Лина Риннэ - Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

• Название: Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания
• Автор: Лина Риннэ
• Жанр: Самосовершенствование
• Год: 2016
• ISBN: 978-5-9614-4254-0

Каждый день вы принимаете огромное количество решений, отвечаете на поток писем, звонков, делаете отчеты, стараетесь соблюдать дедлайны. Вам кажется, что вы работаете продуктивно. Но к концу дня вы выжаты как лимон, и сил на свои личные задачи, развлечения, общение с близкими у вас уже нет. Авторы этой книги, специалисты по управлению временем компании FranklinCovey, считают, что высокая занятость отнюдь не показатель вашей выдающейся эффективности. Они разработали свою матрицу управления временем, которая поможет вам не только справляться с огромным потоком дел, но и жить полноценной жизнью, реализовывать свои таланты, делать так, чтобы работа приносила удовольствие. Для этого необходимо научиться управлять решениями, вниманием и своей энергией. Пять правил, описываемые авторами, помогают овладеть нужными навыками. Они опробованы тысячи раз на практике в самых разных условиях и прекрасно зарекомендовали себя.

---

Задумайтесь над этим. Способны ли вы сказать «нет», когда нужно? Не наполняете ли вы свою работу и жизнь делами из квадрата 3 во избежание конфликтов в ущерб более важным вещам?

Это лишь наиболее накатанные дороги в квадраты 1 и 3. Помните, что, независимо от причины попадания туда – получение удовольствия, страх, стресс или стремление уйти от конфликта, – все дело в выделении химического стимулятора в реактивном мозге. Если мы не будем действовать сознательно и рационально, то скатимся к получению кратковременного химического удовольствия и уйдем от важнейших приоритетов квадрата 2.

В квадрате 2 мы тоже получаем химическое поощрение, но оно связано с долгоиграющим удовлетворением от реального вклада и достижений.

Наш опыт показывает, что квадрат 3 – лучшее место, где можно сэкономить драгоценные время, внимание и энергию и направить их на дела из квадрата 2.

Задумайтесь над этим. Что можно делать иначе уже сегодня, чтобы сократить время пребывания в квадрате 3?

А как насчет квадрата 4?

Причины попадания в квадрат 4 обычно противоположны тем, что приводят в квадраты 1 и 3. Иногда мы так устаем от срочных дел, что нам нужно встряхнуться и восстановить силы. В поисках легких путей получения дофамина, которые не требуют много энергии, но временно улучшают настроение, мы принимаемся за бесполезную деятельность из квадрата 4.

Проясним один момент. Реальное восстановление сил – очень важная и, как мы уже говорили, жизненно необходимая деятельность из квадрата 2. Однако то, что помогает восстановить силы одному человеку, вовсе не обязательно помогает сделать это другому. Например, многие вещи, которые кажутся пустой тратой времени, – компьютерные игры, социальные медиа, просмотр телепередач и т. д. – вполне могут служить средством восстановления сил для некоторых людей. Поэтому было бы неправильно сваливать их в одну кучу и называть поглотителями времени.

Не менее чем сами дела важны причины, по которым вы ими занимаетесь, а также продолжительность конкретного занятия. Если потерять бдительность, то мероприятие, начинающееся в квадрате 2 как отдых, быстро превращается в дело из квадрата 4.

Одна женщина рассказывала, что как-то раз возвратилась домой совершенно вымотанной после разъездов на протяжении нескольких недель. В субботу утром она встала позже обычного и переместилась на диван, чтобы посмотреть одно из своих любимых телевизионных шоу. Обычно просмотра одной или двух серий ей хватало, чтобы прийти в себя, но в тот день она чувствовала такое опустошение, что позволила себе не вставать и смотреть одну серию за другой, забыв о домашних. (Неожиданно ей показалось, что любимая собака смотрит на нее, будто спрашивая: «Почему ты не обращаешь на меня внимания?» Это заставило спохватиться.)

Она прекрасно знала, что такое поведение – прямая дорога к испорченным отношениям. Знала, но позволила себе на время буквально застрять в квадрате 4. Это лишний раз подчерчивает значимость матрицы управления временем и поддержания баланса работы и личной жизни.

Матрица управления временем становится персональной системой учета и контроля. Вы сами решаете, в каком квадрате находитесь, поскольку это целиком определяется тем, что именно важно для вас. Так как же узнать, не скатились ли вы в квадрат 4? Ключом к этому является честный и глубокий самоанализ того, что вы делаете. Можно задать себе следующие вопросы:

• Это занятие действительно восстанавливает силы? Оно придает мне энергию или отнимает ее?

• Не застрял ли я на нем незаметно для себя?

• Это занятие помогает или мешает поддерживать важные взаимоотношения?

• Не слишком ли я увлекаюсь этим занятием?

• Не жертвую ли я более важными вещами, когда уделяю этому время?

