Вернер Тики Кюстенмахер - Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня

• Название: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня
• Автор: Вернер Тики Кюстенмахер
• Жанр: О бизнесе популярно

Вы проводите много времени в офисе? Это веская причина для того, чтобы упростить свой распорядок дня. Откройте вместе с авторами мирового бестселлера из серии «Упростите свою жизнь» проверенные на практике и удивительно простые методы, благодаря которым вы сможете:

— избавиться от хаоса на письменном столе;

— преодолеть недостаток энтузиазма в работе;

— вдохновить себя самого и свой коллектив на выполнение текущих задач.

---

Более надежными являются программы, сразу же определяющие нежелательные сообщения по адресу отправителя. Но самой значительной и надежной программой по защите от спама является программа SpamNet, которая имеется пока только в английской редакции и стоит порядка 40 USD в год. В течение 30 дней к ней можно подключиться бесплатно (на сайте www.spamnet.com). Каждое входящее сообщение сопоставляется этой программой с имеющимся в ней «черным списком». Если все же «проскочило» подозрительное письмо, вы выделяете его и щелкаете мышью по клавише «Block» («Заблокировать»), которая устанавливается в вашей почте системой SpamNet. После этого данное сообщение перемещается в папку со спамом, а адрес отправителя заносится в «черный список». Кликнув мышью по клавише «Unblock» («Разблокировать»), вы сможете открыть себе доступ к нужному сообщению. Существует также бесплатная, хотя и не столь хитроумная программа, размещенная на сайте www.spamresearchcenter.com.

Пусть работают роботы.

С помощью программ Outlook и Outlook Express входящие сообщения могут быть автоматически рассортированы по нужным папкам, пересланы или удалены. На некоторые сообщения программы могут даже ответить самостоятельно, применив заранее выбранный вами текст. А таким сервисом вы должны обязательно воспользоваться: проделав путь «Сервис»/«Правила для сообщений»/«Почта», вы найдете хорошо осведомленного помощника, который поможет вам наладить работу электронной почты.

Воспитайте ваших адресантов.

Особенно эффективными окажутся автоматические функции Outlook и других почтовых программ, если вы попросите отправителей почты включать в строку «Тема сообщения» слово, которое будет служить паролем. Попросите, скажем, ваших друзей и родных заносить в эту строку при отправке вам сообщений слово «Личное». Благодаря соответствующей функции такие сообщения будут автоматически отправлены в папку с корреспонденцией личного характера. А если все ваши сотрудники поставят в данной строке название проекта, над которым вы работаете, то все сообщения по этой теме окажутся в папке «Проект».

Ограничьте вашу импульсивность.

Если вы станете сразу же отвечать на каждое полученное письмо, то будете отвлекаться от работы и рабочий день получится сумбурным. Поступите так же, как и в случае с обычной почтой — выделите для просмотра электронной почты время в первой и во второй половине дня. Приучите ваших клиентов и коллег даже срочного ответа ожидать в течение получаса. Для этого обязательно установите у себя мелодию, извещающую вас о приходе каждого электронного сообщения. Эта мелодия изначально установлена на многих персональных компьютерах. Если у вас ее нет, то удалите галочку в меню «Сервис»/ «Параметры, общие»/ «Звуковое уведомление при получении новых сообщений» (внимание: затем сразу нажимайте не «ОК», а «Использовать по умолчанию» . Только после этого мелодия будет установлена).

Электронная почта может и подождать.

Этот совет является, по мнению читателей наших ежемесячных Публикаций «как проще», самым эффективным. Начните ваш рабочий день не с просмотра электронной почты (ваша «реакция»), а с какого-нибудь неприятного, давно откладываемого трудного дела (ваша «акция»). Возьмите, как говорится, быка за рога, представив дело в виде больших букв «НН» («Неприятно» и «Не сделано»). Если вы одолеете эти «НН» или, по крайней мере, возьметесь за них, вы почувствуете большее удовольствие, чем после обычного просмотра ваших почтовых ящиков. Разберитесь с почтой позднее — желательно в то время, когда ваша работоспособность снизится и вы как раз «созреете» для такой, в общем-то, рутинной работы.

Работайте так, как будто отдыхаете!

На индивидуальный рабочий ритм могут влиять различные внешние факторы. Если, например, за окнами лето и все цветет и зеленеет, то становится значительно труднее сосредотачиваться на своих рабочих обязанностях. Поэтому мы хотим дать вам несколько рекомендаций, как даже в «нерабочее» время года работать эффективно и с энтузиазмом.

Перестаньте сопротивляться!

