Екатерина Шестакова - Кадровый учет для «упрощенцев»

• Название: Кадровый учет для «упрощенцев»
• Автор: Екатерина Шестакова
• Жанр: Малый бизнес
• Год: 2015
• ISBN: 978-5-222-23435-8

Любая предпринимательская деятельность – это не только извлечение прибыли, это прежде всего люди, которые работают в компании или у предпринимателя. Даже сам предприниматель, который трудится на себя, является работником. Аналогичная ситуация возникает и в том случае, когда в компании работает только генеральный директор, который одновременно является учредителем. И ошибочно полагать, что кадровый учет и кадровую отчетность в этом случае вести не нужно. Но большая ответственность на работодателе лежит, если в штате компании или предпринимателя трудятся работники. В этом случае необходимо и правильно оформлять их на работу во избежание штрафных санкций, и начислять им заработную плату, и предоставлять отпуск. В некоторых случаях нерадивых сотрудников можно привлечь к ответственности, а особо отличившихся – наградить. Но как это сделать? В этой книге приведены рекомендации по созданию локальных актов, оформлению документов при принятии на работу сотрудников, изменении условий труда, увольнении персонала. Также даются ссылки на нормативные акты и инструкции, которые пригодятся как опытному кадровому работнику, так и предпринимателю, который никогда не сталкивался с вопросами кадрового делопроизводства.

---

Таблица 6

Обязанность работодателя предоставить отпуск

Вместе с тем, иные случаи также рекомендуется прописать в локальном акте.

Алгоритм предоставления отпуска без сохранения заработной платы следующий:

1. Работник пишет заявление о предоставлении отпуска с указанием причин. Например, работник планирует заключить брак и просит предоставить отпуск без сохранения заработной платы. На самом деле, работодатель может пойти навстречу работнику и предоставить ему оплачиваемый отпуск.

2. Работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.

Для этого используется собственная форма заявления или применяется унифицированная форма № Т-6 или № Т-6а (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Обратите внимание, что, в отличие от оплачиваемого отпуска, в этом случае не будет графика отпусков и оплаты.

3. На основании приказа делается отметка в личной карточке работника.

В карточке нужно указать:

• вид отпуска – «без сохранения заработной платы»;

• количество календарных дней отпуска;

• даты начала и окончания отпуска;

• основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска).

4. Заполняется табель учета рабочего времени.

Рекомендации:

1. Установите случаи и продолжительность неоплачиваемого отпуска либо в локальном акте, либо в распорядительном документе.

2. Неоплачиваемый отпуск можно в исключительных случаях заменить оплачиваемым путем переноса очередного отпуска.

3.3. Дополнительные отпуска

В Трудовом кодексе РФ предусмотрено несколько оснований для предоставления дополнительного отпуска. Представим основания для дополнительных отпусков в таблице.

Таблица 7

Основания для предоставления дополнительных отпусков

Например, дополнительный отпуск полагается работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда:

• на подземных горных работах и открытых горных работах в разрезах и карьерах;

• в зонах радиоактивного заражения;

• на других работах, связанных с неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов.

Если ваша компания занимается разработкой карьеров, то работникам нужно будет предоставить дополнительный отпуск.

В связи с этим алгоритм установления дополнительного отпуска будет следующим:

1. Определите в локальном акте порядок предоставления дополнительного отпуска работникам.

2. Отразите дополнительные отпуска в графике отпусков. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ).

3. Напомните работнику о том, что он имеет право на дополнительный отпуск, уведомлением.

4. Если работник отказывается брать дополнительный отпуск, то дополнительный отпуск можно заменить денежной компенсацией. Приведем пример приказа на замену части дополнительного отпуска денежной компенсацией.

Общество с ограниченной ответственностью

«РЕЗЕРВ»

107023, Москва, Измайловская ул., д. 5 ОКВЭД 52.21.

Приказ № 87

«20» мая 2014 г. г. Москва

О замене части дополнительного отпуска денежной компенсацией в соответствии со ст. 126 ТК РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Главному бухгалтеру Сидоровой В. С. заменить денежной компенсацией часть оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней, в количестве трех календарных дней.

Основание: заявление Сидоровой В. С.

Руководитель Генеральный

организации директор Лукьянчук Л. Н. Лукьянчук

(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

Обратите внимание!

