Вернер Тики Кюстенмахер - Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня

• Название: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня
• Автор: Вернер Тики Кюстенмахер
• Жанр: О бизнесе популярно

Вы проводите много времени в офисе? Это веская причина для того, чтобы упростить свой распорядок дня. Откройте вместе с авторами мирового бестселлера из серии «Упростите свою жизнь» проверенные на практике и удивительно простые методы, благодаря которым вы сможете:

— избавиться от хаоса на письменном столе;

— преодолеть недостаток энтузиазма в работе;

— вдохновить себя самого и свой коллектив на выполнение текущих задач.

---

Обычно на планирование работы или проекта уходит 10% времени, а на их выполнение — оставшиеся 90%. Том Петерс рекомендует по-новому расставить приоритеты: 30% употребить на творчество (создать, спланировать, а затем подобрать новые, правильные формулировки), 30% — на продажу (дать рекламу, найти партнеров, обеспечить себе страховку), 30% — на выполнение и оставшиеся 10% — на хэппи энд (передать предприятию готовый проект, обеспечить вашему детищу будущее, отпраздновать удачное завершение работы и все документально зафиксировать — для потомков).

Не упустите при этом ни одной детали, ведь каждая из них может оказаться важной для успеха вашего проекта. Но прежде всего — ни в коем случае не считайте сами себя и свой труд незначительными. Даже малейшее новшество в пределах одной фирмы может повлечь за собой огромные перемены. Даже фирма из трех сотрудников в век информационных технологий может приобрести огромное влияние. Точно так же и самая, казалось бы, незначительная деталь — от названия продукта и до слогана вашего рекламного, ролика, от цвета упаковки до цифр после запятой на ценнике — может оказаться решающей для достижения успеха.

Обращайте внимание на эстетическую сторону дела.

Эстетика важна во всех без исключения областях деятельности. Любой труд, любой проект требует, чтобы вы и ваши сослуживцы относились к нему с любовью и считали его прекрасным. При создании проекта наймите «дизайнера» — человека, который обладает вкусом и сможет позаботиться о его эстетическом оформлении, который найдет и раскроет романтические и художественные стороны вашего замысла. Это всегда оказывается ценно!

Выполняйте работу в срок.

И еще один совет, как избежать разочарований и испытать радость труда. Не облегчайте жизнь вашим критикам, задерживая сроки выполнения работы, напротив, соблюдайте их как нечто священное. Не стоит, намечая сроки, чрезмерно урезать себя во времени. Но как только вы окончательно определились с датами, строго держитесь намеченных планов. Работайте вместе с вашим коллективом быстрее, чем намечали, всегда оказываясь как бы немного впереди времени.

Кроме того, научитесь мириться с неудачами. Пока вы работаете над вашим суперпроектом, критики уже, наверное, прожужжали вам все уши: «Чем хвастаться, к чему все эти старания? Ничего не выйдет, одна пустая болтовня». Ни в коем случае не тратьте энергию на то, чтобы сделать проект обычным, «нормальным» в угоду всем остальным. Прежде всего, избегайте усредненности и без зазрения совести заставьте недоброжелателей ретироваться. Спокойно заявите вашим критикам, что вы идете на риск и что больших успехов невозможно достичь без большого риска. Но менеджеры и дельцы, которые на многое отваживались и иной раз терпели неудачи, в конечном итоге почти всегда достигали гораздо большего, чем обычные «серые мышки».

Как преодолеть барьеры в работе

Иногда задание выглядит невыполнимым. Кажется, что потребуются нечеловеческие усилия, чтобы за него взяться и справиться с ним. Возьмем часто встречающийся пример: через две недели вам нужно представить важный доклад. Чем ближе срок доклада, тем больше вам начинает казаться, что вы никогда в жизни его не сделаете. Вы улаживаете всевозможные мелочи, но никак не можете приняться за главное. Доверьтесь себе: в вас скрыто гораздо больше возможностей, чем вы думаете! Применив нижеописанную Технику «как проще», вы совершите революцию в вашем стиле работы.

Техника «трех списков». Скажите себе: человек ничего не должен, разве что кроме того, что однажды он должен умереть. Вы можете сами что-то сделать или просто позволить чему-то произойти. В обоих случаях неизбежны последствия. Возьмем первый случай: что может побудить вас успешно сделать доклад? Хотите ли вы с его помощью убедить людей в том, что близко вам самим? Приобретаете ли вы в процессе подготовки новые знания? Если вам придет на ум хотя бы одна причина, по которой вы должны справиться с работой, вы с ней непременно справитесь.

