Алексей Дорофеев - Эффективное управление автоперевозками

• Название: Эффективное управление автоперевозками
• Автор: Алексей Дорофеев
• Жанр: Прочая научная литература
• Год: 2013
• ISBN: 978-5-394-01687-5

В книге рассмотрен процесс внедрения информационной системы управления автопарком в транспортных компаниях. Изложен практический опыт построения единого информационного пространства в автохозяйствах различного типа. Приведены примеры, позволяющие оптимизировать бизнес-процессы автотранспортных предприятий. Для руководителей и менеджеров автопредприятий, логистических компаний, студентов.

---

Рис. 4. Закрепление водителей за автомобилями

Конечно, разработчику программы приходится искать разумный компромисс между функциональностью программы и комфортом пользователя. Иногда бывает необходимо в одном окне разместить очень много информации. Например, путевой лист содержит данные об организации, водителях, автомобиле, движении горючего, плановом задании и проч. Все эти ячейки должны быть перед глазами диспетчера, в то же время не перегружая его внимание. При этом очень важным является то, чтобы диспетчер делал минимальное количество манипуляций при работе с эти окном.

Идеальным вариантом было бы перед приобретением информационной системы ознакомиться с демо-версией. Презентации и видеоролики все-таки не дают почувствовать, насколько удобно или неудобно, быстро или небыстро, результативно или нет для пользователя будет работать с программой.

Глава 3. ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ ФАКТОР

Внедрение информационной системы на предприятии, тем более на автотранспортном предприятии, редко похоже на движение по скоростной магистрали в комфортабельном лимузине. Скорее всего, оно похоже на перемещение по улицам крупного города в час пик, а иногда на езду по пересеченной местности. Очень часто руководитель, который принимает решение о приобретении программы, предполагает, что стоит только купить программу – и сразу все начнут в ней уверенно работать. Только знай, на кнопки нажимай.

Компьютер – это машина, логика работы которой жестко предопределена. А вот организация эффективных бизнеспроцессов, интерпретация рассчитанных данных и принятие управленческих решений – это уже прерогатива управленца. Какой замечательной ни была бы информационная система, успех ее внедрения напрямую зависит от людей, которые с ней будут работать. Приведу несколько реальных историй, которые случились у нас с заказчиками.

История первая. Мы были приглашены на презентацию нашей информационной системы в ЗАО “Монтажсервис”. В ходе презентации выяснилось, что инициаторами покупки программы являются главный механик и главный инженер. До последнего времени путевые листы у них выписывал человек, которого они называли “программистом”. На самом деле этот “программист” в Excel заполнял бланки путевок и затем просто распечатывал их на принтере. Главный механик и главный инженер раньше вообще не имели дело с компьютером, хотя автотранспортом занимаются уже 30 лет.

Презентация прошла успешно. На слух руководители восприняли наши аргументы за приобретение программы, но близко к компьютеру не подходили. Работу с информационной системой мы демонстрировали “программисту”, который во время презентации отмалчивался. Договор был заключен, деньги уплачены, программа установлена на компьютер. Через несколько дней звонит главный механик и говорит, что ничего не работает. На наш вопрос “Почему?” он отвечает, что их “программист” так говорит. Якобы программа неправильно считает. Наш консультант выехал в эту организацию и еще раз провел обучение “программиста”.

Через пару недель ситуация повторилась. Опять в ЗАО “Монтажсервис” отправился наш специалист и снова еще раз досконально прошел все этапы по работе с программой. Спустя месяц звонит главный механик и говорит, что с программой они не работают, так как она, по словам “программиста”, неверно считает. Стало ясно, что мы имеем дело со случаем саботажа.

Прошло еще два месяца, и к нам в офис приехали разгневанные главный механик и главный инженер ЗАО “Монтажсервис”. Состоялся нелегкий разговор. Мы убеждали их, что наша программа действительно решает те задачи, которые им необходимы, и все расчеты производит корректно, а все проблемы намеренно создает “программист”, который при внедрении информационной системы потеряет статус незаменимого. Им же, не умеющим работать с компьютером, было сложно принять нашу точку зрения. В результате переговоров главный инженер предложил, чтобы его сын студент, у которого были каникулы, походил к нам в офис и поучился работать с программой.

