Татьяна Телегина - Тайм-менеджмент. Полный курс

• Название: Тайм-менеджмент. Полный курс
• Автор: Татьяна Телегина
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2012
• ISBN: 978-5-9614-2813-1

Время – это основной ресурс каждого человека, и от того, как мы относимся к каждому часу и минуте своей жизни, во многом зависит наша судьба. Тайм-менеджмент, или наука управления временем, предлагает всевозможные техники и приемы, позволяющие беречь драгоценное время, распределять его более рационально и благодаря этому быстрее достигать своих целей. В книге описаны способы эффективного планирования времени на личном, командном и корпоративном уровнях, а также методы и правила достижения личной эффективности путем самомотивации и расстановки приоритетов. Вы сможете изучить понятия, суть, задачи техник тайм-менеджмента, чтобы затем применять их на практике.

---

Таблица 2.5. Переформулирование целей в показатели

Шаг 3. Отслеживание в динамике осуществляем с помощью графика. Для этого используем таблицу с данными, полученными в процессе ведения хронометража, и выбранные нами показатели. На основании этих данных строим график (рис. 2.3), позволяющий наглядно увидеть динамику происходящих изменений.

С помощью данного графика отслеживается динамика такого показателя, как «время, затраченное на просмотр телевизора», отнесенного к разряду поглотителей. На графике наглядно представлено, что если в первый день на просмотр телепередач ушло два часа, то к концу первой недели ведения хронометража – 45 мин. Таким образом, количество высвобожденного резерва времени составило 1 ч. 15 мин.

Аналогичным образом отслеживается динамика любого из показателей. Для большей наглядности можно совмещать на одном графике два из них.

Отслеживание поглотителя и важного, нужного дела, на которое не хватает времени Возьмем в качестве примера тот же самый поглотитель, как в предыдущем случае, а в качестве второго показателя выберем время, которое каждый день уделяется изучению английского языка. Теперь наш график будет выглядеть следующим образом (рис. 2.4). На рис. 2.4 видно, что если в первые дни на изучение английского языка было затрачено менее 20 мин., а на просмотр телевизионных программ – 80–120 мин., то к концу недели показатели изменились. Время на поглотитель сократилось до 45 мин., а высвобожденные резервы времени (1 ч. 15 мин.) были использованы для изучения английского языка.

Техника сокращенного хронометража

Она применяется в том случае, когда у вас уже сформировалось внутреннее «чувство времени» и выработалась устойчивая привычка вести его учет. При сокращенном варианте ведения хронометража нет необходимости учитывать затраты времени на все ежедневные дела и задачи. Учет ведется только по определенным показателям (от одного до трех) в течение периода, необходимого для их изменения до желаемого результата. При этом все шаги ведения хронометража остаются неизменными.

Метод простой письменной фиксации и фокусировки сознания на проблеме, лежащий в основе хронометража, хорошо известен в психологии. Один из принципов работы с проблемными ситуациями гласит: «Если хочешь, чтобы проблема была решена, – нарисуй ее и просто фиксируй все, что с ней происходит». Особенность человеческой психики такова, что, как только мы фокусируем на чем-либо свое внимание, ситуация сама начинает меняться в желаемую сторону. При этом важным условием положительного результата является регулярность: нужно отслеживать изменения до тех пор, пока желаемое состояние не будет достигнуто. Это же правило относится и к технике хронометража. Мы не пытаемся ничего насильно изменить. Мы просто фиксируем и наблюдаем, не прилагая никаких усилий к изменению ситуации. Самое главное здесь – не торопиться, и результат будет достигнут. Вот что рассказал о своем опыте ведения хронометража в статье «О системе Любищева» Г. С. Альтшуллер[25].

Я вел учет времени (он даже в деталях совпадал с той формой, которой придерживался Любищев) 15 лет – по 1956 г. В том числе – 4,5 года на Севере. В хорошие годы выходило по 12–13 ч. в сутки, это очень много. На Севере в среднем по 7 ч. в день, и это было несоизмеримо труднее обычных 12–13 ч. После этого я не могу с сочувствием слушать разговоры о нехватке времени. Перестал я вести учет, когда увидел, что уже не надо записывать, я просто чувствую движение времени – выработалось такое качество. Знаю, сколько «стоит» та или иная работа. Чувствую полезную загруженность времени, и если она мала, это воспринимается как состояние физического дискомфорта.