Работодатель не вправе заменить денежной компенсацией ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).

5. Если работник хочет взять дополнительный отпуск, то на основании его заявления отпуск предоставляется по приказу. Приказ о предоставлении отпуска издается по унифицированной форме № Т-6 или № Т-6а (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В приказе указываются номер и дата его составления, табельный номер, Ф. И. О., должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск.

6. Расчет отпускных при предоставлении дополнительного отпуска осуществляется также за 3 дня до начала отпуска. Это может быть как основной отпуск, к которому присоединен дополнительный, так и дополнительный отпуск.

7. На основании приказа в личную карточку вносится запись о том, что отпуск является ежегодным дополнительным, указываются периоды работы, количество календарных дней, даты начала и окончания, а также основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска).

8. После этого заполняется табель учета рабочего времени. В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12 и № Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работника нужно отметить путем проставления буквенного кода «ОД» или цифрового – «10».

Рекомендации:

1. Прежде всего определите, есть ли в вашей компании сотрудники, которые имеют право на дополнительный отпуск. Например, дополнительный отпуск часто устанавливается директорам компаний.

2. Работодатель может самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, прописав порядок и условия их предоставления в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Однако не стоит этим злоупотреблять, поскольку есть риск доначисления налогов, ведь такой отпуск может быть не обоснован законодательно.

3. Помните про право заменить дополнительный отпуск денежной компенсацией.

3.4. Отпуск по уходу за ребенком

Российские малые предприятия и индивидуальные предприниматели нередко отрицательно относятся к декретным отпускам. Это вполне объяснимо, ведь в случае ухода работника в декретный отпуск нужно искать замену, выплачивать соответствующие пособия, предусмотренные законодательно. Но жизнь есть жизнь, и без таких отпусков не обойтись.

Следует обратить внимание, что декретные пособия предпринимателям положены только в том случае, если они самостоятельно уплачивают страховые взносы.

Сначала женщине предоставляется отпуск по беременности и родам. Предоставление такого отпуска регулируется ст. 255 ТК РФ.

На основании больничного листа женщине по заявлению предоставляется отпуск по беременности и родам:

• продолжительностью 70 (в случае многоплодной беременности – 84) календарных дней до родов;

• 70 (в случае осложненных родов – 86, при рождении двух или более детей– 110) календарных дней после родов, с выплатой пособия по государственному социальному страхованию.

Как рассчитать пособие?

1. Необходимо определить расчетный период.

Если женщина уходит в декрет в 2014 г., то расчетными будут 2012 и 2013 гг. Максимальный среднедневной заработок для расчета пособий в 2014 г. равен 1479,45 руб. ((512 000 руб. + 568 000 руб.):: 730 дн.).

2. Необходимо рассчитать размер пособия:

140 дней (до и после родов) х 1479,45 = 207 123 руб.

3. Если среднедневной заработок меньше, например, всего 1000 рублей, то пособие будет рассчитываться исходя из этого заработка:

1000 х 140 = 140 000 рублей.

Максимальные декретные и детские. Общая сумма декретных в 2014 г. не может быть больше 207 123 руб. (1479,45 руб. х 140 дн.), а пособия по уходу – 17 990,11 руб. в месяц (1479,45 руб. х 30,4 дн. х х 40 %).

Минимальные детские. Минимальный размер пособия по уходу за первым ребенком равен 2576,62 руб. А если ребенок второй, третий и т. д., то минимум составляет 5153,24 руб. в месяц.

После отпуска по беременности и родам сотрудник имеет право:

• выйти на работу;

• уйти в отпуск по уходу за ребенком.

По заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Различают два вида отпуска по уходу за ребенком:

• отпуск по уходу за ребенком до 1,5 года;

• отпуск по уходу за ребенком с 1,5 до 3 лет.

Вся разница состоит в сумме оплаты отпуска.

Для работающих женщин величина пособия по уходу за ребенком рассчитывается исходя из 40 % от заработной платы сотрудницы за предыдущие два календарных года. Однако сумма пособия ограничивается максимальным размером. Максимальный размер ежемесячной выплаты, установленный на 2014 г., составляет 17 990,11 рубля в месяц.

Такое пособие выплачивается до полутора лет.