Вернер Тики Кюстенмахер - Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня

• Название: Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня
• Автор: Вернер Тики Кюстенмахер
• Жанр: О бизнесе популярно

Вы проводите много времени в офисе? Это веская причина для того, чтобы упростить свой распорядок дня. Откройте вместе с авторами мирового бестселлера из серии «Упростите свою жизнь» проверенные на практике и удивительно простые методы, благодаря которым вы сможете:

— избавиться от хаоса на письменном столе;

— преодолеть недостаток энтузиазма в работе;

— вдохновить себя самого и свой коллектив на выполнение текущих задач.

---

Во многих офисах, на фабриках и других рабочих местах по-прежнему редко выбрасываются ненужные вещи — и не только потому, что там работают прирожденные Плюшкины. Опередите время — сделайте привычку выбрасывать вашим хобби! Пусть это станет вашим нерушимым правилом — покупая новую вещь, сразу же прикидывайте, что сделаете с одной из старых (подарите, продадите, выбросите), ведь только так вы сможете обеспечить порядок надолго. То же самое относится к книгам и журналам.

Основополагающий принцип «в случае сомнений выбросить» может показаться суровым людям, которые в сомнительных случаях, наоборот, все оставляли (так их воспитали). Кроме того, такое поведение можно осудить как чересчур легкомысленное для времен, когда цены растут и материальное положение нестабильно (то есть вроде бы и не стоит ничего выкидывать). Но именно в такое время вы нуждаетесь в гибкости и мобильности, а уж им-то ничто не служит большей помехой, чем заваленные хламом полки и помещения.

По всей вероятности, 80% от общего количества бумаг, лежащих в разных стопках, окажутся «сомнительными», так что вы сможете легко от них избавиться. Смотрите на это так: если вдруг вы выбросите что-нибудь действительно важное и придется кропотливо восстанавливать это — знайте, что вы наконец достигли вершин умения выбрасывать!

Развенчайте мифы.

Каждый, кто много копит, имеет в запасе пару душещипательных историй о том, как он с помощью заботливо сберегаемых вещей оказал другому неоценимую услугу. Подходите к таким сведениям критически: а какова реальная выгода? Соответствует ли она в пропорциональном отношении гигантским размерам вашего бумагохранилища? И не вызывает ли шока столь ревностное накопительство, скажем, у ваших коллег по работе?

Многие «коллекционеры» опасаются, что если они выбросят что-то, то впоследствии обязательно пожалеют об этом. Это означает, что даже строя планы на будущее, они ориентируются на прошлое (в настоящий момент они уже думают о том, чтобы оглянуться назад). Таким образом, ключ к умению выбрасывать — это правильная ориентировка во времени: устремляйте свои мысли в будущее! Мыслите по-новому и считайте, что выбрасывая, вы освобождаетесь от цепей прошлого. Если вы что-то уже выкинули, то в сожалениях (то есть устремленных в прошлое мыслях) больше нет никакой необходимости!

Проделайте тест «Google».

Мы предлагаем вам еще один впечатляющий метод, который поможет вам распрощаться с бумажными «архивами» (кавычки здесь указывают на то, что, как правило, собрания старых статей и исписанных бумаг далеко не так красиво упорядочены, как настоящие архивы). Проверьте в качестве тренировки, что можно найти в Интернете на тему какой-нибудь из ваших вырезанных статей. Введите в строке поиска соответствующее понятие (например, www.google.ru). Проявив терпение и усердие, — редко удается с первого раза «поймать» ключевое слово для поиска — вы, в большинстве случаев, убеждаетесь, что в режиме online находится огромное количество информации по нужной вам теме.

Чаще всего эта информация даже более актуальна и имеет значительное преимущество перед той, которая содержится в печатной статье. Результаты поиска информации online можно (используя функции «Копировать» и «Вставить») внести в ваши доклады или другие тексты.

Храните только самое необходимое.

В делопроизводстве, особенно связанном со страхованием и управлением, одно-единственное дело часто порождает целые кипы бумаг. Здесь вам придется установить строгие правила — хранить в папке только первую и последнюю бумаги. В области страхования это могут быть первичный полис или последний акт вместе с записью фактического адреса и имени контактного лица. Остальные папки вы, следуя этому правилу, можете тоже существенно разгрузить.

Согласно закону, вы, открыв собственное дело, обязаны хранить все документы, имеющие отношение к налогообложению, в течение 10 лет. Но это не означает, что все 50 папок должны находиться в офисе постоянно под рукой. Случаи, когда финансовые органы запрашивают у вас распечатку какой-нибудь бумаги, настолько редки, что старые дела спокойно можно хранить в каком-нибудь ящике в подвале. Каждый год берите по ящику и выкидывайте — в начале 2003 года с радостью избавьтесь от ящика с надписью «1993». А служащие могут пойти и дальше — по истечении срока платежного извещения какого-нибудь налогового органа уничтожить все связанные с этим документы. Теперь дело за вами!

Как обнаружить скрытые хранилища для вещей

«Мой офис просто слишком маленький!» — такие сетования вам не раз приходилось слышать, а то и высказывать самим. Иногда приходится совершать настоящие чудеса, чтобы изыскать новые, годные для хранения чего-либо места. Вот несколько советов, как лучше это сделать.

Некоторые фирмы предлагают раздвижные конструкции, с помощью которых вы сможете на стене площадью 3 кв. м установить систему навесных деревянных полок общей площадью 5 кв. м (а на стене площадью 4 кв. м — систему площадью 6 кв. м. и так далее). Полки размещаются друг за другом в два ряда, причем первый ряд несколько выступает над вторым.

Книги во втором ряду.

Такая расстановка разумна, но она является своего рода нирваной для рукописных и печатных документов — о том, что вы однажды задвинули во второй ряд, вы начисто забываете.

Совет «как проще». Если вы редко пользуетесь теми или иными «трудами», то некоторые тома вы можете разместить позади других. И если в один прекрасный день вам не удастся отыскать том Р-Я, то вы непременно вспомните, что он находится во втором ряду.

Дверцы шкафа как доска объявлений.

Используйте широкие дверцы шкафов для вывешивания на них листков с часто используемой информацией. Особенно подходят для этой цели металлические дверцы, на которых легко закреплять бумаги с помощью магнитов. Используя этот метод, следите за тем, чтобы вовремя удалять устаревшую информацию.

Дверцы шкафа изнутри.

В офисных и кухонных шкафах на внутренней стороне, как правило, остается достаточно места для того, чтобы подвесить туда коробочки или ящички. В них вы сможете легко разместить маленькие вещицы. Внутренние стороны дверец могут также использоваться как «скрытая доска объявлений». Усвоив эту привычку, вы хорошо будете знать, за какой дверцей скрываются, скажем, план метро или карта страны.

Карта на потолке.

Расписание движения транспорта вы можете разместить и иным способом — как, скажем, это заведено в немецком метрополитене, где карты движения поездов нарисованы на потолке вагонов. А небольшие повороты головы во время сидячей работы будут весьма полезной гимнастикой. Если специфика вашей работы предполагает частое использование, скажем, какого-нибудь просмотрового плана или карты мира — то устремляйте ваши взоры ввысь. Специальные клейкие ленты немецкой фирмы «Теза» и других фирм помогают прочно и без повреждений закреплять на потолке даже большие карты.

Под полками.

Большинство книжных стеллажей устроено таким образом, что между ними и полом имеется зазор высотой около б см. Удалив защитную дощечку, вы сможете без труда хранить там подручный материал вроде копировальной бумаги или бумаги для факса.

Помещение перед офисом.

Покажите свою щедрость и передайте редко используемые папки с делами, журналы и тому подобное во всеобщее пользование, сложив их на узкий столик или полку перед входом в ваш кабинет. Таким образом, место в кабинете освободится, а заодно вы окажете любезность коллегам.

Как разоблачить врагов здоровья в офисе

Каждый пятый работник офиса страдает от окружающих его условий. Хроническая усталость, головные боли, затрудненное дыхание и раздражение слизистой оболочки глаз — вот наиболее распространенные признаки «офисной болезни». У вас тоже есть подобные симптомы? Тогда следует поискать виновников и обезвредить их.

Температура в офисе.

Перед началом работы положите на свой стол термометр. Если температура будет ниже +19°С или выше +23°С, то значит, рано или поздно это отрицательно скажется на вашем здоровье. Проверьте, открываются ли окна, регулируется ли отопление. Добейтесь того, чтобы температура в офисе была +20... +22°С.

Принтеры.

Лазерные принтеры, несмотря на то что они тихо работают и обеспечивают отличное качество печати, часто выделяют озон (что можно понять по стойкому сладковатому запаху), а это ведет к головным болям. Позаботьтесь о том, чтобы ваш лазерный принтер стоял подальше от людей либо вблизи открытой форточки. Струйные принтеры хотя и не испускают особого излучения, но своим жужжанием могут сильно действовать на нервы. Отсюда вывод на тему принтеров: чем дальше они от вас стоят, тем лучше. Рассматривайте необходимость пройтись к принтеру и обратно как фитнес-тренировку.