Эндрю Меллен - Избавь свою жизнь от хлама!

• Название: Избавь свою жизнь от хлама!
• Автор: Эндрю Меллен
• Жанр: Делопроизводство, офис
• Год: 2012
• ISBN: 978-5-91657-404-3

Вы постоянно опаздываете, потому что не можете найти ключи, кошелек, чистую рубашку? Вы боитесь открыть шкаф, потому что это грозит стихийным бедствием всему дому? На вашем рабочем столе куча бумаг, но нужный документ никак нельзя найти? А в компьютере теряется даже «Проводник»? Вас окружают ненужные вещи во всех комнатах и кладовках – везде?

Если хоть на один из вопросов вы ответили утвердительно, в вашей жизни что-то не так. Что именно? Вы не умеете наводить порядок в доме, офисе или в жизни в целом или не знаете как. В таком случае эта книга – для вас. Прочитав эту книгу, вам сразу же захочется сделать свою жизнь проще и удобнее.

---

Приглашения и события

Не нужно посещать мероприятие, если вы туда не желаете идти. Может, вы хотите вместо этого заняться спортом, но принимаете приглашение, которое в другом случае отклонили бы, только потому что его прислал близкий друг или член семьи, откликавшийся на ваши приглашения.

Сохраните приглашение, информацию о нем и конверт с просьбой ответить, но выбросьте оберточную бумагу, блестящее содержимое. Как мы говорили выше, не вкладывайте приглашение обратно в конверт. Конверт следует выбросить. Если вам нужен адрес для записной книжки, отрываете страничку и помещаете ее в корзину контактов. В этой корзине (или в другой емкости) вы будете держать визитки, обратные адреса и другую информацию, чтобы обновить свой список контактов или записную книжку. (Мы обсудим это подробнее в четвертой главе.) А сейчас, пока у вас ее нет, поместите все нужные адреса в подходящую емкость.

Корзина приглашений и событий также содержит карточки с напоминаниями от стоматолога, лечащего врача, ветеринара и так далее. Если нужно будет освежить в памяти дату и время визита, вы найдете все в этой корзине.

Прочитать и сохранить

Это письма, которые нужно сохранить. Это банковские выписки, квитанции или другая документация о расходах на ремонт дома (если у вас свой дом), страховые полисы и любовные письма.

Я берегу любовные письма, которые старше моих детей. А вот не храню я поздравительные открытки, в которых нет ничего, кроме дежурных фраз: «С днем рождения!» «Бобби, управляющий делами».

Хотя я ценю внимание Бобби – без шуток! – я получил сообщение, и оно выполнило свою миссию – передать мысль или чувство. Подумайте: ведь если бы мы хранили все мысли или чувства, мы бы в них утонули! Если бы Бобби написал мне сердечное послание или письмо, то его стоило бы сохранить, чтобы потом вспоминать золотые деньки. Открытка от моего бухгалтера выполнила свою миссию: сообщила, что он помнил обо мне в определенный день.

Получили? Ознакомились? Выбросьте.

Отдельно рассмотрим популярные сегодня электронные открытки. Это альтернатива бумажным, и у них есть свои преимущества и недостатки.

Актуальные вопросы

Если вы любите все откладывать на потом, пожалуйста, не ругайте себя – эта корзина будет для вас очень полезна. Все, у чего есть крайний срок отклика, помимо счетов, находится здесь. Разрешение на поездку, которое нужно подписать, налоговая декларация, нуждающаяся в отправке. Любая задача или проблема, не разрешаемая без вашего участия. Каталоги, от которых вы хотите отписаться, – здесь хранятся последние страницы, так как вас не вычеркнут из списка получателей, пока вы не позвоните и не сообщите об этом. Возможно, здесь будет лежать обвинение в мошенническом использовании вашей кредитной карты, пока вы не свяжетесь с банком и не получите положенный вам кредит. Медицинский полис или другие страховые бланки тут же ждут оплаты и пересылки.

Разница между актуальными вопросами и приглашениями на события в следующем. Мероприятия пройдут независимо от того, посетите вы их или нет. А актуальные вопросы не будут решены без вашего активного участия. Например, свадьба (если, конечно, это не ваша свадьба), концерт или даже прием врача состоятся и без вашего участия. Если вы пропустите свой визит, врач просто раньше примет другого пациента. Ваш ребенок не сядет в автобус, следующий в Вашингтон, если вы не подпишете разрешение и не вернете его учителю. Вот в чем разница.

Ничего страшного, если корзина актуальных вопросов переполнена. Вы рискуете только загрузить в нее столько задач, что погрязнете в ворохе предстоящих дел. Если так произошло, выделяйте больше времени на обработку почты. Если вы не знаете, куда определить какое-то письмо, отправьте его в корзину актуальных вопросов. Лучше раньше, чем позже. Только подумайте, насколько увеличится ваша продуктивность!

Журналы и периодика

Покончив с сортировкой писем, принимайтесь за журналы и другую периодику. У прессы тоже должен быть свой дом.

