Татьяна Телегина - Тайм-менеджмент. Полный курс

• Название: Тайм-менеджмент. Полный курс
• Автор: Татьяна Телегина
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2012
• ISBN: 978-5-9614-2813-1

Время – это основной ресурс каждого человека, и от того, как мы относимся к каждому часу и минуте своей жизни, во многом зависит наша судьба. Тайм-менеджмент, или наука управления временем, предлагает всевозможные техники и приемы, позволяющие беречь драгоценное время, распределять его более рационально и благодаря этому быстрее достигать своих целей. В книге описаны способы эффективного планирования времени на личном, командном и корпоративном уровнях, а также методы и правила достижения личной эффективности путем самомотивации и расстановки приоритетов. Вы сможете изучить понятия, суть, задачи техник тайм-менеджмента, чтобы затем применять их на практике.

---

Письменно опишите каждое из этих семи дел. Отбросьте лишнюю скромность и запишите очень точно, что вы тогда сделали, чего добились и что доставило вам такую радость. Опишите также, что вы чувствуете сейчас, когда вспоминаете это.

Проанализируйте, о чем вам говорят эти истории. Вспоминая их, осознайте, что на самом деле для вас важно и что приносит вам ощущение счастья.

Глава 2 Хронометраж как персональная система учета времени

Уважайте текущий час и сегодняшний день! Уважайте каждую отдельную минуту, ибо умрет она и никогда не повторится.

Я. Корчак

2.1. Время как невосполнимый ресурс

Единственный ресурс, которым обладают все люди без исключения, – время. Перед ним все равны: банкиры и домохозяйки, студенты и менеджеры. Каждому отпущено 24 часа в сутки. Разница только в том, как это время используется.

Многие умные, талантливые люди так и не реализовали свои проекты и идеи, ничего не добились в жизни по одной простой причине: они не умели рационально использовать имеющееся в их распоряжении время. Успешный человек – это человек, умеющий распоряжаться временем. Успешен тот, кто успевает. Успевать – значит делать вовремя, а то, «что сделано несвоевременно, сделано понапрасну» (Ф. Бэкон).

Каждый из вас может назвать успешных, высокоорганизованных, эффективных людей, многое успевающих и достигших значительных результатов. Одним из них был Бенджамин Франклин.

Бенджамин Франклин – известный американский ученый, изобретатель, писатель, философ и государственный деятель. В течение 20 лет Франклин издавал «Пенсильванскую газету» и почти 30 лет – литературный журнал «Альманах бедного Ричарда». Он открыл первую в США публичную библиотеку, создал Американское философское общество и основал Пенсильванский университет. Заинтересовавшись физикой, Франклин самостоятельно прошел путь ученого с мировым именем, сделал важнейшие открытия в области электричества и обосновал теорию кораблестроения. Кроме того, Франклин – один из наиболее видных политических деятелей Америки. Он был одним из авторов Декларации независимости США, и под ней стоит его подпись. Чтобы успевать заниматься всеми этими делами сразу, Франклин изобрел свою систему управления временем, которая позволила ему действовать в несколько раз эффективнее обычного человека.

Эту систему можно представить в виде пирамиды (рис. 2.1).

Фундаментом этой пирамиды служат жизненные ценности человека, а вершиной – ежедневные планы, дела и задачи. Все ступени пирамиды взаимосвязаны между собой и влияют друг на друга. По мере подъема человека к вершине стоящая перед ним глобальная задача дробится на подзадачи, которые в свою очередь делятся на еще более мелкие части. Процесс применения этой системы похож на строительство пирамиды, а материалом для ее возведения служит время (годы, дни, часы).

При этом нужно помнить, что это ресурс невосполнимый. Украденный час, в отличие от денег, вам никто не вернет.

Все у нас, о Луцилий, чужое, одно лишь время – наша собственность. Только время, ускользающее и текучее, дала нам во владение природа, но и его кто хочет, тот и отнимет.

Сенека

Что же отнимает наше время? Куда утекают драгоценные минуты, складываясь в часы, дни, годы?

Создание персональной системы учета времени позволяет оптимизировать его непродуктивные расходы на различные процессы деятельности. Для этого необходимо не только иметь представление о ресурсах времени, но и знать, какие действия отнимают время, являются его поглотителями. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

2.2. Поглотители времени. Способы минимизации неэффективных расходов времени

В процессе работы человек часто отвлекается от основного занятия на другие дела. Таким образом происходит поглощение времени.