Как попасть в квадрат 2: Алгоритм «Пауза – Прояснение – Решение»

Для перехода в квадрат 2 необходимо отключить реактивный мозг на время, достаточное для оценки предстоящего дела и принятия решения о том, стоит ли оно вашего внимания и энергии. Мы называем этот важнейший процесс алгоритмом «пауза – прояснение – решение».

Этот алгоритм применяется в момент осознанного выбора, стоит или не стоит делать что-либо. Алгоритм предполагает короткую остановку, чтобы задуматься: «Это действительно важно?» Этот простой процесс позволяет нам получить результат в любой ситуации.

Такая реакция непривычна для мозга. Как известно, мы запрограммированы мгновенно отвечать на то, что обращено к реактивному мозгу и приводит к выбросу дофамина. Однако именно способность остановиться перед тем, как действовать, делает нас людьми. Иначе мы до сих пор бегали бы в набедренных повязках, с опаской высматривая тигров.

Впрочем, беспокоиться не о чем, ведь вы действуете так постоянно. Это происходит, когда вы встаете утром и решаете, что съесть на завтрак, когда подъезжаете к перекрестку и решаете, куда повернуть. Мы принимаем тысячи решений, когда надо выбирать, и многие из них настолько привычны, что являются практически автоматическими. Теперь нужно научиться применять умение, которым вы так успешно пользуетесь в одних случаях, и в других областях.

Понимание идеи матрицы управления временем создает основу для дифференциации важного и неважного. Когда вы сталкиваетесь с чем-либо, задавайте себе вопрос: «К какому квадрату это относится?» Затем можно принимать решение, что делать.

Если нужно более детально проанализировать, к какому квадрату матрицы управления временем относится та или иная задача, то можно задать себе или другим такие вопросы:

• Когда это реально необходимо сделать?

• Как это повлияет на проект, над которым мы работаем?

• Есть ли другие ресурсы или методы, позволяющие сделать это?

• Как это соотносится с другими моими приоритетами?

Уточняющие вопросы включают логический мозг, повышающий способность дифференцировать задачи.

Конечно, алгоритм «пауза – прояснение – решение» работает лучше, когда в процессе участвуете не только вы. Хорошо, если в организации существует культура квадрата 2 и ваши коллеги постоянно пользуются алгоритмом, принимая задачи на себя или передавая их вам. Если же это не так, то вы можете сформировать культуру квадрата 2 в своем окружении на работе и даже дома.

Как создать свою культуру квадрата 2

У каждого есть определенная культура вертикальных и горизонтальных взаимоотношений, даже если речь идет только о вас и вашем боссе или о вас и вашем коллеге.

Чтобы сформировать культуру квадрата 2 в своем окружении, необходимо создать комплекс взаимоотношений на основе общей концепции (матрицы управления временем) и общего языка (квадраты 1, 2, 3, 4 и алгоритм «пауза – прояснение – решение»), которые позволят критически оценивать то, чем вы занимаетесь, и осознанно концентрировать внимание и энергию на наиболее важных вещах.

Вот как это делается:

1. Познакомьте окружающих с матрицей управления временем. Расскажите о ее пользе. Поговорите с боссом и коллегами, нарисуйте матрицу. Обсудите, какие задачи, проекты или прочие дела относятся к каждому квадрату. Осознание того, как много времени тратится на незначимые дела, может стать для них откровением. Научите пользоваться алгоритмом «пауза – прояснение – решение».

2. Разговаривайте на одном языке. Пользующиеся матрицей управления временем начинают говорить: «Эта задача из квадрата 1? Ею надо заняться прямо сейчас?», «А это из квадрата 3? Нужно ли вообще этим заниматься?», «Похоже, я в квадрате 4. Что сделать, чтобы выбраться отсюда?», «Эта задача имеет приоритет квадрата 2. На нее не надо жалеть времени».

Общий язык помогает понять, сколько усилий требует та или иная задача. Когда в электронной переписке появляются фразы типа «Это действительно задача из квадрата 1», знайте, что культура начинает меняться.

3. Совместно используйте алгоритм «пауза – прояснение – решение». Когда вы работаете с кем-то и пытаетесь понять, что делать, говорите примерно следующее: «Давайте на минутку остановимся и подумаем, что важнее всего, тогда станет ясно, на чем сосредоточиться». Когда вы реально отказываетесь от чего-то в пользу другого, такая модель поведения все больше укореняется во взаимоотношениях и становится культурной нормой.

При работе с людьми нужно находить удобные для вас подходы. Это может требовать определенной тренировки, но она того стоит.

Если вы босс

Если вы возглавляете группу, то должны помогать другим концентрироваться на самом важном. Эта ваша работа. К счастью, у вас есть все возможности воздействовать на культуру группы. Например, если вы потратите некоторое время на обучение подчиненных использованию матрицы управления временем и алгоритму «пауза – прояснение – решение» и дадите образцы уточняющих вопросов, релевантных для вашей группы, то заложите прочный фундамент для движения в направлении квадрата 2.