Вернер Тики Кюстенмахер - Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня

• Название: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня
• Автор: Вернер Тики Кюстенмахер
• Жанр: О бизнесе популярно

Вы проводите много времени в офисе? Это веская причина для того, чтобы упростить свой распорядок дня. Откройте вместе с авторами мирового бестселлера из серии «Упростите свою жизнь» проверенные на практике и удивительно простые методы, благодаря которым вы сможете:

— избавиться от хаоса на письменном столе;

— преодолеть недостаток энтузиазма в работе;

— вдохновить себя самого и свой коллектив на выполнение текущих задач.

---

Важнейший принцип при создании текста: помните, что вам будут прощены все ошибки, кроме скуки. Поэтому пробегайте глазами каждое свое предложение и спрашивайте себя: «А будь я читателем, взволновали бы меня эти строки? Узнал бы я что-то новое? Захотелось бы мне поделиться с кем-нибудь прочитанным?»

Первый вопрос, который задает себе перед чтением текста человек: «А что это мне даст?» Поэтому лучше всего уже в начале подчеркнуть важность ваших строк: «Эти пять пунктов помогут сделать наши собрания короче и эффективнее». Спорим, что текст с таким вступлением прочтут?

Обращение к читателю.

Чаще используйте в тексте личные местоимения «вы», «вам», «ваши». Сократите употребление таких местоимений, как «я», «мое», «мы» и прежде всего безличных конструкций типа «было решено». При частом использовании местоимения «я» текст приобретает оттенок чего-то слишком личностного. В подобных случаях почти всегда может быть использовано местоимение «вы». Замена может производиться даже в тех текстах, в которых местоимение «вы» традиционно не употребляется (например, в инструкциях по эксплуатации). Проведите Тест «как проще», который мы назовем «Веснушки». Представьте себе, что личное местоимение «вы» и все его формы—красного цвета. Чем больше в вашем тексте окажется таких «веснушек», тем лучше!

Почему хорошие ораторы часто так плохо пишут? Потому что не решаются перенести устную речь на бумагу. Не бойтесь каверзных поворотов и тупиков, которые грозят вам, когда вы будете произносить речь. В сомнительных случаях пишите так, как бы вы сказали. Имейте мужество использовать бытовую, а не книжную речь — никто не скажет: «Я охватил разумом», а скажут: «Понятно».

Простое вместо сложного. Если читатель, пытаясь понять, что вы хотели сказать вашими попутными мыслями, которые усложняют структуру предложения, должен еще и еще раз возвращаться к его началу, то это не его вина, а ваша. Тест «как проще»: Прочтите длинные предложения, которые вы написали, вслух, и если они слишком длинны, поделите их на части. Это совсем не сложно. Заметьте: точка — это лучший знак препинания.

Пишите так, чтобы было понятно ученикам средних классов. Эта норма установлена редакцией популярного журнала «Уолл Стрит». Уясните для себя раз и навсегда: то, что читатели не понимают, их не интересует. Текст становится гораздо проще, если в нем преобладают активные, а не пассивные грамматические конструкции. Фраза «Петя любит Машу» воспринимается значительно проще, чем «Маша любима Петей». Пассив — это страдательный залог, поэтому освободите ваших читателей от страданий.

Рассказывайте истории. «Facts tell, stories sell» («Факты можно рассказать, а истории — продать»), — говорят американцы. Лучше всего, если вы будете рассказывать о себе истории. Ничто не сможет так хорошо проиллюстрировать ваши взгляды, как личный опыт.

Рассказывая, используйте яркие примеры, которые позволят читателям живописно представить происшедшее. Новые события описывайте с помощью ассоциаций и сравнений: «Первый день Мириам на новом рабочем месте пробудил в ней чудесное и немного жутковатое ощущение, которое она испытала в день начала школьных занятий».

Но рассказывайте только о тех вещах, в которых вы хорошо разбираетесь!

Основной принцип при этом: вы должны знать в 100 раз больше материала по данной теме, чем может уложиться в вашем тексте. Не беспокойтесь: если вы перенесете на бумагу только 1% ваших знаний, читатель все равно почувствует, что за этим скрывается гораздо больше.

Дайте мыслям «отлежаться».

Почти ни у кого из писателей не получается все с первого раза. Поэтому лучше начать пораньше и стараться писать как можно проще. Написав текст, дайте ему «отлежаться» как минимум один день. Когда вы назавтра просмотрите его, то с удивительной легкостью обнаружите, что именно в нем нужно изменить и доработать.

Вот две вещи, которые вам, как автору, необходимо делать: много читать и много писать, причем неважно, что больше. Пишите для себя (например, ведите дневник) и для других. Не отчаивайтесь, если кто-то исправляет ваш текст или даже отвергает его. Скажите себе: с каждой написанной строчкой я развиваю свои способности. И опять читайте — как вы делаете это в настоящий момент. Отлично, так держать!

Хорошие друзья — не случайность

У одних есть хорошие друзья и знакомые, на которых можно положиться в трудную минуту, а у других—нет. Хорошая новость для последних: друзей может иметь каждый, если последует нашим нехитрым советам.

Делайте комплименты.

Своевременная похвала (смотрите конец предыдущей главки) обладает необыкновенной силой. Поистине удивительно, насколько редко люди слышат комплименты. А ведь не существует лучшего средства установить контакт, чем от души, без иронии и заученных фраз сказанный комплимент. Например, обрадуйте женщину: «Вы сегодня прямо так и светитесь, потрясающе». Если она вдруг смутится или даже проявит отрицательную реакцию, уверьте ее, что этот свет исходит из глубины ее души. Не принимайте близко к сердцу, если ваш комплимент воспринят в штыки: «Вы что, это всем женщинам говорите?» — просто люди порой испытывают к кому-то непонятную неприязнь. Но для преобладающего большинства похвала — это чистое золото.

Делайте комплименты не из принципа или тактических соображений — просто когда вы по-настоящему радуетесь, не ленитесь радовать и окружающих. Если где-то в ресторане, в магазине или на предприятии бытовых услуг вам было предоставлено особенно хорошее обслуживание, лучше всего будет пригласить начальника и сделать ему комплимент по поводу его заведения или подчиненных. Таким образом у вас скоро появится целая сеть организаций, где вы будете желанным клиентом, имеющим многочисленные преимущества.

Хвалите также опосредованно, передавая комплимент через вторые руки. Вы сумеете собрать целую команду хорошо относящихся к вам людей, если возьмете за правило прислушиваться к дельным советам. Намереваясь сделать покупку или нуждаясь в какой-нибудь услуге, спросите компетентных знакомых, что они могут порекомендовать. Предположим, ваш друг Эрнст Эрлих посоветовал вам обратиться к художнику М. Начните разговор, к примеру, так: «Господин Эрлих всегда был вами очень доволен». Это обеспечит вам хорошее начало сотрудничества — для вас художник наверняка будет особенно стараться. Кроме того, такой подход окажется полезным и вашему другу Эрлиху, если ему придется еще раз обратиться к художнику М. Люди ручного труда обычно имеют хорошие связи в своей среде, и если вам вдруг понадобится плиточник, художник М. назовет вам лучшего из всех, кого знает!

Используйте метод «якоря». Будьте заинтересованы собеседником и интересны в разговоре. Рассказывая о себе, сообщайте другим как можно больше фактов и не скупитесь на описания. Этим вы дадите вашему собеседнику возможность за что-то «уцепиться».

Например, отвечайте на вопрос о вашей родине не просто: «Я из Франконии», а уточните: «Из Нюрнберга, родины Петера Генлейна, который изобрел карманные часы». — «Да что вы говорите! Часы — это моя слабость...» и так далее. Да и сами тоже ищите в рассказах других повод вступить в разговор. Так из сухого обмена приветствиями может получиться занимательная беседа.

Не бойтесь «больших» людей. Если кто-то произвел на вас впечатление и вам хочется с ним познакомиться, знакомьтесь! Используйте для этого любую возможность. Предложите, например, вашему начальнику пригласить госпожу Знаменитость (которая вас восхищает) для доклада и вызовитесь сами договориться с ней об этом. Предварительно выясните об этой личности как можно больше и потрудитесь сделать достойное предложение. Помните: важнее денег могут оказаться, в данном случае, интересная публика или занимательная тема для доклада. Даже если этот разговор ничего существенного не принесет, у вас появится еще одно приятное воспоминание.

Завершайте беседу на приятной ноте.

Заканчивайте разговоры комплиментом: «Мне было очень приятно с вами побеседовать. Рад буду опять с вами встретиться». Но говорите это только в том случае, если вы действительно так думаете. Никогда не обрывайте разговор фразой типа: «Я вам позвоню», чтобы освободиться от неприятного собеседника. Если кто-то вам неприятен, расстаньтесь с ним вежливо и дружелюбно, не оскорбляя его достоинства.

Поддерживайте ваши деловые и дружеские связи. Всегда выражайте благодарность людям за приятную встречу — например, пошлите им интересные фотографии или сообщение дружеского характера по электронной почте. При этом не нужно быть навязчивым, просто покажите ясно, что хотите и дальше продолжать ваши отношения.

Воспринимайте начальника проще

88% работающих людей считают своего начальника человеком «тяжелым», а каждый пятый из них даже убежден, что ненавидит его. Тем не менее в ваших силах существенно улучшить свое отношение к начальнику. Мартин Верле предлагает вашему вниманию несколько советов, основанных на собственном опыте.