Софья Тимофеева - Детский клуб. Совершенствуем систему управления

• Название: Детский клуб. Совершенствуем систему управления
• Автор: Софья Тимофеева
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-496-01073-3

Успех и неуспех развития бизнеса, как и его жизнеспособность, зависят не столько от вложенных денег и удачного местоположения, сколько от системы управления и работы главы компании. Недаром существует много поговорок, которые подчеркивают влияние руководителя на весь процесс: «Рыба гниет с головы», «Куда голова – туда и ноги», «Без дом – сирота». Именно «голова» детского клуба задает тон всему делу.

В издании даны подробные инструкции по управлению детским клубом, формированию команды профессионалов и обучению сотрудников, планированию ежедневной работы организации документооборота, а также по безопасности бизнеса.

В качестве приложений предлагаются примеры ученического договора и должностной инструкции администратора, а также пример конспекта занятия по курсу «Школа этикета».

Практические советы адресованы собственникам и руководителям детских клубов, тем, кто только создает свой бизнес-проект детского клуба.

---

Умеренная похвала подчиненных, при этом ненавязчивое подчеркивание заслуг клуба в достижениях сотрудника.

Регулярный анализ ошибок в работе подчиненных.

Тщательная разработка всех бизнес-процессов в клубе. Обязательно должна быть налажена система взаимозаменяемости сотрудников. Нельзя допускать, чтобы человек думал, что замены ему нет! С простыми педагогами, скажете вы, этот вопрос решить просто, а как быть, например, с шахматистом, заменить которого в клубе некем? На самом деле есть кем. Принимая на работу узких специалистов, мы просим сразу подыскивать себе замену на случай болезни. Ведь, если заболел преподаватель английского языка или музыкант, не будем же мы отменять занятия. Обучение в клубе должно вестись бесперебойно. У преподавателей, заменяющих штатных сотрудников, мы берем контакты – это наш резервный фонд для непредвиденных случаев. Руководитель начинает чувствовать себя свободнее и увереннее, когда у него есть замена для любого сотрудника.

Разрабатывайте собственные методические материалы для проведения занятий. Когда у вас есть подробные конспекты, по сути, не будет иметь значения, кто их озвучивает на занятиях. Если заболела Света – ничего страшного, занятие проведет Валя. Таким образом, вы обретаете независимость от педагогов. Сотрудники это понимают и меньше подвержены риску подхватить звездную болезнь.

Не допускайте близких отношений с подчиненными. Приглашения к себе домой, слишком доверительные беседы, обсуждение семейных дел ни к чему хорошему не приведут.

В целом бояться звездной болезни не надо. С опытом вы станете более прозорливым и мудрым руководителем. Надо только быть внимательным к своим сотрудникам, ведь тогда вы сможете разглядеть зачатки звездной болезни и вовремя принять меры.

распределение обязанностей в коллективе

Детский клуб – небольшая организация, но работы в нем невпроворот. Для начала все-таки стоит выделить должности, которые обязательно должны присутствовать в штатном расписании детского развивающего центра: педагог (если нет образовательной лицензии, то должность будет называться «инструктор детского клуба»), администратор, уборщица, бухгалтер. Зачастую новоиспеченный руководитель только что открывшегося клуба в целях экономии пытается возложить на себя обязанности, выполняемые в рамках сразу нескольких должностей. Самый распространенный и простой вариант – совмещение должностей директора и администратора клуба. Более сложные ситуации – когда руководитель сочетает управленческую должность с работой педагога, а то и с обязанностями уборщицы. Действительно, кто, как не ты, лучше всего наведет порядок в твоем клубе!

К сожалению, перспективы такого внутреннего совмещения плачевны – несмотря на то что руководитель экономит значительные средства на зарплате необходимых сотрудников, детский клуб так долго не просуществует. Почему? Потому что кесарю кесарево. Каждый должен хорошо выполнять свои обязанности, а чтобы выполнять их хорошо, надо с головой погрузиться в работу. Как только руководитель клуба станет педагогом и будет вести занятия, он однозначно начнет задумываться: почему мамочка годовалого Пети не хочет включаться в занятие и сидит отстраненно; почему трехлетняя Алина никак не реагирует на призывы игрушек выполнить увлекательное задание; почему няня Егора так грубо обращается с ребенком, и стоит ли об этом сказать маме? Сравните с другими проблемными вопросами: как изменить текст листовки на более эффективный; стоит ли проводить выездной мастер-класс в ближайшие выходные в доме культуры; какой открытый урок необходимо посетить на этой неделе и у кого; какова сумма выручки за последний месяц и от каких занятий она больше? Это непридуманные ситуации.

