Марк Хёрст - Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

• Название: Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач
• Автор: Марк Хёрст
• Жанр: О бизнесе популярно
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-00057-020-3

Эта книга для тех, кто испытывает информационные перегрузки: нескончаемый поток электронных писем, многочисленные списки дел, загроможденный файлами и ярлыками рабочий стол и постоянные отвлечения на телефон и другие гаджеты. Автор предлагает комплексное решение для всех этих проблем – овладение цифровой грамотностью.

Книга написана для обычных людей (не технарей) и не требует специальных знаний или установленных программ. Прочитав ее, вы начнете работать с меньшим стрессом и более продуктивно, то есть сможете раньше уходить домой и наконец перестанете думать о работе на отдыхе.

---

О мгновенных сообщениях

Некоторые пользователи (и команды) в придачу к использованию электронной почты применяют системы мгновенных сообщений или чаты. Мгновенные сообщения вызывают более быстрый отклик, чем письма, они отражают каждую строчку текста сразу после того, как отправитель заканчивает ее писать. Это может оказаться бесценным даром в тех ситуациях, когда важно общение в реальном времени: например, многие онлайн-магазины реализуют функцию такого общения с отделом клиентской поддержки. В команде, работающей над проектом, мгновенные сообщения позволяют коллегам быстро общаться друг с другом, особенно если они работают удаленно. Конечно, ту же возможность предоставляет и телефонный звонок, но часто быстрее и проще набить краткое сообщение в программе-мессенджере.

Основной недостаток мгновенных сообщений в том, что они формируют еще один поток входящей информации, с которым, в дополнение к почтовому ящику, тоже надо как-то справляться. Мгновенные сообщения могут отвлекать в той же степени, что и новые письма, если даже не еще сильнее – ведь немедленное получение сообщения предполагает немедленный ответ, в отличие от электронного письма, которое можно оставить без внимания на несколько часов.

Владеющие цифровой грамотностью пользователи должны тщательно взвесить, нужен ли им такой новый канал информации, как система мгновенных сообщений. Для представителей некоторых профессий мгновенные сообщения необходимы, многим пользователям просто нравится еще одна возможность связываться с друзьями по интернету. Но есть и такие, кто считает, что электронной почты вполне достаточно: ведь лучше не создавать двух потоков информации там, где можно ограничиться одним.

Глава 5 Управление списком дел

После того как ящик очищен, надо понять, что делать дальше, и это требует составления списка дел. Надо сказать, что управление списком дел, возможно, еще важнее, чем управление электронной почтой, поскольку именно тут пользователи наконец-то начинают работать. И цифровая грамотность здесь необходима: она минимизирует время, необходимое на организацию списков дел, чтобы увеличить время на их непосредственное выполнение.

Проблема все та же – перегрузка. Как и в случае с входящей почтой, каждый день приносит новое бремя дел вдобавок к вчерашним. Одно лишь управление электронной почтой проблемы не решает: в почтовый ящик приходит информация о многих задачах, но не обо всех. Начальник может поставить новую задачу на собрании, или же вы узнаете о ней по телефону. Даже когда вы пишете письмо, может возникнуть новая задача: если вы нагружаете чем-то кого-то другого, перед вами тоже встает задача – проверить выполнение.

Списки дел отличаются от электронной почты в одном важном моменте: дела нужно делать, это уже настоящая работа. Почтовый ящик же содержит биты, которые нужно просто прочитать, а потом удалить или переместить в более подходящее место. В случае с электронной почтой перегрузка отвлекает и раздражает, но в случае со списками дел это превращается в серьезную проблему. Чтобы сделать несколько дел из списка, нужно серьезно сконцентрироваться, притом часто на длительное время. Чтобы управиться со множеством дел, требуется расставить приоритеты, и это позволит сосредоточиться на нужной задаче в нужный момент. Иначе под угрозу будет поставлена ваша работа или карьера.

Пользователям необходим эффективный инструмент для управления списками дел: не почтовая программа, а что-то другое, что помогало бы расставлять приоритеты для задач в соответствии с принципом цифровой грамотности: оставить биты в покое и защитить пользователей от ненужного стресса. И это должен быть единый инструмент, чтобы все задачи можно было найти в одном месте. Нельзя ни сосредоточиться, ни расставить приоритеты, если списков дел несколько. Это обойдется слишком дорого. Итак, что обычно выбирают пользователи?

