Максим Кузнецов - Показываем бизнес-процессы

• Название: Показываем бизнес-процессы
• Автор: Максим Кузнецов
• Жанр: Управление, подбор персонала

Как выделить и описать бизнес-процессы компании? Что такое процессный подход в управлении компанией и как его реализовать практически? Как интегрировать решения по организации бизнес-процессов в корпоративную архитектуру и систему менеджмента качества? Как разработать корпоративный портал моделей и регламентов бизнес-процессов? Ответы на эти и другие актуальные вопросы, навигация, методики, практические кейсы из первых рук – от профессиональных менеджеров и методологов. Этот уникальный обучающий продукт создан для развития управленческих компетенций, в нем комплексно освещена современная практика российских предприятий: от моделей процессов верхнего уровня до регламентов рабочих мест. Для руководителей, специалистов по организационному развитию и системам менеджмента качества, бизнес-инженерам, участникам программ MBA и MBI.

---

Рис. 2.7.5. Модели ответственности за исполнение бизнес-процесса Полезно обратить внимание на полезную роль и разнообразные применения методов матричного моделирования связей, учитываемых при детальном описании бизнес-процессов. Ряд из них проиллюстрирован на рис. 2.7.6.

Рис. 2.7.6. Применения матриц соответствия

2.8. Потоковые модели бизнес-процессов [1]

Рис. 2.8.1. Основные объекты моделирования бизнес-процессов

Одним из вариантов описания процессов являются потоковые модели, например, диаграммы потоков данных, или диаграммы потоков ресурсов. Эти модели используются там, где нужно проследить за потоками, за преобразованиями потоков, которые возникают в ходе исполнения процессов.

Можно напомнить основные объекты моделирования бизнес-процессов. Главный объект – это действие или функция, которая реализуется в ходе исполнения процесса. Действие или функция могут детализироваться на составляющие, степень детализации может быть весьма подробной и определяется характером применения этой модели.

Результатом действия является выход, и если несколько действий объединены в логическую цепочку, то входы и выходы должны согласовываться. На рисунке 2.8.1 также указывается исполнитель процесса – подразделение либо должность.

Эта общая схема моделирования процессов может детализироваться. Так, например, входы могут быть материальные, информационные и финансовые.

Выходы могут представляться в форме классификатора продуктов и услуг. Работы, которые связывают вход и выход, должны обеспечивать реализацию требуемого результата и строиться от выхода к входу. Формат представления работ может быть текстовым, табличным, графическим, но обычно современные подходы предполагают одновременное их сочетание. Конструкцию такого типа, которая представлена на рис. 2.8.1, поддерживают специальные программные средства по моделированию БП.

Программные средства для моделирования бизнес-процессов. Задача программных средств – описывать работы, детализировать и предоставлять возможность показа этих работ в разных требуемых форматах описания: в таблицах, графиках, текстах, в документах (регламентах) для заданных целей.

Цели описания процессов могут быть разными. Например, если речь идет о бизнес-консалтинге или об улучшении деятельности компании (об организации исполнения работ), то объект внимания при анализе и моделировании направлен на организационное проектирование (рис. 2.8.2).

Рис. 2.8.2. Выбор объекта анализа определяется позицией бизнес-инженера

Главным предназначением моделей БП в этом случае является закрепление работ за подразделениями, за исполнителями и тщательное и детальное описание процесса исполнения действий. Согласование входов и выходов действий между собой (то, что для одного действия является выходом, для последующего действия служит входом) и видение подразделениями 1 и 2 результатов действий 1 входа действия 2 могут отличаться и должны быть между собой согласованы. Поэтому в описаниях такого типа используются алгоритмические модели и матрицы соответствия действий и исполнителей.

Программные решения, которые используются в бизнес-консалтинге, сфокусированы на алгоритмических моделях описания БП. В практике работы консалтинговых компаний, в практике организации бизнеса сформировалось достаточно большое число типовых моделей описания действий.

Если речь идет об ИТ-консалтинге, то он фокусируется на обеспечении беспрепятственного перетока и на обработке необходимой пользователям информации, на организации документооборота в ходе исполнения работ. Поэтому объект внимания ИТ-консалтинга сосредоточен на привязке работ уже не к подразделениям (это делают при алгоритмическом описании), а на привязке работ к алгоритмическим системам, к автоматизированным рабочим местам, которые поддерживают исполнение этих действий.

ИТ-консалтинг сфокусирован на анализе информационных потоков: что является выходом действия 1? Что является одновременно входом действия 2? Как обеспечить точное согласование информационных входов-выходов этих действий?

В итоге получается, что разные модели предназначены для разных целей, сосредоточены на решении разных задач, на применении разных инструментов.

Хорошо помогает при моделировании использование специализированных программных средств.

Среди программных средств современными и перспективными можно назвать те, которые поддерживают не один способ моделирования БП и не только одну нотацию, а библиотеку этих нотаций. Иногда даже может потребоваться поддержать создание произвольной нотации описания БП, потому что априори неясно, какие требования к описанию могут возникнуть в конкретной компании и в конкретной ситуации.

Описание потоков. В зависимости от целей объектами моделирования могут быть разные потоки. Ряд из них представлен на рис. 2.8.3.

В качестве материальных потоков показаны продукция, материалы, комплектующие, оборудование.

Информационные потоки сгруппированы по функциональным сферам деятельности компании.

Рис. 2.8.3. Описание потоков объектов в бизнес-процессах

Одна группа информационных потоков связана с обеспечением регламентирующих воздействий. Это различного типа регламенты и положения о порядке организации деятельности.

Еще одна группа информационных потоков возникает в сфере финансов, экономики и операционного управления, включая:

• данные о поступлениях за продукцию и услуги;

• данные о расчетах по закупкам;

• данные о расчетах за возмездно оказываемые услуги;

• данные о кредитах, займах, налогах и т. д.

Например, специалисты в области бюджетирования хорошо знают, что фиксация, регистрация и моделирование потоков денежных средств составляет основу разработки модели бюджета. Эта модель описывает основные притоки и оттоки денежных средств, которые имеют место в компании, и группирует их в формате финансовой отчетности (притоки от основной, финансовой, инвестиционной, вспомогательной деятельности, аналогично и оттоки). А в рамках этих направлений группируют в формате, удобном для менеджеров компании.

Диаграмма потоков процесса (DFD). Для каждого типа моделей (процессов верхнего уровня, алгоритмических моделей, потоковых моделей, организационно-функциональных моделей или моделей положений о подразделениях) разрабатываются свои способы представления этих моделей на рис. 2.8.4 представлен один из вариантов представления диаграмм потоков данных, когда для описания БП перечисляются операции, которые предстоят в ходе исполнения процесса, указываются первичные и вторичные входы и выходы, для каждой назначают оператора, который исполняет этот процесс, и могут указываться обратные связи, которые осуществляются в ходе исполнения процесса.

Единого классификатора нотаций, единого стандарта, который признавался бы всеми пользователями БП и всеми разработчиками моделей БП, нет. На рис. 2.8.4 приведена одна из нотаций диаграмм потоков данных. Сегодня для описания процессов применяется целая библиотека программных и методических решений, которые поддерживают те или иные описания БП. Поэтому если компания начинает задумываться об автоматизации описания моделей БП, то прежде всего не надо покупать программу, которая поддерживает ту или иную нотацию, а лучше собрать информацию о том, какие программы существуют, какие нотации применяются, для чего они предназначены, в каких условиях эффективно применение той или иной нотации работы с процессом.

Рис. 2.8.4. Пример. Диаграмма потоков бизнес-процесса (DFD)

...

Справка. Ключевые вопросы учебных курсов и семинаров по тематике «Инжиниринг бизнес-процессов» [1]

Современные методологии описания, анализа и проектирования деятельности компании.

Бизнес-процессы, функции, проекты, организационные структуры, системы управления.

Интегрированные описания организации деятельности компании – корпоративные архитектуры. Место бизнес-процессов в корпоративной архитектуре.

Методологии, форматы описания и моделирования бизнес-процессов и их применения.

Процессный подход в системе менеджмента качества.

Методы постоянных улучшений бизнес-процессов.

Реинжиниринг бизнес-процессов.

Программные решения для моделирования и регламентации бизнес-процессов.

Практики применения процессного подхода.

2.9. Система управления бизнес-процессами

Рис. 2.9.1. Система управления бизнес-процессами

На рисунке 2.9.1. показан пример архитектуры системы управления бизнес-процессами.

В составе БП исполнения могут быть бизнес-процессы закупок, производства, сбыта, обеспечивающие БП (инжиниринг, прокьюремент, поставки, проектирование, управление поставками для вновь создаваемых объектов, строительство), и детализация всего процесса на подпроцессы.