С. Кузнецов - Современные технологии документационного обеспечения управления

• Название: Современные технологии документационного обеспечения управления
• Автор: С. Кузнецов
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-9904630-4-2

В книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства с учётом использования автоматизированных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, организация электронного документооборота и хранение документов в электронной форме. Подробно рассмотрены законодательные, нормативные и правовые акты в области ДОУ Книга предназначена студентам вузов, обучающихся по специальности «Документоведение и архивоведение», широкому кругу специалистов – управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, работников делопроизводственных служб, секретарей-референтов. Также книга будет полезна для специалистов, организующих внедрение систем электронного документооборота.

---

Изменились и другие понятия. Вместо понятия «закрытый ключ подписи» используется понятие «ключ электронной подписи», под которым понимается уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи, а вместо открытого ключа используется понятие «ключ проверки электронной подписи» – уникальной последовательности символов, однозначно связанной с ключом электронной подписи и предназначенной для проверки подлинности электронной подписи.

Федеральный закон «Об электронной подписи» дает также определения сертификата ключа проверки электронной подписи, квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, владельца сертификата ключа проверки электронной подписи, удостоверяющего центра и его аккредитации, средств электронной подписи и средств удостоверяющего центра, корпоративной информационной системы и информационной системы общего пользования и др.

Как работает электронная подпись, и почему ее использование влечет за собой изменение технологий работы с документами?

Закон предусматривает использование трех видов электронных подписей: простой электронной подписи и усиленной электронной подписи, которая в свою очередь делится на усиленную неквалифицированную электронную подпись и усиленную квалифицированную электронную подпись.

При этом именно документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, если в законах прямо не установлено требование – использовать документы на бумаге. В законе указано, что «информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

Два других вида электронной подписи, простая и усиленная неквалифицированная электронная подпись, наоборот, имеют юридическую силу только тогда, когда их использование напрямую предусмотрено «федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия».

В то же время «порядок использования электронной подписи в корпоративной информационной системе может устанавливаться оператором этой системы или соглашением между участниками электронного взаимодействия в ней», то есть организация имеет право самостоятельно определять порядок использования простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи при их использовании внутри организации, группы организаций (например холдинга) или между организациями, заключившими между собой соответствующее соглашение, предусматривающее использование того или иного вида электронной подписи.

Рассмотрим подробнее, чем отличаются эти три вида электронных подписей.

Простая электронная подпись – это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Другими словами, пользователь нажимает кнопку, вводит свой пароль, и система фиксирует, что документ подписан простой электронной подписью. Тут не используется никаких сложных технологий, которые бы однозначно идентифицировали подписывающего документ и подтверждали, что документ не был изменен с момента подписания.

Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении одного из условий:

1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

Нормативные правовые акты или соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие применение простой электронной подписи, должны предусматривать:

1) порядок определения лица, подписавшего документ;

2) обязанность лица, использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность, то есть хранить в секрете используемый при подписании документов код или пароль.

Не допускается использование простой электронной подписи в системах, содержащих государственную тайну, и для подписания документов, которые содержат государственную тайну.

В целом, как видно уже из названия подписи, это самый простой вариант придания документам юридической силы в случаях, не требующих повышенной защиты документов.

Второй вид подписи – усиленная электронная подпись, как опять же видно из названия, использует гораздо более сложные технологии, обеспечивающие защиту электронного документа от подделки.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись отличается от неквалифицированной тем, что:

1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

При использовании квалифицированной электронной подписи должен соблюдаться ряд условий, установленных Федеральным законом:

1) квалифицированный сертификат должен быть создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;

2) квалифицированный сертификат должен быть действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;

3) имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания. При этом проверка осуществляется с использованием средств электронной подписи, получивших подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом, и с использованием квалифицированного сертификата лица, подписавшего электронный документ;

Тут необходимо пояснить, что такое квалифицированный сертификат.

Официальное определение в Законе – квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (квалифицированный сертификат) – сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра, либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи.

Когда мы говорим об использовании квалифицированного сертификата, фактически речь идет об использовании технологии электронной подписи с двумя ключами – закрытым ключом электронной подписи, который выдается удостоверяющим центром его владельцу и служит для подписания документов и парным ему открытым ключом (сертификатом ключа), служащим для проверки подлинности подписи. Если ключ электронной подписи хранится у его владельца, который должен обеспечивать его сохранность, то ключ проверки (еще его называют открытый ключ или публичный ключ) безвозмездно доступен любому обратившемуся в удостоверяющий центр.

Удостоверяющий центр, создавая и выдавая ключ электронной подписи, одновременно создает и размещает в специальном общедоступном реестре ключ (сертификат) для проверки электронной подписи.

Правила определения видов электронных подписей, которые могут использоваться при получении государственных или муниципальных услуг, определены в Постановлении Правительства РФ от 25.06.2012 № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг». Например, доверенность всегда подписывается усиленной квалифицированной цифровой подписью, нотариально заверенные копии документов – заверяются усиленной квалифицированной цифровой подписью нотариуса, а если требование нотариального заверения отсутствует, копии документов могут заверяться простой электронной подписью.