Бумагу. Чаще всего множество листов бумаги. Часто болезненно много бумаги. Маленькими яркими квадратиками облепляют по периметру мониторы, развешивают их по всему рабочему пространству. Что-то нацарапано на счетах или коктейльных бумажных салфетках, рассовано по карманам, прикреплено к холодильнику, свалено в кипы. Исписанные каракулями блокноты, папки с маленькими цветными стикерами, распечатки напоминаний и инструкций. Бумага. Стопки, пачки, кипы – от потолка до уровня глаз. Бумага наполняет нашу жизнь, отвлекает внимание, встает на пути, ожидая тщательной уборки и в конце концов уничтожения. В больших количествах бумага – препятствие на пути к продуктивности, а не рабочий инструмент.

Сегодняшняя информационная перегрузка вызвана битами, поэтому инструмент избавления от нее тоже должен быть связан с битами. Использование бумаги для списков дел, таким образом, просто бессмысленно. Много лет назад бумага была лучшим вариантом, но сейчас это вариант медленный, неудобный и даже просто смешной. С тем же успехом можно пытаться ездить в командировки верхом на лошади.

Впрочем, многих это не останавливает, и бумажные решения продолжают применяться. Некоторые компании и сейчас продают методы организации труда при помощи сложной системы блокнотов, папок и других бумаг, которые, разумеется, выпускаются теми же самыми компаниями. Помимо очевидного недостатка всех бумажных вариантов сама сложность этих методов служит как коммерческим доводом (так все выглядит гораздо серьезнее), так и барьером для любого, кто действительно хочет заниматься делом. Чем больше диаграмм и рамочных конструкций предполагает метод, чем больше времени уходит на обучение и практику, тем ниже производительность труда пользователя. Комплексные бумажные методы работы прекрасно выглядят на продающих семинарах и тому подобных мероприятиях, но препятствуют производительности. То, что нужно сейчас, – простое, элегантное цифровое решение, которое позволяет работать с максимальной скоростью, то есть цифровая грамотность.

Тем не менее многие люди сейчас пользуются бумагой для управления списками дел – не в рамках особого метода или системы, просто бумага у них под рукой. Они никогда не учились чему-то иному. Кроме того, что на маленькие яркие квадратики и посмотреть приятно. Проблема в том, что такие заметки накапливаются, и это вызывает хаос. Сцена эта настолько знакома, что стала клише: монитор облеплен стикерами, которые налезают друг на друга и борются за внимание пользователя. Такой беспорядок характерен для всех, кто не обладает цифровой грамотностью. Как будто биты вылезли из компьютера и распространились в бумажной форме вокруг монитора.

Бумага – лучший вариант, чтобы набросать заметку-другую, но для управления списками дел она не годится. Цифровая грамотность призывает пользователя ограничить использование бумаги и перейти на цифровую систему управления списками дел. Чтобы объяснить грамотный с цифровой точки зрения метод, мы должны в первую очередь понять, почему же бумага настолько неэффективна.

Есть две причины, по которым владеющие цифровой грамотностью пользователи не должны полагаться на бумагу при управлении списками дел: это пространство и время.

Бумага и пространство

Количество бумаги всегда становится проблемой, когда мы пытаемся применить к цифровым задачам бумажные решения. Бумажные заметки эффективны, только если их не так много: один стикер прекрасно справляется со своей задачей напоминания, но несколько способствуют рассеиванию внимания. Несколько десятков стикеров – это уже беспорядок на мониторе, к которому они все прикреплены. А уж с бóльшим количеством нельзя справиться физически, не говоря уже о психологическом дискомфорте.

Но «большее количество» – это именно то, что приносит цифровой мир. Биты бесконечны. Чтобы успешно существовать в цифровую эпоху, нам нужно решение, которое эффективно управлялось бы с любым количеством задач. Бумага такого решения не дает – она физически ограничена пространством, которое занимает, и нашими возможностями ее увидеть. Если действительно использовать стикеры для управления цифровыми задачами, надо подготовить место, чтобы видеть сотни их, если не тысячи[9]. Бумага, даже в виде тщательно организованного блокнота, не может заменить правильного управления битами. При большом количестве задач необходимо пользоваться только битами.

Бумага не может похвастаться и емкостью содержания опять же из-за физических ограничений. К задаче может прилагаться сколь угодно много информации, и нельзя полагаться на то, что вся она уместится на бумаге. Например, представьте себе такую задачу: нужно ответить на несколько вопросов на основании нескольких страниц заметок с совещания. Вместить все относящиеся к задаче данные не смогут ни стикеры, ни блокнот. А ведь каждый день появляется множество подобных задач. Биты же прекрасно могут хранить любое количество данных на небольшой площади. Удачный пример – почтовый ящик, который хранит длинное письмо, отображая только его заголовок из нескольких слов. (Ниже будет показано, что подобными же достоинствами обладает и организованный по принципам цифровой грамотности список дел.) Но бумага не может сжимать информацию: чем больше на ней данных, тем больше места она занимает.