Менеджера, работающего в офисе, отрывают от дела в среднем один раз в восемь минут. Из-за этого только на мелкие отвлечения уходит до двух часов в день. Только представьте: два часа в день пропадают безвозвратно!

А сколько бесценного времени тратится на просмотр электронной почты, телефонные звонки, обсуждение разных вопросов? Все эти факторы могут быть отнесены к поглотителям времени (рис. 2.2а).

Однако при объединении работы в блоке происходит минимизация переключений исполнителя, за счет чего высвобождается дополнительный ресурс времени (рис. 2.2б).

Растраты времени выражаются в самой разнообразной форме. Работа систематически не начинается вовремя. Рабочие уходят со службы до гудка. Назначенные собрания и совещания открываются на час-полтора позже срока. Мы наблюдаем бесконечные ожидания, бездейственные, раздражающие…

Часть этих растрат времени объясняется тем, что все происходит не вовремя: опоздал служащий, не пришел к сроку докладчик, задержался кассир… Чаще всего растрата времени в очередях и ожиданиях зависит от неправильности самой системы. Здесь борьба за время сталкивается с основными организационными проблемами.

Докладчик опоздал, потому что на него возложено множество различных заданий, – беда в совместительстве.

Очереди в финотделе объясняются неправильной системой распределения работы.

Невозможность скоро добиться справки связана с доисторическим хаосом нашего делопроизводства, ценящего не суть дела, а лишь исходящий номер.

П. Керженцев. Борьба за время

Поглотители времени – неэффективно организованные процессы, ведущие к его потерям.

Человек может принимать в этих процессах активное или пассивное участие.

Вот примерный список поглотителей времени, расхищающих ценный строительный материал нашей жизни. Прочитайте его внимательно. Где-то среди пунктов этого списка может отыскаться и та причина, по которой вам иногда так отчаянно не хватает времени.

Поглотители времени:

1. нечеткая постановка цели;

2. отсутствие приоритетов в делах;

3. попытки слишком много сделать за один раз;

4. отсутствие представления о предстоящих задачах;

5. плохое планирование дня;

6. заваленный письменный стол;

7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы;

8. дорога;

9. недостаток мотивации;

10. телефонные звонки, отрывающие от дела;

11. поиски записей, адресов, телефонов;

12. недостаток кооперации;

13. незапланированные посетители;

14. неспособность сказать «нет»;

15. неполная или запоздалая информация;

16. отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на кофе);

17. неумение довести дело до конца;

18. отвлечение на внешние факторы;

19. затяжные совещания, собрания;

20. недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам;

21. телевизор, просмотр видео– и DVD-фильмов;

22. болтовня на частные темы;

23. излишняя коммуникабельность;

24. чрезмерное количество деловых записей;

25. синдром откладывания;

26. желание знать все факты;

27. длительное ожидание (очереди);

28. спешка, нетерпение;

29. слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие);

30. недостаточный контроль за делегированием;

31. нечеткая обратная связь или ее отсутствие.

Особенность поглотителей времени в том, что они различны для разных людей. У каждого есть свой индивидуальный «джентльменский» набор любимых поглотителей – таких милых и безобидных до того момента, пока мы не подсчитаем, во что обходится их содержание.

Времени не хватает всем, даже бездельникам. Даже тем, кто забивает «козла» или часами подряд смотрит телевизор.

Вместе с тем никто серьезно не учитывает расход времени. О зарплате за прошлый год мы можем сказать с точностью до рубля. Но кто может сказать, сколько часов в прошлом году он потратил на творческую работу, на чтение, а сколько часов было потеряно и почему, сколько часов «съели» телевизор, дорога?[16]

Оптимизация расходов времени. Борьба с поглотителями

Рассмотрим организацию деятельности по минимизации расходов времени на примере одного из самых часто упоминаемых поглотителей – времени, затрачиваемого на дорогу. Как часто бывает обидно тратить на то, чтобы добраться до нужного места, полтора-два часа, когда решение самого вопроса, ради которого приехал, занимает от трех до пяти минут. Расходы времени несоотносимые, как бы мы себя ни убеждали в важности и необходимости этой поездки: ради трех-пяти минут результативного действия теряются безвозвратно полтора-два часа. Можно ли оптимизировать эти расходы, сделать путь из одного пункта в другой максимально полезным? Один из вариантов решения этой проблемы, позволяющий осуществить перемещение и эффективно использовать время на дорогу, строится на применении простых правил: