Лина Риннэ - Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

• Название: Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания
• Автор: Лина Риннэ
• Жанр: Самосовершенствование
• Год: 2016
• ISBN: 978-5-9614-4254-0

Каждый день вы принимаете огромное количество решений, отвечаете на поток писем, звонков, делаете отчеты, стараетесь соблюдать дедлайны. Вам кажется, что вы работаете продуктивно. Но к концу дня вы выжаты как лимон, и сил на свои личные задачи, развлечения, общение с близкими у вас уже нет. Авторы этой книги, специалисты по управлению временем компании FranklinCovey, считают, что высокая занятость отнюдь не показатель вашей выдающейся эффективности. Они разработали свою матрицу управления временем, которая поможет вам не только справляться с огромным потоком дел, но и жить полноценной жизнью, реализовывать свои таланты, делать так, чтобы работа приносила удовольствие. Для этого необходимо научиться управлять решениями, вниманием и своей энергией. Пять правил, описываемые авторами, помогают овладеть нужными навыками. Они опробованы тысячи раз на практике в самых разных условиях и прекрасно зарекомендовали себя.

---

Естественной функцией центров удовольствия нашего мозга является вознаграждение за занятие чем-то полезным и продуктивным. Именно для этого они и существуют. Впрочем, они работают должным образом только под руководством логического мозга. Это логический мозг помогает определять, что действительно заслуживает нашего внимания и сил. Когда мы не пользуемся логическим мозгом для принятия решений, реактивный мозг быстро приводит нас в такие места, где не создается никакой ценности и даже наносится ущерб.

Доверяясь реактивному мозгу, мы делаем вещи, которые уводят от высокой эффективности квадрата 2, и дрейфуем в квадраты 1, 3 и 4.

Какие действия ведут в квадрат 1 или 3

Пристрастие к срочным делам быстро и незаметно приводит нас в квадрат 1 или 3. Нередко это проявляется таким образом:

• Мы говорим: «Лучше всего я работаю в стрессовой ситуации!» В действительности это заявление о том, что для поддержания концентрации нам требуется адреналин, иначе ничего не получается. Поскольку такой образ мышления ведет к зависимости от внешнего давления, которое замещает внутреннюю мотивацию, у нас появляется склонность работать в псевдоавральном режиме под угрозой срыва сроков работ, получая дозу соответствующего нейромедиатора.

Проблема в том, что в действительности мы редко достигаем наилучших результатов в стрессовой ситуации. Мы можем упорно работать и в конечном итоге выполнить работу. Но под угрозой срыва сроков качество мышления, необходимое для получения выдающихся результатов, зачастую недостижимо. Альтернатива – научиться естественным образом и сознательно концентрировать внимание, когда в распоряжении еще достаточно времени.

Задумайтесь над этим. Часто ли вы говорите, что лучше всего работаете в условиях стресса? Почему вы так говорите? Как это влияет на вашу жизнь и качество результатов?

• Мы откладываем выполнение работы. Откладывание в долгий ящик – еще один распространенный рукотворный поглотитель времени из квадрата 2. Иногда мы откладываем работу из-за недостатка внутренней мотивации и дожидаемся крайнего срока. Бывает, что работа откладывается из-за боязни неудачи или незнания, с чего начать. И мы ждем, когда появится более сильный страх сорвать сроки или нарваться на неприятности, который заставит действовать. Иногда мы на годы и десятилетия откладываем заботу о важных вещах (таких как здоровье или занятия спортом), пока не возникнет реальная проблема, заставляющая изменить подход.

Если вы проживаете в США, то когда платите налоги? У вас могут быть благие намерения сдать декларацию заранее – 15 февраля. Это важное дело, но не срочное – прекрасный пример деятельности из квадрата 2. Статистика, однако, показывает, что почти половина налогоплательщиков (41 %) дотягивает до четырех недель перед последним сроком подачи деклараций, а 27 % ждут, пока до последнего срока подачи деклараций не останется две недели. Немало таких, кто фактически ждет до последнего дня, а потом стоит в очереди в почтовом отделении до полуночи 14 апреля!

Если вы откладываете дела, то берете нормальную задачу из квадрата 2 и превращаете ее в полномасштабную критическую ситуацию из квадрата 1. Вы собственными руками раздуваете квадрат 1 больше необходимого, создаете ненужные стрессы и лишаете себя спокойного сна.

Задумайтесь над этим. Откладываете ли вы важные вещи до последнего? Это сознательный выбор или неосознанное избегание дел? Как это влияет на качество ваших результатов? Настраиваясь на действие, пока дело еще находится в квадрате 2, и вы повысите качество результатов и сократите масштабы крайне трудных задач из квадрата 1.

• Мы становимся добровольными помощниками. Иногда в стремлении помогать другим мы формируем у людей зависимость от поддержки и заставляем их каждый раз просить сделать за них то, что они должны делать сами. Такое поведение приводит нас прямиком в квадрат 3.

Представим, что в офисе новые корпоративные стандарты выкладываются на общий сетевой диск. Допустим, они нужны Бобу, но он не знает, где их взять. Ему известно, что Стив хорошо ориентируется в сети, поэтому он идет к нему и спрашивает, как найти стандарты. «Они лежат на общем диске, – отвечает Стив и, поскольку не хочет заморачиваться, добавляет: – Я отправлю тебе ссылку по электронной почте». «Отлично», – говорит Боб и возвращается на свое место. По дороге его останавливает Джанет и спрашивает, знает ли он, как найти новые стандарты. Боб отвечает Джанет: «Конечно! Они где-то на общем диске, но проще спросить у Стива. Он пришлет тебе путь к файлу по электронке». Очень скоро Стив становится авторитетом, к которому все обращаются, если надо найти что-нибудь на общем диске.

Теперь представим, что Стиву эта ситуация нравится. Она позволяет чувствовать собственную полезность и значимость (приводит к выбросу дофамина!). Но в итоге значительная часть его времени начинает уходить на то, что другие должны делать сами. Но главное – это то, что данное занятие отнимает время, предназначенное для эффективного выполнения его собственной работы.

Мы не хотим сказать, что помогать другим или быть активным членом команды – плохо, но, выполняя что-то за других, вы порождаете в людях слабость и зависимость. Лучше, если бы Стив сказал: «Они на общем диске, в папке под названием "Внутренние нормативные документы"». И все. При возникновении у Боба проблем с поиском Стив может сказать: «Давай я покажу тебе, как их найти, чтобы ты мог это запросто сделать в следующий раз». Это позволит Стиву не брать на себя лишних забот и не попасть в квадрат 3.

Задумайтесь над этим. Случалось ли вам помогать другим, когда этого не следовало делать? Почему вы так поступали? Можно ли профессионально и тактично помогать другим научиться самим удовлетворять собственные потребности? Пока вы помогаете им, какие дела из квадрата 2 начинают перемещаться в квадрат 1?

• Мы боимся сказать «нет». Иногда мы оказываемся в квадрате 3 или 1 потому, что нам трудно отказать другим, даже если это было бы правильно. Возможно, это происходит из-за боязни показаться слабым или некомпетентным или из-за желания угодить кому-то. Причиной может быть боязнь изоляции, желание избежать конфликта или простая нехватка ментальной энергии для последующих объяснений. Какой бы ни была причина, эти чувства и эмоции возникают в реактивном мозге.

Наверняка вам встречались люди, которые так сильно хотели поладить с другими или избежать конфликта, что соглашались почти на все. Это касалось и множества мелких отвлекающих факторов, которые наполняли их жизнь, и крупных проектов, в которые не следовало влезать. Те, кто слишком стремится потрафить кому-то или избежать конфликта, могут переоценивать свои способности. По иронии судьбы это нередко ведет к еще большему разочарованию или конфликту.

Еще хуже, когда эти люди работают на руководящих должностях. Они могут бросать целые коллективы на реализацию непродуманных проектов из квадрата 3, которые отнимают время, но мало что дают в плане значимых результатов.

Отказывать без риска увольнения и попадания в чей-нибудь черный список намного легче, если сначала навести порядок в собственном доме. Держите календарь на виду или под рукой, чтобы использовать его в качестве навигатора в течение дня при принятии решений о том, чему посвятить свое время и энергию. Тогда, если вам придется отказывать кому-либо, попробуйте сказать следующее:

– Сейчас у меня очень важное дело, но я освобожусь часа через два. Приходите попозже.

– Я всегда готов помочь, но сегодня вечером у меня с супругой / лучшим другом очень важное мероприятие, давайте поищем другое время для этой задачи.

– На мой взгляд, я совсем не нужен на этом заседании. Ничего, если я вычеркну его из своего графика?

– Давайте внесем ясность в нашу электронную переписку и обмен сообщениями. Мне просто хотелось бы знать, чего от меня ждут, когда присылают письма и СМС ночью. Уверяю, что отвечу на них утром сразу же. Вы не возражаете?

– Да, раньше я участвовал в таких проектах, но, возможно, это не лучшее мое применение, а кроме того, они мешают мне концентрироваться на других приоритетных задачах. Давайте посмотрим, как использовать мое время наиболее эффективно.

Эти примеры не обязательно в вашем стиле и могут не подходить к конкретной ситуации, однако не повредят при случае. Можно даже заранее попрактиковаться в их использовании, чтобы чувствовать себя увереннее, когда наступит момент. Главное – не стесняйтесь вежливо, но твердо отвергать ненужные дела из квадратов 1 и 3, отвлекающие от того, что более всего влияет на результаты.

Посмотрим правде в глаза. Время от времени приходится заниматься делами из квадрата 1 или из квадрата 3 просто потому, что так сказал босс. Выполняя их, вы должны понимать, что начальство не просыпается утром с готовым планом отвлечения вас от прямых обязанностей – у него тоже бывают цейтноты. Скорее всего, оно видит в вас способного и компетентного специалиста, которому можно доверить дело. Хотя это хорошо и внушает оптимизм, попробуйте разговаривать уверенно, профессионально и уважительно, и, глядишь, часть дел из квадратов 1 и 3 минует вас. Попутно вы поможете коллегам более осознанно смотреть на то, что они делают, и какой вклад вносят (или не вносят) в реальный результат. От такого подхода выигрывают все!