Вернер Тики Кюстенмахер - Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня

• Название: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня
• Автор: Вернер Тики Кюстенмахер
• Жанр: О бизнесе популярно

Вы проводите много времени в офисе? Это веская причина для того, чтобы упростить свой распорядок дня. Откройте вместе с авторами мирового бестселлера из серии «Упростите свою жизнь» проверенные на практике и удивительно простые методы, благодаря которым вы сможете:

— избавиться от хаоса на письменном столе;

— преодолеть недостаток энтузиазма в работе;

— вдохновить себя самого и свой коллектив на выполнение текущих задач.

---

Воспринимайте начальника проще

88% работающих людей считают своего начальника человеком «тяжелым», а каждый пятый из них даже убежден, что ненавидит его. Тем не менее в ваших силах существенно улучшить свое отношение к начальнику. Мартин Верле предлагает вашему вниманию несколько советов, основанных на собственном опыте.

Правило 1. Не чувствуйте себя жертвой.

Будьте осторожны при выборе слов. Не говорите: «Шеф меня злит», скажите: «Я злюсь на шефа». Чувствуете разницу? В первом случае вы — жертва, во втором — вы поднимаетесь над обстоятельствами. Сами решайте, как вам реагировать на действия начальника. Зачем, к примеру, вам портить себе день из-за его лишенного всяких разумных причин гнева, когда проблема совсем не в вас? Скажите себе совершенно осознанно: «Шеф не может меня разозлить — это я имею право на него злиться»!

Правило 2. Слабости как шанс.

Не возмущайтесь слабостями вашего начальника — ведь именно они дают вам шанс личностного роста. Его ничто не заботит? Тогда у вас есть свободное время, чтобы спланировать работу так, как вам этого хочется! Он — рассеянная художественная личность? Тогда вы можете проявить свои организаторские способности! Его кругозор не шире, чем дно пивной кружки? Тогда пустите в ход свой интеллект и помогите ему приблизиться к прогрессу. Вашей наградой будут большее удовлетворение от работы и большее влияние на начальника.

Не попадайтесь на удочку сплетен! Почти во всех фирмах любимый конек — перемывание костей шефу, и болтунам тут — настоящее раздолье. Вся глупость такой болтовни состоит в том, что могут найтись «доброжелатели», которые передадут все начальнику. Тогда ваши сокрушительные доводы обрушатся на вас самих. Итак, если у вас имеются какие-нибудь критические замечания в адрес начальника, выскажите их прямо ему в глаза, а ни в коем случае не у него за спиной.

Правило 3. Создайте витамин В.

Исследования показывают, что повышение по службе лишь на 10% зависит от ваших личных качеств и на 90% — от вашего умения общаться и отношений с начальством. Ваш начальник — такой же человек, как и вы, поэтому относитесь к нему так, как вы хотите, чтобы он относился к вам. Не отказывайте ему в похвале и внимательно слушайте, когда он говорит о себе. Расскажите ему, как бы невзначай, о ваших увлечениях, о семье. Возможно, у вас найдутся какие-нибудь общие интересы, которые станут хорошей темой для бесед. Чем лучше будут ваши отношения с вышестоящими персонами, тем скорее вы продвинетесь по службе.

Некоторые не придают секретарю никакого значения — ведь, в конечном счете, все зависит от начальника. Но они забывают, что секретарша — «уши» шефа, ее мнение может оказать на вашу карьеру решающее воздействие. Поэтому всегда старайтесь установить с секретарями хорошие отношения и делайте их вашими советчиками в важных делах.

Правило 4. Используйте чужую похвалу.

Без рекламы не обойтись, но вам может повредить, если вы то и дело станете расхваливать себя сами перед директором. Поэтому просите других дать вам положительную рекомендацию. Так, если вами доволен важный клиент или деловой партнер, попросите его, чтобы он благожелательно отозвался о вас при директоре. Похвала из чужих уст кажется более достоверной и поднимает вас в глазах начальства.

Правило 5. Что выиграет начальник?

Если вам что-то нужно от начальника, не говорите ему об этом прямо — покажите, что выиграет он, если даст вам желаемое! То, что вам нужно увеличить зарплату, чтобы вы могли купить новую машину, вряд ли произведет на него впечатление. Но если он удостоверится в том, что вы увеличите свою производительность труда и что каждый лишний рубль в вашей зарплате — лучшее капиталовложение, то вы получите прибавку.

Если вашему начальнику пришла в голову какая-нибудь дикая идея, не отговаривайте его — иначе он может настаивать на ней из чистого упрямства, ведь он — главный. Вместо этого укажите на возможные негативные последствия, но предоставьте ему самому сделать выводы и имейте терпение подождать. Так он скорее сможет принять разумное решение.

Правило 6. Тот, кто требует, получает желаемое.

Не ждите, что ваш начальник сам предложит вам более высокий пост. Если вы нормально выполняете свою работу, то начальство, как правило, заинтересовано в том, чтобы оставить вас на прежнем месте. Поэтому расскажите четко и ясно, чего и в каком направлении вы хотите добиться. Определите цель (желаемое место) и период времени, за который вы намерены осуществить задуманное. Об этом можно оповестить ваших коллег на каком-нибудь общем собрании. Сами займитесь своими планами на будущее!

Большинство людей на руководящих постах не всесильны, обычно над ними стоит другой начальник, который тоже рассматривает вашу просьбу.

Совет «как проще». Представьте вескую аргументацию. Так, если вы хотите повышения зарплаты, покажите вашему непосредственному начальнику «дневник ваших заслуг». С таким оружием ему будет проще защищать перед своим боссом ваши интересы.

Умейте правильно просить

Просто невероятно, как много у нас способов помочь самим себе. Однако иногда бывает нужно попросить о чем-нибудь других — и все же, вы не делаете этого (может быть, вам это трудно, или вы заранее ждете отрицательного ответа). Неважно! Вы должны покончить с неуверенностью. Естественно, вам могут отказать, но могут и помочь. Когда вы не высказываете вашу просьбу, вы лишаете себя возможности получить помощь, а других — оказать ее. Ниже вы найдете на эту тему несколько советов «как проще».

Не ходите вокруг да около.

Спрашивайте прямо об интересующем вас предмете, например: «Когда ты пойдешь в библиотеку, не можешь ли ты сдать и мою книгу?» Не стоит говорить обиняками: «Ты идешь в библиотеку? Да и мне бы надо туда сходить. Я еще должен сдать книжку...»

Произносите фразы громко и четко, так, как вы говорите обычно. Это относится также к тем случаям, когда ваша просьба может оказаться затруднительной или неприятной. Объясняйте четко, чего вы хотите и что предстоит сделать собеседнику. Предоставьте ему путь к отступлению, только не ждите отказа заранее. Например, ваша коллега уже собралась домой, а вам надо ее задержать. Скажите: «Я знаю, уже поздно, и вы торопитесь. Но не будете ли вы так любезны еще раз просмотреть мой текст на завтра? Это займет у вас не более 15 минут, а для меня будет огромной помощью».

Называйте вещи своими именами. Если вы просите кого-то из коллег выполнить за вас работу, объясните ему (или ей), почему вы сами не можете или не хотите этого делать. Для этого нет необходимости вдаваться в подробности, но вводить в заблуждение своих коллег тоже нельзя, иначе можно запутаться самим. Например, попросите так: «Я могу встретиться с госпожой Рейх только между 14 и 15 часами. Если за это время будут заявки, не могли бы вы их обработать?»

Как можно проще!

Просите всегда только об одной вещи, а не о нескольких сразу. Попросить о помощи — это нормально, однако выполнение нескольких задач может оказаться для одного человека затруднительным. Появляется опасность отказа, тогда как каждая из этих просьб по отдельности была бы наверняка удовлетворена.

Не забывайте, что правильно изложенная просьба — это прежде всего ясность. Факты и только факты! Если речь идет, например, о заказе, объясните по порядку, что и как нужно сделать. Дайте тому, кого вы просите о помощи, всю необходимую информацию, чтобы он мог беспрепятственно выполнить принятое на себя обязательство.

Доверие побеждает.

Верьте в то, что ваш коллега справится со своей задачей. Если вы верно изложили, чего хотите — значит, и он все сделает правильно. Не нужно волноваться и контролировать каждый его шаг — это нервирует или даже вызывает подозрение, что вы ему не доверяете. А это, в свою очередь, может привести к тому, что потом он не отзовется на вашу просьбу.

Если ваш коллега отклонил просьбу, смиритесь с этим и не злитесь на него. Вы прямо спросили — примите прямой ответ. Даже в этом случае не забудьте поблагодарить вашего собеседника за проявленное внимание.

Общение с помощью электронной почты

Раньше вы с радостью общались с госпожой Веселовой. Конечно, как водится, вы находили друг у друга мелкие недостатки. Но вот уже несколько месяцев, как ее «шпильки» стали просто невыносимыми, и общение с ней действует вам на нервы! У вас начинает болеть голова, как только вы о ней подумаете... Что произошло? Причина самая банальная: вы оба страдаете «электронной депрессией» — феноменом, который наблюдается сейчас во многих фирмах, где работа связана с обменом электронной почтой. Наверняка, вы давно не виделись и не говорили с госпожой Веселовой. Из-за вашей обоюдной занятости общение происходило только благодаря компьютеру — и вот последствия. Мы хотим показать вам, как до этого дошло дело.