С. Кузнецов - Современные технологии документационного обеспечения управления

• Название: Современные технологии документационного обеспечения управления
• Автор: С. Кузнецов
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-9904630-4-2

В книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства с учётом использования автоматизированных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, организация электронного документооборота и хранение документов в электронной форме. Подробно рассмотрены законодательные, нормативные и правовые акты в области ДОУ Книга предназначена студентам вузов, обучающихся по специальности «Документоведение и архивоведение», широкому кругу специалистов – управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, работников делопроизводственных служб, секретарей-референтов. Также книга будет полезна для специалистов, организующих внедрение систем электронного документооборота.

---

Но для службы ДОУ ключевая статья данного Закона – это статья 11 «Документирование информации», устанавливающая единообразие в постановке делопроизводства. Данная статья предусматривает, что «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти». Другими словами, инструкции по делопроизводству и другие нормативно-методические документы, регламентирующие постановку делопроизводства в государственных организациях и органах местного самоуправления, должны соответствовать Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011).

Следовательно, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» распространил действие Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти на все государственные структуры, а не только на федеральные органы законодательной и исполнительной власти.

Кроме того, данный закон регламентирует вопросы работы с документами в электронной форме, уравнивая юридическую силу бумажного и электронного документа: «Электронный документ, электронное сообщение, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами».

Необходимо сразу отметить, что поскольку с принятием «Правил делопроизводства…» «Типовая инструкция по делопроизводству…», отличавшаяся гораздо большей детализацией делопроизводственных процедур по сравнению с Правилами, утратила силу, при подготовке инструкций по делопроизводству сотрудники служб ДОУ могут руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

В 2013 году в Закон было внесено понятие «единая система идентификации и аутентификации» (ст. 2), определено, что круг информационных систем, доступ к которым осуществляется с использованием единой системы идентификации и аутентификации, определяется Правительством РФ.

Также расширено понятие общедоступной информации (ст. 4), в которое было включено размещение информации, допускающей автоматизированную обработку. В значительной части изменения в законодательстве направлены на возможность прекращения доступа к информации, размещенной в открытом доступе в сети «Интернет» по требованию компетентных органов, решению суда и т. п., если информация содержит государственную тайну, нарушает права субъектов персональных данных. Также появились требования к государственным информационным системам, содержащим открытую информацию, обеспечивать размещение такой информации в сети «Интернет». Другими словами, если ваша организация попадает под действие Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (ред. от 07.06.2013), то используемая БД должна обеспечивать прямую публикацию необходимой информации из БД в сети «Интернет». Последние изменения в Законе связаны с внесением в него ст. 15.2, посвященной защите авторских прав на фильмы и видеоматериалы. Эти изменения могут иметь значение только для крупных корпораций, использующих системы дистанционного обучения с авторскими видеокурсами (лекциями). Также Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусматривает возможность обмена юридически значимыми электронными документами. В ст. 11 п. 3 Закона указано, что «В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами».

Таким образом, этот закон предусматривает возможность юридически значимого межведомственного электронного документооборота: «В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами».

Важно отметить, что в законе даются определения ключевых понятий: информация, информационные технологии, информационная система, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель информации, доступ к информации, конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации, электронное сообщение, документированная информация, оператор информационных систем. Это как раз именно те термины, которые нашли наибольшее распространение в автоматизированных технологиях ДОУ. Основное понятие, появившееся в Законе в 2010 году – это понятие электронного документа – документированной информации, представленной в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Специальные статьи посвящены принципам правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации. В них регулируется право доступа к информации, в том числе и ограничение доступа к информации, порядок распространения информации. Важнейшей является статья, посвященная государственному регулированию в сфере информационных технологий (ст. 12). Статья 16 посвящена защите информации.

Основной закон, обеспечивающий переход к электронным документам – Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Именно он регламентирует придание юридической силы документам в электронной форме. Последние изменения в этот закон вносились 02.07.2013.

С 1 июля 2013 года все организации, использующие цифровую подпись, работают только по этому закону, хотя закон и был принят еще в апреле 2011 года, но до 1 июля 2013 года он действовал наряду со старым Федеральным законом от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», что позволяло использовать старые технологии электронно-цифровой подписи в переходный период. Сейчас переходный период завершен, и юридическую силу имеют только документы, подписанные в соответствии с федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Под электронной подписью закон понимает информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Сравним это определение с определением электронной цифровой подписи.

В Федеральном законе 2002 года «Об электронной цифровой подписи», электронная цифровая подпись определялась как «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».

Если мы сравним эти определения, то увидим, что определение электронной подписи 2011 года гораздо шире. В нем не прописано использование криптографических технологий, а также обязательность использования технологий, позволяющих однозначно определить, кто подписал документ, и что документ не был видоизменен с момента подписания. Это связано с тем, что Федеральный закон 2011 года предусматривает три вида электронных подписей, включая простую электронную подпись, не использующую усиленных технологий защиты с открытым и закрытым ключом.

Изменились и другие понятия. Вместо понятия «закрытый ключ подписи» используется понятие «ключ электронной подписи», под которым понимается уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи, а вместо открытого ключа используется понятие «ключ проверки электронной подписи» – уникальной последовательности символов, однозначно связанной с ключом электронной подписи и предназначенной для проверки подлинности электронной подписи.