Сын главного инженера был с компьютером на “ты”. Он ознакомился с работой программы и признал, что ничего сложного в ней нет и все расчеты производятся правильно. Через некоторое время нам позвонил главный механик ЗАО “Монтажсервис” и сообщил, что “программиста” они уволили и он сам решил осваивать компьютер. Процесс этот происходил достаточно непросто, но главный механик оказался человеком очень упорным.

Он часто обращался к нам за консультациями, и мы всячески ему помогали.

В результате главный механик стал страстным поклонником компьютера и нашей информационной системы в частности, так как программа сильно облегчила ему жизнь. Теперь он сам, не полагаясь ни на кого, мог вводить информацию в базу данных и сразу получать отчеты, которые требовало от него руководство, хотя раньше на их составление он тратил несколько дней. Мы же получили от него немало полезных замечаний и предложений, которые позволили улучшить функционал нашей системы.

История вторая. Когда мы внедряли нашу систему в крупной строительной компании ОАО “Стройарсенал”, то также столкнулись со случаем саботажа. Женщина-диспетчер, которая выписывала путевые листы вручную, наотрез отказывалась работать с программой. Сначала она “включила дурака” и во время обучения постоянно твердила: “Я ничего не понимаю. Вот вы мне все рассказываете, а я через минуту все забываю”. Тогда ей было предложено постоянно перед глазами держать инструкцию, а все возникающие вопросы записывать, чтобы потом получить письменный ответ от нашей службы техподдержки. В ответ диспетчер заявила, что у нее нет в должностной инструкции такого пункта, чтобы она выписывала путевки именно на компьютере, поэтому она этого делать не будет и уволить ее за это нельзя. Руководству пришлось переделать должностную инструкцию и внести в нее пункт об умении работать с программным обеспечением. Таким образом, диспетчеру пришлось начать выписывать путевые листы, используя информационную систему. В дальнейшем был налажен учет запасных частей в электронном виде.

История третья. Нас пригласили сделать презентацию информационной системы в компании “ТрансИнкассация”, занимающейся перевозкой денег в банки. Пока мы ожидали начала переговоров в кабинете главного механика, к нему пришел слесарь и попросил выдать тосол. Главный механик был сильно удивлен и сказал, что он только недавно выдавал тосол на эту машину. Слесарь ничего внятного произнести не смог, и хозяину кабинета пришлось открыть шкаф и в груде папок искать записи о выдаче запчастей на эту машину. Папок в шкафу было очень много, и в каждой была толстая пачка листов. Поиск продолжался довольно долго, минут десять. Ничего не найдя, главный механик обернулся ко мне и сказал со вздохом: “Точно помню, что уже давал тосол. Да разве тут чего найдешь. Вот почему программа нужна позарез”. И с этими словами выписал новую накладную на выдачу тосола.

После этого мы пообщались с начальником гаража. Он рассказал, что раньше работал в другой организации, где была информационная система, и на собственном опыте убедился, сколько преимуществ дает автоматизация. Перейдя на новое место работы, он попытался самостоятельно создать приложение в Access, но потом решил, что готовое решение будет более предпочтительным. Презентация нашей системы ему понравилась, но последнее слово остается за главным бухгалтером. Главбух тоже не так давно пришла в эту компанию и решила внедрять 1С 8. Внедрение идет уже почти полгода, и конца и края не видно. Дело как-то не очень движется.

В это время появилась главный бухгалтер. К сожалению, она была настроена крайне категорично. Нашу презентацию она смотреть не стала, заявив, что для себя уже все решила – управление автотранспортом будет также вестись через 1С. Таким образом, несмотря на то что транспортники были настроены положительно, бухгалтерия, которая непосредственно не имеет отношения к бизнес-процессам АТП, наложила вето.

История четвертая. К сожалению, иногда бывает, что и высшее руководство предприятия может быть не заинтересовано во внедрении информационной системы. О причинах можно только гадать. Так, однажды к нам в офис приехал энергичный господин, представившийся учредителем транспортно-экспедиторской компании “КаргоСервис”. Он искал комплексное решение, где кроме задач по эксплуатации автотранспорта был бы модуль управления заявками на перевозку грузов. Он рассказал, что сам непосредственно не занимается бизнесом. Все дела ведет наемный директор. И вот учредитель компании решил внедрить информационную систему, чтобы повысить эффективность работы своего предприятия. Мы подготовили проект договора и условились подъехать к ним в офис, чтобы провести переговоры непосредственно с директором.