Марк Хёрст - Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

• Название: Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач
• Автор: Марк Хёрст
• Жанр: О бизнесе популярно
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-00057-020-3

Эта книга для тех, кто испытывает информационные перегрузки: нескончаемый поток электронных писем, многочисленные списки дел, загроможденный файлами и ярлыками рабочий стол и постоянные отвлечения на телефон и другие гаджеты. Автор предлагает комплексное решение для всех этих проблем – овладение цифровой грамотностью.

Книга написана для обычных людей (не технарей) и не требует специальных знаний или установленных программ. Прочитав ее, вы начнете работать с меньшим стрессом и более продуктивно, то есть сможете раньше уходить домой и наконец перестанете думать о работе на отдыхе.

---

Бумага не может похвастаться и емкостью содержания опять же из-за физических ограничений. К задаче может прилагаться сколь угодно много информации, и нельзя полагаться на то, что вся она уместится на бумаге. Например, представьте себе такую задачу: нужно ответить на несколько вопросов на основании нескольких страниц заметок с совещания. Вместить все относящиеся к задаче данные не смогут ни стикеры, ни блокнот. А ведь каждый день появляется множество подобных задач. Биты же прекрасно могут хранить любое количество данных на небольшой площади. Удачный пример – почтовый ящик, который хранит длинное письмо, отображая только его заголовок из нескольких слов. (Ниже будет показано, что подобными же достоинствами обладает и организованный по принципам цифровой грамотности список дел.) Но бумага не может сжимать информацию: чем больше на ней данных, тем больше места она занимает.

Бумага и время

Недостаток пространства вторичен по сравнению с еще более существенным: бумага не идет ни в какое сравнение с битами в том, что касается значительно более важного аспекта управления делами – во времени. Управление списком дел – это прежде всего процесс управления нашим вниманием в течение времени. Когда пользователь сталкивается с десятком элементов списка дел, он должен не переделать их все немедленно, а решить, какие задачи важнее сделать сейчас, а какие позже, и определить порядок их выполнения. Когда дел много, времени обычно не хватает и этим ресурсом нужно четко управлять.

Управление списком дел неразрывно связано с планированием рабочего времени. Каждая задача должна иметь собственное время выполнения, и для многих из них это время находится в будущем. Поэтому часто нужно сегодня создать задачу, чтобы выполнить ее в будущем.

Например, когда я сдаю вещи в химчистку во вторник, приемщица говорит, что забрать их можно в пятницу. Поскольку я лучше всего помню об этом, когда сдаю одежду, то и задачу создаю в тот же день – во вторник, хотя до ее выполнения еще есть время. Вопрос в том, как создать задачу. Один вариант – наклеить на холодильник стикер «забрать вещи из химчистки в пятницу», но в результате этот стикер будет висеть у меня под носом без дела три дня. Это неудачное решение: или я буду несколько дней отвлекаться на него без необходимости, или забуду о нем вовсе, а значит, он не выполнит своей функции напоминания.

Теперь подумайте, что будет, если задача относится к более отдаленному будущему – следующим неделе, месяцу, году. Например, телефонная компания взяла с вас лишнее, и, чтобы убедиться, что ошибку исправят, нужно дождаться счета за следующий месяц. В таком случае стикер будет раздражать вас долго: ведь ежедневные напоминания в течение нескольких недель о том, что нужно проверить следующий счет, совершенно ни к чему. Это ненужное рассеивание внимания, и со временем вы, вероятно, научитесь игнорировать его. Тут-то задача и станет актуальной. Лучше, чтобы вам к тому времени только начали напоминать об этом деле. В бумажном календаре может содержаться несколько таких напоминаний, но только в небольшом количестве и без сопутствующей информации.

А теперь умножьте примеры с химчисткой и телефонным счетом примерно на тысячу. Таков масштаб задач в мире битов, и ни одно бумажное решение для них не годится. Цифровая грамотность же позволяет пользователям обрабатывать любое количество задач за сколь угодно долгое время.

Жизненный цикл задачи

Эффективное управление списком дел требует понимания того, как они работают. Четыре этапа задачи – это ее создание, период инертности, вступление в действие и исполнение.

• Создание — это, разумеется, момент, когда пользователь создает задачу. Внести дело в список он должен сразу, как только узнает о его необходимости, даже если заняться этим делом нужно будет позже.

• Период инертности — это возможный период «затишья» между созданием задачи и ее вступлением в действие. Некоторые дела требуют немедленного исполнения сразу после их занесения в список, так что для них этот шаг пропускается; другие – вспомните наш пример с химчисткой – могут пребывать в инертности несколько дней или даже дольше и «просыпаются» только потом. Инертные задачи нужно убрать с глаз долой, чтобы до своего вступления в действие они не отвлекали и не перегружали пользователя.

• Вступление в действие — момент, с которого задачу можно решать и с которого она напоминает пользователю о своем существовании. В таком активном состоянии задача пребывает до своего исполнения. (Если пользователь снова не деактивирует задачу на определенное время, перенося ее выполнение на будущее, о чем будет рассказано ниже.) Так, в примере с химчисткой задача вступает в действие в пятницу, когда одежду можно забирать.

• Исполнение – момент окончания дела, когда его можно вычеркнуть из списка. Возможно, впрочем, что пользователь вычеркивает задачу, если она с момента своего создания утратила важность.

Чтобы список дел соответствовал принципам цифровой грамотности, задачи в нем должны продвигаться по этапам. (В большинстве списков дел, как мы увидим ниже, забывают о втором этапе – фазе инертности, что приводит к разного рода проблемам.) Список должен иметь простой интерфейс, пользоваться им должно быть быстро и удобно. Как мы и говорили, он должен быть цифровым, а не бумажным, чтобы удовлетворять требованиям пространства и времени. Памятуя об этих требованиях, мы можем выделить четыре компонента грамотного с цифровой точки зрения списка:

1. каждая задача приурочена к конкретному дню;

2. новые дела в списке можно создавать при помощи электронной почты, на текущий день или на будущее;

3. у каждой задачи есть свой ранг приоритетности в течение дня;

4. каждая задача должна содержать детальное описание и краткое резюме, примерно как электронное письмо содержит текст и поле «Тема».

Как ни странно, эти компоненты содержатся далеко не во всех программах, и не потому, что они слишком сложны или их создание требует значительных средств, но в основном потому, что компьютерные технологии по большей части игнорируют цифровую грамотность. Тем не менее в списке дел пользователей, обладающих такой грамотностью, должны присутствовать все четыре перечисленных аспекта: привязка к дате, совместимость с электронной почтой, ранжирование в течение дня и детальное описание. Программа списка дел без этих четырех компонентов подобна трамплину, который предназначен для отправки людей на Луну. Это забавная идея, и попробовать было бы даже интересно, но работать она все равно не будет.

Ошибочные решения встречаются часто. Бумажные системы, как описано выше, уже по определению не соответствуют цифровой грамотности. Программные решения и веб-приложения тоже в основном неэффективны, так как страдают одной из двух проблем.

• Некоторые из них слишком просты: эти списки дел предлагают привлекательные простые интерфейсы, которые позволяют легко добавлять дела в список. Но на этом преимущества и заканчиваются. Они не привязывают задачи к конкретному дню, а иногда, как ни странно, даже не предоставляют возможности детального описания задачи – только резюме. Это как если бы почтовая программа показывала только заголовки писем, а не их текст. Вне зависимости от всех остальных аспектов списка дел отсутствие поля детального описания сводит его к онлайн-коллекции стикеров – это хорошо для быстрых напоминаний и списков покупок в магазине, не более. Если задачи нельзя привязать к конкретным дням, это еще менее эффективно.

• Другие слишком сложны: по контрасту с упрощенными списками дел этот подход призван вместить в один продукт все возможные функции. Однако, стараясь быть «всем для всех», этот инструмент на деле дает немногое. Со всем этим хаосом меню, вкладок, цветов, окон, мастеров установки, флагов, панелей и всплывающих сообщений даже простые задачи становятся сложными. Такие программы перегружают пользователей ничего не значащей информацией и делают их менее производительными. Чем больше пользователям приходится отсеивать инертные задачи или ненужные функции интерфейса, тем меньше времени и энергии у них остается для работы. Список дел, составленный по правилам цифровой грамотности, должен быть достаточно простым, чтобы пользователь смог сосредоточиться на самой работе, а не на инструменте.

Список дел по правилам цифровой грамотности

Ниже мы рассмотрим четыре компонента списка дел, составленного по правилам цифровой грамотности. Конечно, сейчас доступно много соответствующих программ. В нашем списке показаны функции, которые вы должны учитывать, выбирая программу для списков дел.

1. Каждая задача приурочена к конкретному дню