Джин Желязны - Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

• Название: Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению
• Автор: Джин Желязны
• Издательство: Институт комплексных стратегических исследований
• Жанр: Делопроизводство, офис
• Год: 2004
• ISBN: 5-902677-02-5

Книга «Бизнес-презентация» предлагает практические подсказки и советы, которые помогут вам ответить на многие вопросы: начиная от того, как выбрать подходящую интонацию, до того, как наиболее убедительно представить слушателям ваши выводы. Джин Желязны наряду с отдельными приемами подготовки презентаций рассматривает общие вопросы и идеи, лежащие в основе успешных презентаций. Он объясняет, насколько важно понимать, зачем и для кого вы выступаете; почему вы должны тщательно отрепетировать вашу презентацию; рассказывает, как и для чего великие ораторы, от комиков до политиков, развивали в себе способность хранить молчание.

Книга будет полезна всем, кому приходится участвовать в публичных выступлениях или их подготовке: менеджерам, политикам, преподавателям, студентам, журналистам и другим специалистам.

---

3. Проект будет развиваться в 5 этапов.

Стрелочки показывают движение и направление и поэтому идеально подходят для наглядного представления последовательных стадий. Позвольте привлечь ваше внимание к последнему слайду, моему любимому, на котором изображены пять лиц. Я нарисовал его для Нэнси, когда она пришла показать мне результаты исследования, которым руководила последние несколько месяцев. Она хотела описать моральный дух сотрудников некой конкретной компании: за два месяца до начала работы, за две недели, в день начала работы, через две недели, два месяца спустя.

4. Клиент занимает четвертое место по коэффициенту ROS.

Не важно, знаем ли мы, что такое ROS — это же не то, что нам надо показать. А показать нам надо что-то, что занимает четвертое место. Не важно, рисуем ли мы линейчатую диаграмму, гистограмму или оставляем данные в табличном виде; на всех этих рисунках идея находит четкое выражение.

5. По возрастному составу работников эта компания резко отличается от конкурентов.

6. Покупатели жилья оказались в трудной ситуации: объем строительства снизился, а затраты выросли.

7. Пять программ взаимосвязаны.

8. Две проектные команды должны взаимодействовать, чтобы достичь наилучших результатов.

5. По возрастному составу работников эта компания резко отличается от конкурентов.

Вы можете выбрать гистограмму, график или круговую диаграмму — все они достаточно хорошо показывают возрастное сравнение. С другой стороны, не забывайте, перед кем выступаете. Если диаграммы прекрасно справятся с задачей при выступлении перед топ-менеджерами, то изображение именинного пирога со свечами отлично сработает в случае со школьниками.

6. Покупатели жилья оказались в трудной ситуации: объем строительства снизился, а затраты выросли.

Волшебное словосочетание в заголовке — трудная ситуация. Ее и надо изобразить. Между прочим, образы не обязательно должны быть абстрактными: изображение ножниц прекрасно усиливает ощущение того, что вы стоите на распутье и потому находитесь в трудной ситуации.

7. Пять программ взаимосвязаны.

Для того, чтобы показать взаимозависимость, я часто использую образ мозаики-паззла. Каждый кусочек можно обсуждать отдельно, а если их сложить вместе, то становится понятной роль каждого в общем успехе. (Последний слайд я нахожу наиболее интересным: шестилетний ребенок изобразил шесть пальцев.)

8. Две проектные команды должны взаимодействовать, чтобы достичь наилучших результатов.

Идея взаимодействия, или совместной работы, хорошо показана на каждом из этих слайдов: будь то символ инь-янь, или два отдельных треугольника, вместе образующих звезду Давида, или синергетический эффект от сложения двух единиц, приводящий к появлению чего-то большего, чем их простая арифметическая сумма.

9. Рабочие группы движутся в противоположных направлениях.

10. Диапазон предложенных скидок на новую модель сильно различается в разных регионах.

11. Давление на компанию со стороны внешних сил приведет к реструктуризации.

12. Тенденция следует по порочному кругу.

9. Рабочие группы движутся в противоположных направлениях.

Эти изображения выразительнее любых слов.

10. Диапазон предложенных скидок на новую модель сильно различается в разных регионах.

Здесь вы, скорее всего, представили либо диапазон скидок в виде гистограммы или линейчатой диаграммы, либо географические области, либо их комбинацию. Я считаю, что символы процента различной величины — весьма оригинальная находка.

