Юрий Волщуков - Успешный руководитель проекта

• Название: Успешный руководитель проекта
• Автор: Юрий Волщуков
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2017
• ISBN: 978-5-370-04101-3

Автор этой книги, Ю. Н. Волщуков, более 20 лет занимается управленческой деятельностью, разрабатывая системы автоматизации для различных российских и иностранных производственных и торговых предприятий. Научная и преподавательская работа позволяет ему максимально эффективно и понятно систематизировать опыт, вырабатывать практические подходы, регламенты, последовательность действий, оптимальные для руководства проектами. Личные успехи стали технологией, овладеть которой может каждый.

Эта книга необходима всем, кто:

– Только начинает карьеру руководителя фирмы, топ-менеджера или управленца.

– Имеет опыт в управлении, но хочет сократить сроки, затраты и количество сотрудников, необходимых для реализации проекта.

– Стремится увеличить количество бизнес-проектов в одной или нескольких сферах.

– Хочет больше отдыхать и меньше работать. Автоматизировать бизнес-процессы до уровня минимального вмешательства – только в особо сложных и ответственных точках контроля проектом.

---

И при этом руководитель проекта обязан сохранять паритет интересов и заказчика и исполнителя. Он должен быть своим для обеих сторон. Если при работе над проектом руководитель не добивается достижения результата, необходимого заказчику, то проект вряд ли будет успешным. Однако добиваться этого результата за счет «вечной» и бесплатной работы исполнителя также не удастся.

Вот в таком режиме руководитель проекта и работает. Именно умение достигать грамотного соответствия между настойчивостью движения к заданной цели и компромиссами интересов обоих сторон при соблюдении договорных отношений демонстрирует квалификацию руководителя проекта с большой буквы.

Старт проекта

Итак, с вами подписали договор или у вас на руках есть официальный документ (договор), где определены работы, итоговая цель, выделен бюджет, и вы готовы стартовать.

С чего же нужно начинать руководителю проекта? Быстро потратить деньги и «линять»? В этом случае вы больше никогда не будете работать, заниматься этим делом, у вас не будет хорошей репутации и про вас все забудут. Нужно понимать, что если вы хотите устойчивую репутацию как специалиста или как организации, то должны выполнять свои обязанности на 5+, именно тогда заказчик будет вас ценить, команда – уважать, и вы будете иметь хорошую репутацию на своем рынке.

Первым делом вы раскладываете пасьянс из бюджета, иерархического состава работ и команды проекта. По крайней мере, собираете предварительный состав команды, тех специалистов, кто помогал при «пресейле». Они знают тематику того вопроса, над которым работали.

Ваша задача на данный момент – увязать понимание технарей с составом работ и с планируемыми затратами по списку работ. Пока крупноблочно, по фазам, по разделам работ. Результатом для вас должна стать таблица с разделами работ, напротив которых вы должны наметить сроки для «дорожной карты» и суммы затрат по данному разделу. Еще раз подчеркну – это план, который ляжет в основу работы команды под вашим руководством.

Если у вас квалифицированная организация, значит, уже есть различные наработки в той области, которой вы занимаетесь.

Есть специалисты, которые являются профессионалами в своей предметной деятельности. Например, юрист подготовит договор, экономист выполнит расчет затрат, технарь сделает чертеж и выполнит технические расчеты. Вы, как руководитель проекта, занимаясь им целиком, должны понимать дело в комплексе. Но должны быть специалисты, которые являются экспертами по узким направлениям со стороны исполнителя и заказчика. Например, если вы занимаетесь разработкой веб-сайтов, то вы должны понимать все аспекты данной работы, но у вас должен быть дизайнер, ведущий разработчик и менеджер по работе с контентом.

После старта проекта вы должны сформировать команду окончательно, ту, которая будет работать в дальнейшем над этим проектом. Вам следует определить по направлениям всех специалистов, кто будет работать в группах. Провести внутреннее совещание, детализировать иерархический состав работ. Чем детальнее вы разобьете свой иерархический состав работ, тем точнее вы определите объемы работ на временной шкале проекта с помощью своих экспертов.

Следующий важный момент – после проведения внутренней работы вы должны согласовать с заказчиком время и место проведения «кик-оф митинга», то есть первичного совещания. Оно носит организационный, а не технический характер, здесь вы должны детализировать регламент своей работы с заказчиком.

Проведение установочной встречи (kickoff – встреча) – важнейший момент в работе с заказчиком. Как вы настроите общение, какие регламенты между собой выстроите, какой инструментарий запланируете использовать для совместного обмена мнениями по проекту. Все эти детали повлияют на эффективность и успешность выполнения проекта.