Подумайте, где еще, помимо ванной, вы любите читать? В кабинете, в кровати, в гамаке? Где предпочитаете уютно устроиться с журналом? Если вы добираетесь до работы на автобусе или поезде и успеваете почитать во время поездки, возможно, корзина или тумбочка рядом с пальто (или сумкой) окажется подходящим пристанищем для журналов: вы их легко увидите и не забудете захватить, выходя из дому.

Журналы, как и каталоги, выходят с определенной частотой и регулярностью. Опирайтесь на простое правило: храните только три предыдущих номера, независимо от того, еженедельное или ежемесячное это издание. У вас есть более старые номера? Если вы не привязаны к дому и не восстанавливаетесь после операции (не дай Бог!), скорее всего, вы никогда их не прочтете.

Если нежелание расстаться со старыми журналами подпитывается мыслями о том, во сколько они вам обошлись, сделайте вот что.

1. Будьте честны с собой. Вы выбросили больше денег на что-то еще менее полезное? Простите себя. Нет смысла стыдить или винить себя за былое – смиритесь с тем, что выбор сделан, и прочь пустые разговоры.

2. Приостановите свою подписку или пожертвуйте ее в местную больницу или куда-нибудь, где есть комната ожидания и потребность в материалах для чтения. Туда же можно отправить старые номера.

Если вы упорно лжете себе, будто однажды у вас загадочным образом появится время прочитать предыдущие номера, пришло время (и это не каламбур) расстаться с этой мыслью. У вас нет машины времени – вы живете те же 24 часа в сутки, как и все мы. Возможность почитать у вас появится только в течение дня, заполненного текущими делами. Когда же наступит это однажды? Никогда! Есть только сегодня.

Любой журнал, который вы не читаете вообще, нужно немедленно прекратить выписывать.

На этой ноте давайте найдем дом для журналов. Прямо сейчас. Скорее возвращайтесь. Я хочу покончить с этим и подготовить вас к следующей главе.

Журналы живут _______________________________

Отлично! Журналы теперь в своем доме. Мир почти пришел в равновесие…

Сортировка почты

Забирая почту завтра (и каждый последующий день), вы уже будете знать местоположение емкости для корреспонденции. Там всегда будет лежать невскрытая почта, а также последние страницы каталогов (ждущих перехода в корзину актуальных вопросов), пока у вас не появится время заняться сортировкой.

Возможно, при небольшом количестве ежедневной почты, ее разбор не потребует много времени. Даже в этом случае советую в первые несколько дней устанавливать секундомер или таймер, чтобы засечь, сколько это займет времени. Если же вы возвращаетесь из поездки или почта накопилась по иной причине, полезно знать, как долго продлится сортировка.

Ведите журнал. Возьмите за основу иллюстрацию ниже. Если примерно через неделю вы увидите, что бо́льшая часть «почтового» времени не тратится на сортировку, можно ослабить контроль. Если вы получаете приличный объем корреспонденции, снова заведите таблицу в блокноте и заполняйте ее в течение следующих тридцати дней, чтобы отследить потраченное время.

Журнал сортировки почты

Я начал сортировать почту ______/______/_______

Время начала ______ Время окончания ______

Общее время ______

Время начала ______ Время окончания ______

Общее время ______

Время начала ______ Время окончания ______

Общее время ______

Обработка почты

Корреспонденция рассортирована, и вы научились делить ее на категории. Она перестала быть хламом, аморфной грудой вещей, которая вытягивает из вас силы, но ничего не предлагает взамен. Вы также выяснили, сколько времени уходит на сортировку. Прекрасно. Теперь нужно определить, когда вы будете взаимодействовать с почтой, то есть решать актуальные вопросы, отвечать на приглашения и оплачивать счета.

Это можно делать раз в несколько дней или раз в неделю. Я делаю это раз в неделю, но на раннем этапе для вас это может быть слишком большим промежутком. Выделяйте каждые три дня в своем расписании 15–20 минут на почту. И начните прямо сейчас.

Откройте ежедневник и внесите в него 15–20-минутные сессии. Лучше найти интервал между дневным и вечерним временем, так как некоторые вопросы, возможно, придется решать в рабочее время. Закончив, вы должны получить план задач на следующие тридцать дней. Не следует планировать на слишком долгий период. Приступив к делам, вы можете обнаружить, что отвели на это больше времени, чем нужно. Или недостаточно.

Если верно первое, если вы разделались с почтой мгновенно, отрегулируйте свое расписание и выделите на почту меньше времени. Только не делайте этого в уме. Возвратитесь к запланированным делам в ежедневнике и исправьте время. Если верно последнее и по истечении двадцати минут перед вами по-прежнему груда писем – выделяйте больше времени или обратитесь за помощью к наемному работнику, члену семьи или другу. Если вы управляете домашним бизнесом, возможно, пора взять на неполный день стажера или молодого специалиста.