2.4. Анализ личной эффективности. Классификация расходов времени

На основе данных, полученных с помощью хронометража, можно продумывать и выстраивать систему мер по устранению потерь времени и, следовательно, повышать свою личную эффективность.

Отмечать принадлежность конкретного дела к той или иной категории можно непосредственно при записи этого дела в течение дня, но, как правило, бывает удобнее отложить такой анализ на вечер, выделив специальное время для просмотра дневных записей.

При этом можно пользоваться электронными таблицами MS Excel для автоматического вычисления показателей и отслеживания их динамики за несколько дней. Анализируя ход дня, напротив каждого дела вы отмечаете буквами, галочками или карандашами разного цвета его принадлежность к тому или иному классу. Рядом можно добавлять свои комментарии. Здесь необходима личная включенность: каждая запись должна наводить на мысли о способах повышения эффективности, о том, какие меры можно предпринять для устранения временных потерь. Рассмотрим подробнее некоторые критерии классификации расходов времени.

Показатели, отражающие расходы времени на работы заданного типа

Сначала мы должны определить, какие параметры выполнения работ нам хотелось бы отследить, и сгруппировать их по определенным общим признакам.

Одна из самых древних классификаций такого рода была предложена древнеримским философом Луцием Сенекой, советовавшим делить время на:

• хорошо потраченное;

• дурно потраченное;

• потраченное на безделье.

С. В. Козловский[26] предлагает делить работы на следующие типы:

• основные (затраты времени на них хотелось бы увеличить);

• навязанные (затраты хотелось бы уменьшить);

• нейтральные (затраты хотелось бы сохранить неизменными).

Подобную классификацию можно применить к совершенно различным вопросам, на которые вы хотели бы получить ответы с помощью анализа.

Вы хотите отследить расходы времени на написание дипломной работы. Тогда классификация будет выглядеть так: «дело (задача, работа) относится/не относится к дипломному проекту». Другой пример такого показателя связан с поглотителями времени и может выглядеть так: «дело (задача, работа) относится/не относится к поглотителю “дорога”». Во всех случаях вы выделяете некий интересующий вас тип расходов времени и начинаете фиксировать соответствующий ему показатель. При этом уместно применить технику сокращенного хронометража[27].

Показатели качества для всех типов классификации формируются одним и тем же способом: суммируются все затраты времени по соответствующей категории (например, все «основные» затраты времени, которые относятся к дипломному проекту), что дает абсолютный показатель. Если эту сумму поделить на время «брутто», получится относительный показатель (например, доля расходов времени на дипломную работу в общей структуре расходов). И те и другие показатели дают максимум информации при отслеживании их в динамике. Например, как изменялась в течение недели длительность ежедневного изучения иностранного языка после введения правил: «Выучивать в день по 10 новых слов» и «Никакого телевизора, пока не сделаю три упражнения на грамматическое правило».

Абсолютные показатели удобны для решения задач максимизации или минимизации – например, расходы времени на бесполезные телефонные разговоры хотелось бы свести к нулю. Относительные показатели оптимальны для решения задач гармонизации – например, на проекты А и Б хотелось бы уделять по крайней мере по 20 % всего рабочего времени, а на проект В – хотя бы 10 %. Для того же могут служить и усредненные за период абсолютные показатели; например, «В течение этой недели в среднем за сутки 8 ч. 20 мин. тратилось на сон» – более компактный и полезный показатель, чем выстроенные в ряд семь абсолютных показателей длительности сна, из которых он получен.

Показатели, отражающие качество организации труда

Самые важные аспекты, отличающие ваш подход к управлению собственным временем, могут быть выражены в ответах на четыре вопроса:

1. Была ли необходимость выполнять работу самому?

2. Были ли оправданны затраты времени?

3. Было ли целесообразным выполнение работы?

4. Был ли сознательно определен временнόй интервал для выполнения работы?

Затем на основе этих аспектов можно сформулировать соответствующие критерии:

1. делегирование;

2. техника личной работы;

3. целеполагание, самоорганизация;

4. планирование.

Для каждого критерия формируется относительный показатель (доля расходов времени в общей структуре расходов).

Данный способ оценки был предложен директором Института рационального использования времени в Гейдельберге Лотаром Зайвертом, который считает, что необходимо обращать внимание на те показатели, которые превышают 10 %, и вносить изменения в организацию соответствующего направления в системе личной работы.