основные документы и регламенты, которыми работник руководствуется в своей деятельности;

5) квалификационные требования к должности.

Квалификационные требования не пишутся «с потолка». Существуют «Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих». В этом документе подробно указано, что он распространяется на предприятия и организации всех форм собственности. Поэтому если вы писали требования без изучения нормативной базы, работник может обратиться в суд и выиграть дело.

Согласно требованиям системы организационно-распорядительной документации, должностная инструкция должна содержать следующие разделы.

1.  Общие положения. Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

2.  Трудовые функции. Определяются направления деятельности специалиста.

3. Должностные обязанности. Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и пр.

4.  Права работника. Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

5.  Ответственность работника и работодателя. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

6.  Взаимодействие. Связи по должности. Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

7. Условия труда. Перечисляются необходимые для обеспечения нормальной и безопасной работы сотрудника в организации.

Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения. Сотрудники службы персонала должны обеспечить руководителя структурного подразделения соответствующей нормативно-методической базой для создания инструкций, но не должны вмешиваться в процесс ее разработки.

Разработка должностной инструкции начинается с написания Положения о структурном подразделении.

Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под расписку. Должностные инструкции могут быть изменены или заново утверждены в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности или функциональных обязанностей; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.

2.8 «Куда нам это всё складывать?»: 10 советов по архивной работе

Поток богатств теряется в песках расточительности.

Пьер Буаст

Совет 1. Что такое архив?

Архив является информационным ресурсом, принимающим активное участие во всех сферах деятельности компании. В архиве организации хранятся документы, работа с которыми завершена, как правило, в текущем делопроизводстве. То есть архивные документы содержат, с одной стороны, сугубо оперативную информацию, а с другой – информация в них представлена комплексно, так как документы поступают от всех структурных подразделений. Архивные документы позволяют провести ретроспективный, комплексный анализ деятельности организации по всем направлениям. Такой анализ может быть жизненно важен для дальнейшей деятельности или самого существования организации.

Следовательно, архив организации может стать информационным центром, выполняющим свою самостоятельную функцию. В архив обычно обращаются для решения как оперативных, так и более значимых вопросов деятельности организации. К тому же надо иметь в виду, что для таких организаций, как страховые компании, организации юстиции, налоговые инспекции, коммерческие банки и др., архивные документы, хранящиеся в текущих архивах, являются основой выполнения их главных функций. Также архив любой организации выполняет и важнейшую социальную функцию, храня в течение длительного времени (75 лет) документы, содержащие сведения, подтверждающие основные конституционные права граждан Российской Федерации независимо от места их трудовой деятельности.

Совет 2. Чем руководствоваться при формировании архива?

Законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций хранить первичные учетные документы. Условия и процедуры хранения регламентируются целым комплексом нормативных актов. Относительно вопросов хранения документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру. В соответствии со ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.04 № 125 ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Порядок хранения документов регламентируется следующими документами:

1) Федеральным законом от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2) Основными правилами работы архивов организации – одобрены решением Росархива от 06.02.02;

3) Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения – утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000;

4) Федеральным законом об Акционерных обществах в РФ.

Особую актуальность для специалистов отдела кадров представляет Перечень, поскольку именно он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций, в том числе негосударственных.

Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций, и указания по их применению.