Организационная работа руководителя проекта

Организационная работа руководителя проекта – что это такое и почему мы акцентируем на этом внимание? Какие виды обеспечения должны быть подготовлены для того, чтобы любой проект был реализован?

Рассмотрим пример со строительством дома. Что нужно предусмотреть, чтобы этот проект был реализован? Во-первых, нужны проектные работы. Проект позволяет подготовить необходимую документацию, спецификации на материалы и оборудование, осуществить привязку проекта к конкретным условиям местности. Во-вторых, выполнить технические работы в соответствии с проектом: завезти цемент, замесить раствор и так далее. Но всю эту цепочку работ пронизывает и связывает воедино организационное обеспечение. Например, взяли вы каменщика, дали ему кирпич, положил он стену, кирпич закончился, и он ничего не делает. Кто должен был привезти кирпич? Каменщик? Маловероятно. Наверное, какой-то поставщик. А кто договаривался с поставщиком? Это как раз забота руководителя проекта – держать все ниточки в своих руках. Да, возможно, на небольшом проекте вы найдете каменщика, который сам все сделает. Но мы не рассматриваем проекты масштаба «сделать скамеечку».

Организационное обеспечение – важная составляющая, которой занимается руководитель проекта. Обязательно к «дорожной карте» прикладывайте перечень организационных мероприятий со списком документов, подтверждающих завершение и подтверждение промежуточных этапов работ.

По статистке, 30–40 % проектов являются неудачными. Признаком неудачного проекта является выход за границы времени, несоблюдение временных рамок, которые были отведены под данный проект, либо перерасходованный бюджет. При большом количестве участников возникает риск, что у одной группы еще есть работа, а у другой ее может уже не быть. Это возникает, например, из-за того, что вовремя не привезли кирпич, не сдали документацию. Получается, чтобы организационная работа успешно шла, вы должны на «дорожной карте» расставить «флажки», в какой момент и что у вас должно произойти, и стараться отслеживать все позиции. Так вы сможете отследить, что вы в тот или иной пункт пришли с заданными характеристиками.

И когда мы говорим, что в момент старта проекта необходимо провести встречу инициации проекта, на ней необходимо присутствие ключевого лица заказчика, принимающего решение и влияющего на своих специалистов.

Именно на этой встрече вы вместе с заказчиком уточняете, детализируете, определяете, за какие пункты ответственен исполнитель, за какие – заказчик.

Простой пример: вы делали фундамент. Заказчик должен посмотреть и оценить, все ли его устраивает. Далее, вы сделали крышу. Но вдруг заказчик говорит, что ему не нравится фундамент. Однако вы ведь крышу уже не открутите! Либо вы оставите этот домик себе, либо пойдете на поводу у заказчика из-за того, что изначально не согласовали промежуточные точки согласования. Эта работа организационная, здесь сложности начнутся не у команды, а у вас, как у руководителя проекта, так как вы не организовали должным образом приемо-сдаточные испытания.

«Дорожная карта», которую вы формируете на первоначальной (kick-off) встрече, должна быть просмотрена, подписана и утверждена. Должны быть определены вехи, на которых будут проверки. Когда вы дойдете до этой вехи и будет подписан протокол с заказчиком, вы можете быть уверены, что в дальнейшем заказчик не сможет отказаться от выполненной работы.

И заказчик, и исполнитель должны однозначно трактовать промежуточные результаты. Именно на «кик-оф митинге» вы должны договориться, в том числе, о том, как действовать, если вдруг появятся отклонения в реализации проекта.

Фазовый портрет проекта

Какие фазы следует выделять в проекте?

Мы выяснили, что весь проект делится на две большие части: на предварительную работу («пресейл») с заказчиком и на фазу выполнения самого проекта. Каждая часть делится на подразделы, чтобы в «дорожной карте» понимать, какой результат на каждом этапе получим.

В этом и заключается искусство: управлять, понимая промежуточные итоги. Важной составляющей управления является работа с «дорожной картой», с составом работ и с промежуточными итогами.

Попробуем описать, на какие фазы делится раздел, который называется «Реализация договора». Любой договор начинается с фазы инициации, когда вы вместе с заказчиком на основании предварительной предпродажной подготовки согласовали виды, объемы и суммы работ, подписали договор. У договора есть название, исполнитель, заказчик, сроки и бюджет. Это так называемая официальная часть вашей работы. После того как договор подписан, вы проводите первичное совещание «кик-оф митинг», на котором представляете заказчику «дорожную карту», иерархический состав работ, согласовываете участников проекта с обеих сторон и значимые вехи, по которым вместе будете следить за движением по проекту.