Приведу письмо руководителя детского клуба, который уже несколько месяцев работает и директором, и педагогом: «Софья, добрый день! У меня в группе по чтению возраст пять-шесть лет, есть двое деток, которым слишком просто и легко дается выполнение заданий, даже тех, которые в конспектах предлагаются для разных уровней подготовки. Они быстро их выполняют, и им уже неинтересно сидеть и смотреть, как другие стараются читать или писать, чтение слогов с лету получается. Возраст деток уже 5,7 и 5,9. Может, их в группу к старшим деткам (шестилеткам) перевести по чтению?» К чьей компетенции относится этот вопрос – педагога или руководителя? Конечно, педагога.

На самом деле и педагогические, и управленческие вопросы одинаково важны. Нельзя махнуть рукой на одни, чтобы решать другие. И ответственные руководители это понимают, пытаясь полноценно разобраться с текущими задачами, которые валятся на них каждый день. Но это сделать невозможно по определению. На самом деле педагогические вопросы будут отвлекать от управленческих дел, потому что проблемы педагогической практики обычно всегда животрепещущие, их сложно отложить на потом, а текст листовки, мастер-классы, посещение уроков могут и подождать.

Так руководитель детского клуба постепенно становится «человеком-оркестром», исполняющим обязанности в рамках сразу нескольких должностей, и так же постепенно превращается в загнанную лошадь.

Поэтому примите за аксиому, что вы не будете совмещать ряд должностей. Вы – только руководитель детского клуба. У вас очень много задач, и их нужно решить вовремя и профессионально. Кроме того, есть масса вопросов, которыми должны заниматься именно подчиненные.

Только умелое делегирование полномочий и распределение обязанностей снизит непомерную нагрузку, лежащую на плечах руководителя детского клуба, и высвободит время для решения более масштабных задач. Но дело не только в экономии времени директора. Грамотное распределение обязанностей в коллективе позволит детскому клубу полноценно, бесперебойно и эффективно функционировать, а также приносить прибыль.

Понятия «распределение обязанностей» и «делегирование» означают разные вещи. Распределение обязанностей предполагает контроль руководителя за выполнением подчиненными своих функций и данных им поручений. Делегирование подразумевает большую степень самостоятельного выполнения тех или иных функций, самоконтроль со стороны подчиненных и малую степень контроля со стороны директора.

Задача руководителя детского клуба – сначала распределить обязанности, а затем постепенно переходить к их делегированию. Прежде всего нужно определить те функции, которые должны выполнять ваши сотрудники. Замечу, что у каждого члена коллектива есть свои должностные обязанности. Например, в должностной инструкции педагога указано, что он проводит занятие, наводит порядок в рабочей комнате после занятий, затачивает карандаши и т. д. Но, помимо задач в рамках функциональных обязанностей каждого из сотрудников, детскому клубу приходится выполнять массу других вещей: подбирать идеи для мастер-классов, проводить мастер-классы, выездные выступления, праздники на территории клуба, осуществлять подготовку ко всем этим мероприятиям, закупать расходные материалы и т. д. Можно, конечно, сразу прописать все обязанности в должностных инструкциях, но толку от этого не будет. Невозможно ведь, чтобы все педагоги сразу были ответственны за проведение празднования Нового года. Ответственным должен быть кто-то один. Поэтому делегируют те обязанности, которые не оговорены в должностных инструкциях.

Но сначала составьте перечень распределяемых задач.

Например:

кварцевание помещения;

украшение помещения к празднику и дню рождения;

поиск идей для проведения мастер-класса;

проведение мастер-класса;

подготовка к выездному выступлению;

закупка расходных материалов;

оценка чистоты помещения и методических пособий;

подготовка внутренних объявлений в клубе;

заполнение журнала по охране труда;

уход за цветами и т. д.

После того как определен круг задач, нужно их еще раз проанализировать. Все они очень разноплановые. Часть требует явно творческого подхода (украшение помещения к празднику и дню рождения, проведение мастер-классов и т. д.), а часть – просто добросовестного исполнения.

Теперь присмотритесь к сотрудникам, которые обладают определенными личностными особенностями. Кто-то из подчиненных является увлекающимся творческим человеком, а кто-то – отличным исполнителем. Исходя из характеристик личности, а также других факторов (графика работы в клубе, семейных обстоятельств), вы распределяете обязанности между работниками. Обязательно наблюдайте за подчиненными, чтобы определить их возможности в выполнении поставленных задач. В случае если вы хотите делегировать обязанности, характеристики конкретного сотрудника наподобие «хороший работник», «исполнительная», «очень творческая» и т. д. не подходят. Объективные выводы делаются только на основании того, выполняет сотрудник задания или нет, а также задания какой сложности он способен выполнить самостоятельно.