11. Давление на компанию со стороны внешних сил приведет к реструктуризации.

Обратите внимание на правый верхний слайд, где три стрелочки изображают силы, воздействующие на круг (компанию), и где большая по размеру стрелочка, показывающая вправо, иллюстрирует идею совместных действий как результат давления. С другой стороны, битва между Люком Скайуокером и Дартом Вейдером передает ту же идею, но более образно.

12. Тенденция следует по порочному кругу.

Сомневаюсь, что вы смогли изобразить порочный круг хотя бы вполовину так живописно, как на представленных здесь картинках.

* * *

Когда вам в следующий раз придется рисовать диаграммы, больше доверяйте своей интуиции. Разбудите в себе шестилетнего ребенка; старайтесь изображать основную идею, и со временем ваши графики будут становиться только лучше. Кто знает, возможно, вы даже обнаружите, что умеете играть на скрипке. Сейчас же я должен вам леденец за хорошую работу.

Подготовка текстовых слайдов

Давайте ненадолго переместимся в прошлое, например, в Древний Рим, и присоединимся к собранию, ожидающему Марка Антония, который должен произнести панегирик Юлию Цезарю. А вот и Антоний, в лучшей воскресной тоге, поднимается по ступеням Форума, чтобы выступить с презентацией перед толпой. «Мы все внимание, Марк!»

Марк начинает: «Друзья, римляне, соотечественники, я обращаюсь к вам…» Но что мы видим? Вместо того, чтобы, как обычно, произнести пылкую речь, Марк спроецировал текст своего выступления на простыню, натянутую между двумя коринфскими колоннами. Повернувшись спиной к аудитории, он читает текст — слово за словом.

Неудивительно, что когда Марк принялся читать, римляне в свою очередь развернулись к нему спиной и отправились по домам. Вернувшись обратно в наше время, вы обнаружите, что данный тип презентации по-прежнему в ходу. Подобный стиль выступления — страница за страницей, и так до бесконечности — свойствен докладчикам, которые не доверяют самим себе и больше думают о раздаточных материалах, чем о презентации. Это скорее декламация, чем презентация.

Взгляните на следующий пример: вот типичный образец текстового слайда, с которым мы очень часто сталкиваемся в деловом мире.

ОСНОВНЫЕ СЛАБЫЕ МЕСТА ОРГАНИЗАЦИИ

Управленческая структура компании Stocks&Bonds имеет несколько серьезных недостатков, которые должны быть исправлены путем перераспределения полномочий.

1. Нет единого признанного главы компании (как, например, председатель совета директоров, исполнительный директор, финансовый директор, административный директор).

2. Нет ясного распределения властных полномочий и ответственности за основные сферы деятельности и регионы.

3. Существует реальный конфликт между производственным и административным отделом (к примеру, кто должен отвечать за составление прогнозов?).

4. Не определена степень автономности, которой должны обладать региональные подразделения (или бизнес-единицы) на различных стадиях деятельности фирмы. Каковы будут полномочия головного офиса в каждом случае?

Что с этим слайдом не так, спросите вы? Вопрос в том, как его представить. Если вы будете просто зачитывать все это, слушатели вскоре почувствуют себя оскорбленными — они и сами в состоянии прочитать то, что здесь написано.

Конечно, всегда можно рассказать содержание слайда другими словами. Однако здесь тоже возникает проблема — лишь немногие способны читать один набор слов, слушая в это время другой.

Мы не будем обсуждать еще одну возможность — просто молчать, предоставив слушателям прочитать слайд самим. Иногда и это работает, но через какое-то время тишина в аудитории становится неловкой. Более того, сложно рассчитать, как долго нужно молчать, чтобы все, включая тех, кто читает медленнее всех, успели все прочитать.

Это совсем не значит, что вы не должны использовать текстовые слайды. Они крайне полезны в следующих случаях.

А) Когда они помогают слушателям понять структуру всей презентации или ее части:

ПОВЫШЕНИЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ LIFECO

1. Обзор тенденций в отрасли

2. Оценка производительности Lifeco

3. Предварительные рекомендации

4. Обсуждение дальнейших шагов

Б) Когда они подчеркивают важность нескольких пунктов — вместе или по отдельности — пять проблем, шесть последующих мер: