Дэвид Перл - Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

• Название: Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные
• Автор: Дэвид Перл
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2013
• ISBN: 978-5-9614-2855-1

Корпоративные собрания, деловые встречи, совещания и конференции – все эти мероприятия прочно вошли в нашу жизнь и превратились в рутину. Мы воспринимаем их как скучное, утомительное, часто бессмысленное и бесцельное времяпрепровождение и даже не задумываемся о том, что их можно изменить. Актер, писатель, режиссер и международный бизнес-консультант Дэвид Перл уверен: привычные «недособрания» должны превратиться в полноценные встречи и запустить этот процесс способен каждый, независимо от того, на какой ступеньке карьерной лестницы он остановился. Прежде всего нужно понять цель и задачи совещаний разных типов, определить, какой вклад в решение вопроса должен внести каждый из участников и какую роль он будет играть, сформулировать, как решение конкретной проблемы отразится на долгосрочных целях организации и на ее отношениях с внешним миром, ну а потом уже принимать решения. Звучит просто, а вы попробуйте реализовать!

Остроумно написанная, полная тонких наблюдений и мудрых жизненных советов, книга будет интересна и полезна всем, кто стремится к эффективному общению, – и в особенности тем, кто значительную часть рабочего времени проводит в переговорных.

---

В мире буйствует эпидемия недособраний, а в эпидемиях лучше многих разбирается мой клиент Томас Брейер. Томас не держит в офисе кубков по гольфу и не вешает невразумительные постеры с гавайским закатом и лозунгом о подлинном лидере.

Брейер, по образованию врач-эпидемиолог, возглавляет Департамент всемирной вакцинации (Global Vaccine Development, GVD) в GlaxoSmithKline Vaccines. В этом отделе развешены фотографии африканских женщин с детьми как напоминание о необходимости поскорее создать вакцину от малярии, или же смертность в Африке достигнет чудовищных показателей. Малярия – лишь одна из многих сфер, требующих повышенного внимания. Угроза свиного гриппа также пришлась на «дежурство» Томаса. Теперь понятно, почему Томас терпеть не может зря терять время и борется с устаревшими процедурами?

Заступив на эту должность, Томас первым делом провел неформальные, в небольшом составе ланчи с представителями различных групп (всего в его подчинении 1400 человек).

«Все, как один, твердили мне: куча времени и денег уходит на собрания. Мы сжигаем время и деньги, от такой расточительности недолго и спятить. Чем нанимать внештатников, искать субподрядчиков, мы могли бы использовать внутренние ресурсы. Я понял: если организовать собрания более разумно, высвободится время именно тех сотрудников, кто давно уже работает в нашей организации и обладает необходимыми навыками».

Как же завлечь группу врачей и ученых на собрание, когда они предпочли бы спасать мир от ротавируса, опоясывающего лишая, рака или чего похуже? Ответ оказался прост: не ломать себе голову, как бы повысить эффективность собраний, а собраться с мыслями и заняться здоровьем. Мы устроили «клинику собраний» и три месяца кряду принимали в нее больные, полумертвые собрания и возвращали их к жизни. Многие методы, о которых пойдет здесь речь, были отработаны в приемном покое этой клиники.

Результат можно использовать в рекламе, как фотографии до и после разгрузочной диеты. Через три месяца 97 % участников сочли собрания целесообразными, понятными и интересными.

Итак, правильно подобранными лекарствами с применением инновационных технологий мы сумеем исправить недособрания. Но вот вопрос: если их вредность столь очевидна, почему же от них давно не избавились?

Мы «почти встречаемся», потому что… в безумном мире это кажется разумным

Если бы мне пришлось каждый день ходить на работу в офисы, где трудятся мои клиенты, через неделю я бы и сам участвовал в недособраниях.

Одна компания, которую я консультировал, проводила раз в месяц шестичасовую видеоконференцию с участием ста сотрудников со всех концов света. 72 часа в год, две рабочие недели. Умножим это на число участников и получим полтора года. Не правда ли, столько времени стоит тратить только на очень важные дела? Но нет, это стало рутиной. Никому не хотелось отсиживать на этих видеоконференциях, по крайней мере уж никак не шесть часов сряду. Однако и увильнуть казалось невозможным, и вот сто человек сидели, кося глазами по сторонам – один глаз на BlackBerry, другой на циферблат часов, – и якобы общались. Логичное поведение в нелогичной ситуации.

Мы разделались с этим собранием, и очень советую вам применить в своей организации такой же простой и действенный метод. Мы попросту отменили этот обычай, а потом восстановили с нуля только самое необходимое. Выяснилось, что существенные вопросы прекрасно можно решать на веб-форуме дважды в месяц, а неформальный обмен информацией проходит теперь в конце рабочего дня примерно раз в шесть недель в формате «посиделок».

Мы «почти встречаемся», потому что… график рабочей недели вышел из-под контроля

Однажды я понял: деловой календарь – как дом. И то и другое зарастает ненужным хламом.

В 2008 г. семейство Перл надумало провести пару лет в Италии. Сдав жильцам наш лондонский дом, мы оставили половину его обстановки на хранение, а остальное добро повезли с собой в Пьемонт. По возвращении пришлось пользоваться лишь половиной прежней мебели, и жилось нам прекрасно! Иными словами, раньше мы загромождали свой дом лишней мебелью, но этого не чувствовали: мы привыкли к тесноте и не замечали ее. А теперь загляните в свой ежедневник, переберите все встречи. Какую половину отправить на склад? Там найдутся две разновидности собраний: постоянные и импровизированные.

Постоянные собрания распределяются по дням, неделям, месяцам и кварталам с начала рабочего года или с начала работы над проектом. Это водопровод, электричество, встроенные шкафы. Вы уже не вспомните, кто их назначил и почему эти собрания происходят так давно, что вы перестали обращать внимание, они слились с фоном вашей жизни. И есть другие собрания – импровизированные, по случаю. Они возникают внезапно в связи с некоей ситуацией, проблемой, запросом. Можно сравнить их с импульсивными покупками в выходной или с почтой, в том числе рекламными буклетами, которую запихивают вам в почтовый ящик, назойливо требуя внимания.

Правила очистки дома и ежедневника от мусора весьма похожи.

Прежде всего беспощадно выпалывается все лишнее, что вы успели накопить, а затем вводится строжайшая антиспамовая политика, чтобы больше никакая ерунда не лезла к вам через порог.

Мы «почти встречаемся», потому что… это намного приятнее, чем работать

Стив, известный в Лос-Анджелесе консультант по бизнесу и налогам, весьма серьезно воспринимает свою ответственность перед клиентами. Еще бы: его клиенты принадлежат к разряду небожителей, они привыкли получать обслуживание на высочайшем уровне в любое время дня и ночи. Если вам кажется, будто у вас требовательные начальники, попробуйте покрутиться денек-другой среди звезд – из глаз искры посыплются. В молодости, когда я был связан с миром оперы, я услышал анекдот: щедро одаренная и не менее капризная певица-сопрано ехала по Манхэттену в лимузине и почувствовала, что на заднем сидении становится жарковато. Нет, она не соизволила наклониться вперед и попросить водителя включить кондиционер. Певица сняла трубку телефона, вызвонила своего агента (в Лос-Анджелесе!), а уж тот позвонил в Нью-Йорк водителю и передал соответствующие указания.

Стив вспоминал начало своей карьеры в крупной корпорации, где полагалось ежедневно являться к 11.00 на собрание, носившее название «пончикового» (честное слово!), потому что больше там ничего интересного не было. Стив рассказывает:

«Я чувствовал себя не при делах. Я оказался одним из немногих сотрудников, кто воображал, будто в клиентской службе главное – обслуживать клиентов. Мне казалось: чем сидеть за круглым столом и сотрясать воздух, не пора ли заняться делами, которые ждут от нас клиенты, – заняться собственно тем, за что нам и платят. Я уворачивался от пончиковых собраний и отправлялся беседовать с клиентами. Вот так просто снимал трубку и говорил с людьми. Похоже, большинство сотрудников как раз этого и боялись. Спрашиваешь, проведен ли разговор с клиентом А – да-да, ему звонили. Когда? Три недели назад. А с тех пор? А с тех пор не было времени, все заседания.

Клиентам неинтересно слушать про ваши собрания. Вы должны быть тут, на проводе телефона. Тяжко сообщать клиенту-миллиардеру дурные новости, но лучше уж сообщить, чем утаивать. Вместо того чтобы посетить “пончиковое собрание”, я отправлялся на личную встречу – и делал дело».

Стив точно сформулировал одну из основных идей этой книги. Вместо пустопорожних собраний отправляйтесь в реальный мир, проведите реальные, действительно существенные встречи и обсуждения.

Надпись для футболки: «Чем меньше собраний – тем собраннее».

Мы «почти встречаемся» потому что… с технологиями[13] нет ничего проще

10.58 на переполненном, гудящем лондонском вокзале. Вдруг бабуля отбрасывает трость и пускается в пляс. Вся платформа присоединяется к ней. Люди танцуют молча, сосредоточенно, соблюдая ритм: у каждого на голове наушники iPod. Ровно через 2 минуты 11 секунд танец прекращается столь же внезапно, как начался, и участники растворяются в толпе.

Только что у нас на глазах разыгрался флешмоб – яркий пример того, как технологии способствуют полувстречам. Без Интернета подобная затея осталась бы неосуществимой. Участники столковались в Сети, отрепетировали танец каждый у себя дома перед веб-камерой, обменялись SMS с указанием места и времени встречи. Все было подготовлено и согласовано заочно. Прекрасно и печально: не столько развлечение, сколько разделенный на всех личный опыт тех, кто в курсе. Танец в тишине, непрофессиональный, не на публику. Толпа танцующих одиночек – это XXI век. Наглядная иллюстрация обеспеченных технологиями недовстреч.