Совет «как проще». Запишите эту причину и несколько раз прочтите написанное. Выдерживает ли оно проверку? Отлично! Когда вы знаете, почему вы хотите сделать что-либо, в вас пробуждаются невиданные силы. Уверенность — ваш неиссякаемый источник энергии.

Также уясните для себя причины вашего внутреннего сопротивления. Что мешает успешному выполнению задачи? Может быть, вы боитесь, что уроните себя в собственных глазах или не оправдаете чьих-то ожиданий?

Совет «как проще». Составьте по возможности подробный список того, что вас пугает. Это, к примеру, может быть страх быть осмеянным вашими слушателями, «проглотить язык» при виде аудитории или оказаться недостаточно осведомленным в данной области.

Теперь пробегитесь глазами по списку и для каждого пункта найдите противодействие. Для приведенных примеров может подойти следующее: вы делаете краткий конспект, который можно быстро просмотреть и отыскать забытую мысль. Если кто-то при этом засмеется, не смущайтесь, а посмейтесь тоже. Заготовьте заранее какую-нибудь веселую фразу, смысл которой будет сводиться к тому, что тема чрезвычайно сложна и объять ее целиком никому не под силу. Вы увидите, что как только вы поделите один большой страх выступления на много мелких страхов, вы станете меньше бояться.

Если у вас, как вы считаете, много и других дел, составьте третий список, куда войдут эти самые «другие» дела. Какие из них вам хотелось бы отложить, какие — поручить другим? Какие из них вы хотели бы уладить до того, как приступите к работе над докладом? Этих последних дел должно быть как можно меньше. Отдайте преимущество проекту, попавшему под угрозу отсрочки, и запишите как можно больше дел на «лист ожидания». Поверьте в то, что если вам удалось большое дело, то у вас найдутся силы, чтобы быстро покончить и с прочими пустяками!

Совет «как проще». Спрашивайте себя, просматривая каждый пункт списка: что может случиться плохого, если я этого не улажу? Перевернется ли мир оттого, что вы не примете участия в каком-то суперважном заседании? Расставлять приоритеты означает, помимо прочего, отказываться от чего-то.

Ограничьте ваше общение с другими.

Конечно, люди из вашего близкого окружения хотят общаться с вами больше. Но если вы готовите доклад, то времени для них, по понятным причинам, у вас остается немного. Поговорите с близкими: объясните кратко, над чем именно вы работаете и почему это так для вас важно. Оставайтесь при этом дружелюбными, даже если вам мешают работать. Это сыграет положительную роль, когда после важного события вы снова сможете уделять больше внимания «покинутым».

Совет «как проще». Не делайте слишком громких заявлений типа: «Когда я сделаю доклад, у меня снова будет для вас масса времени». Разъясните себе, а особенно другим: нет ничего удивительного в том, что вы загружены работой.

Стройте планы «задним числом». Готовьтесь к вашему докладу, взяв за точку отсчета знаменательный день. Что нужно сделать незадолго до него? Подготовить рукопись для печати, возможно, устроить презентацию. Что вы будете делать за день до события? Упражняться перед зеркалом или читать доклад близкому знакомому. Поставьте перед собой важные вопросы. Когда должен быть окончательно обработан черновой вариант доклада? Сколько времени примерно потребуется вам на то, чтобы найти и структурировать нужную информацию? Когда вы должны точно определить свою цель?

Совет «как проще». Стройте планы даже тогда, когда кажется, что на них совсем не остается времени. Пожертвовав временем для создания планов, вы будете выполнять их быстрее — и в итоге на весь проект уйдет меньше времени. Если при планировании «задним числом» вы заметите, что вам, вообще-то говоря, следовало начать какое-либо дело еще на прошлой неделе, попробуйте обвести ваш идеализм вокруг пальца. Спросите: а в какой момент вы можете ради пользы от большого дела закрыть глаза на мелочи? Попробуйте, скажем, ограничить источники информации или не делать свой доклад излишне подробным, а работать только с ключевыми понятиями.

Используйте энергию радостного предвкушения. Во время подготовки к докладу представьте себе, что публика высоко оценивает ваши достижения, награждая вас аплодисментами, — это дает импульс к работе! Оборудуйте свое рабочее помещение так, чтобы оно оказывало на вас благотворное воздействие: было спокойным, светлым и хорошо проветривалось. Кроме того, можете рисовать в своем воображении картины, которые напомнят вам о прошлых успехах или просто о чем-нибудь приятном. Концентрируйтесь не на просчетах, а на достижениях: после всех хлопот обязательно получится хороший доклад!

Как просто упорядочить свой рабочий день