Если вас одолевает желание пойти прогуляться или полежать на солнышке — сделайте это! При любой возможности прервите работу и получите удовольствие, вобрав в себя солнечный свет и радость жизни! А затем вернитесь на рабочее место отдохнувшим и зарядившимся энергией. Эти прогулки не должны быть, разумеется, слишком длительными. Но в конце концов срабатывает правило: если, проведя час на свежем воздухе, вы три часа будете работать с полной отдачей, вы успеете гораздо больше, чем за четыре часа в офисе «на нервах».

Немножко фантазии — и часть работы можно выполнить на воздухе: обработать рукописи, написать доклады (с помощью ноутбука), сделать звонки (с мобильного или радиотелефона). Даже встречу можно назначить на скамье в парке, во дворе офиса или где-нибудь еще под открытым небом. Пусть ваша работа станет переносной!

Второй вариант — «перенести» природу в офис. Когда у вас нет возможности выйти на улицу, раскройте окно (если от этого не становится слишком шумно) или займитесь работой на балконе. Одевайтесь по-летнему, не забывайте побаловать себя какими-нибудь прохладительными напитками. Если и это невозможно, вы можете привнести летнее настроение в офис, поставив на стол букет живых цветов. Позвольте себе не один, а два часа прогулки в обед, скажем, по берегу реки, а после напряженной трудовой недели попробуйте взять лишний выходной день. Если вам звонят, заканчивайте разговор быстрее, чем обычно. Можно сослаться на то, что вас кто-нибудь ждет, да это и в самом деле так — вас ждет за окном лето!

Живите естественной жизнью.

Еще больше сил вы почерпнете, если усвоите привычку вставать летом до восхода солнца и наслаждаться зрелищем утренней росы. По пути на работу побудьте немного в каком-нибудь живописном уголке природы, это ничего не стоит, но дает много. Скажите себе: «Я богат, ибо могу позволить себе такую роскошь!»

Каждый день возьмите за правило хотя бы 5 минут смотреть на животных. Даже в больших городах есть птицы, кошки и собаки, иногда даже белки. Попытайтесь почувствовать свою связь с простой, естественной жизнью и научиться чему-нибудь у животных. Тогда вы с радостью обнаружите, что проблемы в вашем офисе вдруг стали до смешного незначительными.

И еще один совет: плюньте на условности. Стремитесь к тому, что вам нравится, даже если это немного выходит за рамки общепринятого поведения. Вы имеете право иногда выключить компьютер чуть раньше положенного или пропустить одно совещание. Подговорите на это потихоньку и ваших коллег.

Фитнес в офисе

Недостаток движения — одна из болезней современной цивилизации. Хотя многие люди хотят заняться спортом, это зачастую так и остается только намерением. Но и без изнурительного бега трусцой по утрам вы можете немало сделать для ваших ног, а это чрезвычайно важно для вас, кем бы вы ни работали. Кровеносная система человека такова, что если икроножные мышцы ослабевают, они не могут качать кровь по венам ног обратно к сердцу. Кровь застаивается, и перемычки вен, которые работают подобно маленьким клапанам, больше не могут правильно функционировать. К человеку приходит чувство бессилия. Справиться с этим поможет Программа «как проще», которая снова приведет ваши ноги в нормальное состояние. Данные ниже советы вы можете использовать в течение вашего рабочего дня.

Движение в офисе.

Выйдите из порочного «сидячего» круга. Открывайте каждый час на 5 минут окно — свежий воздух взбодрит вас, а движение освободит скованную мускулатуру. Идя на производство, к шкафу с документами или ксероксу, не забывайте каждый раз расправить плечи и потянуться. Кроме того, знайте, что одно из самых эффективных комплексных упражнений для двигательного аппарата и системы кровообращения — подъем по лестнице. Подняться на четыре этажа достаточно для того, чтобы обеспечить сердечной мышце и спинной мускулатуре приток крови, достаточный для их нормального функционирования.

Удобная «сидячая» гимнастика.

Этими упражнениями можно успешно заниматься в рабочее время. Усядьтесь как можно удобнее в вашем кресле, снимите обувь и приступите к упражнениям, каждое из которых должно выполняться не менее 7 секунд.

• «Царапание». Обе стопы всей поверхностью касаются пола. Подожмите под себя пальцы, как кошка втягивает коготки, а затем вернитесь в исходное положение. Упражнение будет выглядеть так, как будто вы полируете пол пальцами ног.

• «Пропеллер». Упритесь руками в стол или в стул, на котором сидите, вытяните ноги, приподняв их над полом. Теперь вращайте стопы в разные стороны: то вовнутрь, то наружу. Когда стопы находятся в положении носками кверху, вы должны ясно ощущать напряжение в голеностопных суставах.