Павел Безручко - Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

• Название: Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц
• Автор: Павел Безручко
• Жанр: Маркетинг, PR, реклама
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-9614-3279-4

У первых лиц – генеральных директоров или вице-президентов компаний – нет времени на анализ лишней информации и распутывание витиеватых рассуждений. Их рабочий день расписан поминутно. К сожалению, лишь очень немногие из нас умеют излагать свои мысли так, как того требуют первые лица, – коротко, ясно, "без воды". А ведь от умения правильно выстроить логику своего предложения или структурировать отчет может зависеть успех вашего проекта или даже ваша карьера.

Прочитав эту книгу, вы узнаете о том, каковы особенности первых лиц. Научитесь правильно формулировать цель своего обращения "наверх". Сможете создать структуру документа и написать текст, работающий на достижение этой цели. Вы научитесь писать кратко. И удивитесь тому, как часто ваши отчеты и предложения будут встречать понимание и согласие.

---

• Напоминайте контекст в начале документа – но коротко.

• Большинство первых лиц быстро соображают и весьма умны. Они привыкли действовать и принимать решения молниеносно, уяснив главное и не вдаваясь во все детали.

• В отчетах и предложениях первым лицам лучше всего работает подход «от главного к второстепенному». Выделите главные мысли и сообщите их в начале текста. Озвучив главное, представьте пояснения.

• Главных мыслей не должно быть слишком много. Чтобы сфокусировать изложение, руководствуйтесь двумя принципами:

• Главные мысли должны работать на цель документа.

• Принцип МЕСЕ: главные мысли не должны пересекаться или дублировать друг друга, при этом ничто по-настоящему важное не должно быть упущено.

• Отражайте главные мысли в заголовках.

Пользуйтесь шаблонами

• Если у вас нет времени учиться изощренным методам структурирования, используйте один из шаблонов:

• Шаблон 1: «Предложение/запрос»

• Ситуация

• Возможное решение

• Цена вопроса и выгода решения

• План действий и ресурсы (требуется не всегда)

• Шаблон 2: «План – факт»

• Название плана или поручения в заголовке отчета

• Резюме

• Статус «план – факт»

• Шаблон 3: аналитический отчет «Выводы – рекомендации»

• Цель отчета

• Выводы

• Рекомендации

• Результаты исследования

• Методика сбора и анализа фактов и данных

• Информация в отчетах и предложениях может быть структурирована с помощью четырех подходов:

• объектного;

• сравнительного;

• процессного/хронологического;

• комбинированного (сочетание трех предыдущих).

Используйте логику ответов на вопросы первого лица

• Если цель и содержание документа не вписываются в готовый шаблон, хорошо работает метод структурирования с помощью ответов на вопросы.

• Запишите в верхней части листа бумаги цель своего сообщения, а затем мысленно представьте себе диалог на эту тему с первым лицом.

• Запишите важные вопросы, которые вы можете услышать от адресата.

• Расположите эти вопросы в логической последовательности – например, от главного к второстепенному.

• Своим документом (текстом, цифрами, фактами) дайте ответы на эти вопросы.

• Превратите вопросы в заголовки документа, заменив их утвердительными предложениями.

• Если есть такая возможность, на этапе подготовки расспросите адресата, на какие вопросы должен ответить ваш документ. Используйте эти вопросы для создания структуры документа.

Часть 4. Как написать текст с учетом особенностей первого лица?

Показывайте цену вопроса и размер отдачи, но воздерживайтесь от манипуляций

• Первые лица прагматичны. Поэтому они хотят знать цену вопроса, о котором пишет автор документа, и размер отдачи от предложенных решений.

• И цена вопроса, и отдача (выгода) бывает не только краткосрочной, сиюминутной. Цена вопроса может быть связана с рисками, которые еще не случились. А отдача в ряде случаев – это будущие перспективы и новые возможности.

• В тех ситуациях, когда возможны несколько различных вариантов решения, первые лица хотят понимать их цену и выгоду в сравнении друг с другом. При этом среди сравниваемых вариантов всегда есть вариант «ничего не менять».

• У любого варианта есть и плюсы, и минусы. Не манипулируйте, показывая только цену или только отдачу, и не злоупотребляйте «проблематизацией»: вы рискуете потерять доверие первого лица.

Будьте конкретны: опирайтесь на цифры, факты, бенчмарки

• Конкретность – одно из главных условий доверия к вашим выводам и рекомендациям.

• Для принятия решений первым лицам нужна точная, конкретная информация.

• Показать цену вопроса и отдачу от решения проще всего с помощью цифр, фактов, примеров.

