Валерий Морозов - Как организовать, раскрутить и продать собственное мероприятие

• Название: Как организовать, раскрутить и продать собственное мероприятие
• Автор: Валерий Морозов
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-496-0066

Организация мероприятия включает в себя широкомасштабную предварительную подготовку. Тренер и организатор – это части целого. Хорошему тренеру никак не обойтись без опытного организатора. В этой книге авторы дают ответы на наиболее распространенные вопросы, возникающие как у новичков, так и у достаточно опытных участников процесса. Прочитав ее, вы сможете создавать мероприятия разного типа и уровня, иметь успех и хорошую прибыль. Издание предназначено как для психологов, организующих свои тренинги и семинары, так и для менеджеров, специалистов по связям с общественностью, ведущих интернет-вебинаров и других специалистов в области ивент-менеджмента.

---

Бизнес-тренеры

Работают для В2В– и В2С-сегмента.

Целевая аудитория:

♦ собственники крупного бизнеса;

♦ топ-менеджеры;

♦ менеджеры-карьеристы;

♦ предприниматели.

Формат встречи: тренинг (один – три дня).

Тренеры личностного роста

Востребованные направления: самодисциплина, личная эффективность, развитие творческих способностей, самооборона, успешность, сила воли и т. п.

Тренеры продают личные истории, достижения, впечатляющие результаты учеников.

При продаже большого мероприятия по одной из таких тем обязательно проведение бесплатного мастер-класса.

Тренеры по здоровому образу жизни

Востребованные направления: похудение, уход за телом, улучшение зрения, дыхательные упражнения.

Тренеры продают титул, награды, большой опыт, фотографии и отзывы.

Тренеры по отношениям

Востребованные направления: искусство соблазнения, сексуальная притягательность, любовная энергетика, поиск брачного партнера. В данной сфере очень высокая конкуренция, необходимо выделяться, набирать сообщество.

Тренеры продают книги, видео– и аудиоматериалы. Информация о тренере обязательно должна быть в сети Интернет.

Тренеры-психологи, эзотерики, астрологи

Востребованные направления: развитие осознанности, предназначение, раскрытие творческого потенциала, тайны сновидений и т. д.

Данная тема сложно продается, уровень продаж напрямую зависит от качества рекламы.

Фокусники, шоумены, музыканты, артисты, йоги, необычные люди, радиоведущие

В данном случае продаются уникальные возможности этих людей.

Формат – творческий вечер.

Звезды массмедиа

Телеведущие, звезды реалити-шоу и все, кто постоянно мелькает на экранах телевизоров.

Мероприятия с участием звезд экрана продаются хорошо.

Формат мероприятий может быть любым: творческий вечер, семинар, тренинг, конференция.

Допустим, знаменитый тренер класса «звезда» приезжает в ваш город. Не упускайте возможность, попробуйте договориться с ним о проведении бесплатного мастер-класса. Удивительно, но некоторые знаменитости соглашаются на участие в подобных мероприятиях!

Если вам повезет использовать такой шанс, вы можете смело рассчитывать на дальнейший успех. Именно поэтому важно, чтобы у вас всегда были под рукой данные с афиш города и рекламных площадок, а также список фамилий знаменитых тренеров.

Основные затраты организатора

Основные затраты организатора таковы:

♦ гонорар тренера или процент от прибыли;

♦ трансфер: самолет или поезд;

♦ проживание;

♦ организация самого тренинга: конференц-зал, раздаточные материалы и т. д.;

♦ реклама мероприятия.

На чем можно сэкономить?

♦ Райдер. Нередко спикеры предъявляют весьма обширный райдер, многие пункты из которого исполнять совсем не обязательно. В райдере должны быть прописаны условия проживания тренера: обычно это гостиница или квартира. Иногда бывает уместен бартер: участие на мероприятии в обмен на предоставление квартиры или комнаты тренеру. Во избежание недоразумений обязательно обсудите этот вопрос с самим тренером.

♦ Гонорар. В зависимости от уровня квалификации и популярности спикера, сезонности планируемых мероприятий и прочих факторов можно добиться значительного снижения запрашиваемого изначально гонорара.

♦ Трансфер. Основной способ уменьшения затрат на перелет – это покупка билетов заранее, за несколько месяцев. Необходимо также отслеживать акции и спецпредложения, дающие возможность приобрести авиабилеты едва ли не за полцены. Менее популярный, но от этого не менее эффективный вариант – попросить у тренера контакты потенциальных организаторов из соседних городов, договориться с ними о совместной оплате перелета тренера и организации тренингов одного за другим в близлежащих городах. Кроме того, в этом случае можно получить скидку за организацию двух мероприятий подряд.

Письменный договор с тренером

Формат договора зависит от характера взаимоотношений с тренером. Если вы берете его на постоянную работу и платите зарплату, то здесь можно обойтись договором трудоустройства.

Если же вы намерены продавать его выступления и инфопродукты, выплачивая процент от прибыли, – необходим договор о партнерстве. Этот вариант подходит для продюсирования тренера, особенно если вы на уровне стартапа.

В договоре должны быть прописаны такие пункты, как:

♦ порядок организации мероприятий в различных регионах;

♦ гонорар;

♦ тема мероприятия, объем выдаваемой информации и запрет на ее распространение по иным каналам, вне мероприятия;

♦ место и время проведения занятий;

♦ условия, на которых спикер имеет право предоставлять индивидуальные консультации;

♦ обязанности сторон.

Желательно составить универсальный общий договор, который вы сможете заключить с любым тренером.

Как выбрать надежного организатора?

Важно, чтобы тренер и организатор мероприятий находили общий язык и имели схожие позиции относительно организационных моментов. Условно всех организаторов, берущихся устраивать мероприятие, можно разделить на три типа, и каждый тренер самостоятельно определяет, кто ему подходит более всего:

♦ организатор-новичок;

♦ организатор среднего звена;

♦ организатор-звезда.

Организатор-новичок

Начинающий организатор и начинающий тренер – идеальная пара, они понимают друг друга с полуслова и при этом не понимают ничего. Впрочем, это нисколько не мешает им добиваться успеха.

Начинающий организатор смел и дерзок. Возможно, он имеет опыт в организации одного-двух мероприятий или не имеет опыта вообще. Трудолюбие и упорство начинающего организатора могут сыграть решающую роль, и ваше мероприятие пройдет на ура, главное, чтобы тренер не подкачал.

Организатор среднего звена В данную категорию попадают организаторы, имеющие опыт в реализации десяти и более мероприятий. Это золотая середина. Работать с такими организаторами легко и приятно, они достаточно опытны, чтобы все делать правильно, но недостаточно популярны, чтобы отказываться от небольших проектов.

Организатор-звезда

Сложный тип. Берется за организацию трудных крупных мероприятий. Его рекомендуют другие, он знает себе цену и сам решает, кого и как организовывать. Начинающий тренер едва ли может рассчитывать на поддержку такого организатора.

При выборе организатора прислушайтесь к отзывам коллег, но помните о том, что хороший менеджер буквально горит желанием сделать выдающееся мероприятие и приложит все усилия, чтобы оно состоялось. Кстати, для этого вовсе не обязательно искать крутого парня. Амбиции, находчивость и целеустремленность способны творить чудеса.

Оптимальное время для проведения мероприятия

При организации какого-либо мероприятия важно учитывать время суток.

Лучшие дни для проведения мероприятий – вторник и четверг. Почему? Практика показывает, что эти дни недели наиболее свободные у большинства людей. Понедельник – день, как известно, тяжелый. Вторник – человек включается, активирует деятельность. Среда – человек начинает думать о выходных, четверг – он уже не выкладывается на работе и планирует следующую неделю, а в пятницу, особенно вечером, – полный релакс.

Если речь идет об организации какого-либо грандиозного мероприятия, лучше выбрать субботу.

Для живых мероприятий предпочтительное время – с 13:00 до 18:00, для онлайн-мероприятий – 19:00 или 19:30. Время проведения онлайн-мероприятий зависит от местоположения и города, из которого происходит вещание. В Санкт-Петербурге, например, мы начинаем в 19:00, в Москве – в 19:30 либо 20:00. Виной всему пробки на дорогах. Важно правильно рассчитать, когда люди приезжают домой, чтобы им не приходилось бежать сломя голову на тренинг.

Форматы мероприятий

Вечерний или субботний семинар

Вечерний семинар проводят с 18:00, 19:00 или 20:00 с понедельника по четверг, в субботу – в 13:00 (лучшие дни – вторник и четверг).

Вечерний семинар – формат для известного спикера (тренера) и большого количества слушателей (от 100 человек).

Семинар – это небольшое мероприятие продолжительностью 2–4 часа, посвященное разбору конкретной темы. Задача спикера – дать исчерпывающую информацию по определенному вопросу. Теоретический материал дополняется схемами, пошаговыми инструкциями, алгоритмами. Чаще всего семинары проводятся с целью привлечения клиентов на крупные дорогостоящие мероприятия. Семинар – это своего рода дегустация. Он может быть платным и бесплатным (полуплатным).

Тренинг

Тренинг проводят с 10:00, 11:00 или 12:00. Продолжительность – 6, 8, 10, 12 часов. Суббота, воскресенье – ВИП-пакеты.

Тренинг предполагает работу с небольшой группой (в среднем до 50 человек, в редких случаях – до ста) и продается на бесплатном мастер-классе. Тренинг может включать несколько индивидуальных консультаций один на один с тренером.