• Смысл некоторых цифр и фактов невозможно понять, пока они не размещены в сравнительном контексте. Поэтому следует использовать бенчмарки.

• Правило «будьте конкретны» не означает «приводите больше подробностей». Используйте конкретику вместо оценочных суждений и обобщений, избегайте упущений информации.

Упрощайте по-умному

• Чтобы принимать решения и действовать, первым лицам необходима простая и ясная картина ситуации.

• Упрощайте сложные проблемы, выводы, концепции, планы и решения.

• Не бойтесь того, что первые лица сочтут вас «простаком». Им нет дела до вашей личности – их интересует результат.

• Не пытайтесь подать проблему или решение «абсолютно правильно». Просто предложите хорошее, эффективное решение. Больше беспокойтесь о сути, чем о форме.

• Избегайте излишнего упрощения, делающего ваши отчеты и предложения отрывочными и непонятными.

• Не верьте сложным гипотезам. Проверяйте их, прежде чем на них опираться.

• Если хотите найти простое, но эффективное решение, идите «в поле» – подойдите к проблеме вплотную.

• Правильно определяйте проблему. Решайте ту проблему, которая требует решения, а не ту, которую вы умеете (или формально обязаны) решать.

Пишите понятно

• Пишите короткими предложениями. Одно предложение – одна мысль.

• В одном абзаце группируйте мысли (предложения) на одну тему.

• В предложениях выделяйте субъект, действие и объект. Используйте прямые связи между субъектом, действием и объектом.

• Без необходимости не нарушайте логику «причина – событие – следствие».

• Не злоупотребляйте непонятной терминологией и размытыми понятиями. Используйте простой бизнес-язык.

Часть 5. Как сократить все лишнее?

Сокращайте все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям документа

• Чем короче документ, тем выше шанс, что занятый руководитель внимательно прочтет его.

• Для сокращения документов используются те же основные принципы, что и для создания.

• Чтобы сократить все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям, используйте принцип пирамиды:

• сформулируйте цель документа;

• найдите главные мысли – пункты верхнего уровня;

• сохраните только те главные мысли, которые имеют прямое отношение к цели документа;

• рассортируйте всю остальную информацию (детали) – сделайте ее подпунктами главных мыслей;

• оставьте только те подпункты, которые критически необходимы для аргументации и иллюстрации главных мыслей.

• Одну и ту же идею можно выразить текстом, таблицей или графически. Выбирайте экономную форму, которая наиболее прямо и быстро доносит мысль до адресата. Не стремитесь к украшательству.

• Если ваш отчет или предложение содержит варианты решения, предлагайте к рассмотрению лишь те из них, которые действительно имеют смысл. Не пытайтесь показать все теоретически возможные варианты.

• При сравнении вариантов используйте лишь те критерии, которые действительно важны для принятия решения.

Когда длинный документ невозможно сократить, сопровождайте его выжимкой (executive summary)

• Цель выжимки – донести до читателя главные мысли основного документа, не вынуждая читать сам документ.

• Содержание и структура выжимки полностью зависят от цели и содержания основного документа.

• Выжимка должна быть полностью понятна без ссылок на основной текст.

• Размер выжимки – не более одной страницы А4.

• Как правило, выжимка – это первая страница основного документа (после обложки, перед оглавлением) или тело электронного письма (при этом основной документ находится во вложении).

• Если ваш документ можно прочитать за 5 минут и он составлен хорошо, отдельная выжимка не нужна.

Введение

Первые лица – это люди, которые находятся на вершине организаций и принимают важные для вас решения. Например, это инвесторы или члены совета директоров, рассматривающие вопрос о финансировании вашего проекта. Это генеральные директора или вице-президенты, у которых вы просите ресурсы или перед которыми отчитываетесь о выполнении важных поручений. Это руководители клиентских организаций, которые думают о том, заключать ли договор с вашей фирмой.

Первые лица очень заняты. Как правило, на рассмотрение каждого конкретного вопроса у них есть всего несколько минут. В их напряженный график трудно вставить личную встречу. Поэтому самые распространенные способы общения с ними – короткие текстовые документы и электронные письма: отчеты, запросы и предложения.

Вот одно из таких писем (пример взят из жизни и изрядно сокращен, имена и названия изменены). Руководитель отдела маркетинга обращается к генеральному директору своей компании:

Уважаемый Иван Владимирович!

За время своего существования наш портал FreeDesign привлек множество специалистов-фрилансеров и корпоративных клиентов и принес значительную прибыль нашей компании.