Алексей Дорофеев - Эффективное управление автоперевозками

• Название: Эффективное управление автоперевозками
• Автор: Алексей Дорофеев
• Жанр: Прочая научная литература
• Год: 2013
• ISBN: 978-5-394-01687-5

В книге рассмотрен процесс внедрения информационной системы управления автопарком в транспортных компаниях. Изложен практический опыт построения единого информационного пространства в автохозяйствах различного типа. Приведены примеры, позволяющие оптимизировать бизнес-процессы автотранспортных предприятий. Для руководителей и менеджеров автопредприятий, логистических компаний, студентов.

---

Казалось бы, преимущества от внедрения информационной системы очевидны. Однако это не совсем так. В предыдущей главе было показано, что одним из препятствий на пути автоматизации может являться человеческий фактор. С другой стороны, и руководство, и сотрудники предприятия могут быть заинтересованы в переходе с бумажного делопроизводства на электронный документооборот, но сама система управления организацией может быть крайне запутанной и несовершенной. Всем известен диалог из юмористической сценки, где певец протягивает музыканту ноты со словами: “Тут читаем, тут не читаем, а тут я рыбу заворачивал”. На практике подобная ситуация очень часто существует в различных вариациях. Например, водители не вовремя сдают путевые листы. Просто потому, что не было должного контроля. В результате в отчеты попадает неполная информация и расходе ГСМ, что соответственно искажает картину о расходах предприятия.

Поэтому когда начинается внедрение информационной системы, то практически всегда существует два варианта реализации проекта: “Как есть” и “Как должно быть”.

Вариант “Как есть” отражает текущую технологию ведения дел на предприятии. Если текущие бизнес-процессы неэффективны, то их автоматизация не даст положительного эффекта. Как отметил академик В. Глушков: “Не пытайтесь автоматизировать существующий хаос”.

При наличии бумажного делопроизводства документы переходят из отдела в отдел, затем попадают руководству. В результате проходит очень много времени от момента поступления информации до принятия управленческого решения. Кроме того, бизнес-процессы при таком подходе очень часто не регламентированы. Зачастую сотрудник, который занимается обработкой документов, может их неправильно интерпретировать. Таким образом, информация при прохождении и обработке от сотрудника к сотруднику и далее к руководителю может искажаться. Например, в одной из строительных организаций бизнес-процесс ручного учета путевой документации был организован следующим образом. Поскольку техника работала вдали от офиса, то водители не имели возможности каждый день сдавать путевые листы. Путевки сдавались бригадиром раз в неделю. Причем сдавалась отдельная пачка путевых листов и отдельная пачка талонов на горючее. Далее один диспетчер вручную просчитывал каждую путевку, т. е. на калькуляторе вычислял расход топлива по норме, количество отработанных часов, и затем записывал эти данные в специальную справку. А другой диспетчер подсчитывал количество горючего по талонам и эту информацию также заносил в специальную накопительную ведомость.

Когда мы стали внедрять программу на этом предприятии, диспетчеры попросили нас сделать специальную таблицу для ввода в программу этих справок и ведомостей! То есть весь бизнес-процесс был бы поставлен с ног на голову. В программу бы вносилась не первичная документация (путевые листы и талоны на топливо), а уже обсчитанные данные из отчетов. Нам пришлось долго убеждать этих сотрудников, что в программу надо вносить именно путевые листы. Причем для этого необходимо заставить водителей сдавать путевки не отдельно от талонов на горючее, а прикалывать талоны к путевым листам. Только в этом случае в программу бы одновременно заносились данные и по пробегам, и по часам, и по топливу. И тогда из этих введенных в базу данных первичных документов программа могла бы формировать любые ведомости, справки, акты и проч.

В качестве другого примера можно привести планирование технического обслуживания (ТО) автомобилей. При бумажном документообороте диспетчер должен с каждого путевого листа внести величину пробега в учетную карточку конкретного автомобиля. Затем по этим учетным карточкам техник по учету должен определить автомобили, которые должны встать на техническое обслуживание в ближайший период, и подготовить график ТО. По этому графику ТО подготавливается заявка на склад о потребности в необходимых запчастях. Кладовщик на складе проверяет наличие запчастей и в случае их наличия оформляет выдачу запчастей механику, а в случае их отсутствия делает запрос в бухгалтерию о покупке.

Если вести планирование ТО в информационной системе, то, например, нет необходимости диспетчеру вести учетную карточку автомобиля. Cроки проведения ТО-1 и ТО-2 могут храниться в справочнике программы для каждого автомобиля. Таким образом, при формировании графиков ТО система обращается непосредственно к пробегам из базы данных путевых листов и сверяет их со справочными значениями сроков технического обслуживания конкретной машины. Если пробег по путевым листам превышает норму пробега до ТО, то программа вносит этот автомобиль в план-график. При этом система может по среднесуточному пробегу рассчитать прогнозное количество ТО в году и соответственно оценить потребность количества запасных частей и расходных материалов.

Образно хорошо отлаженный процесс функционирования информационной системы я бы сравнил со сборочным конвейером, например, автозавода (рис. 5). На конвейере каждый участок выполняет свою работу. Вначале на раму устанавливается двигатель, затем капот и двери, потом колеса. И в конце покраска. Все необходимые детали должны быть всегда под рукой, иначе автомобиль останется несобранным.

Так и функционирование информационной системы можно мысленно представить как сборочную линию, где оператор, вводя данные в какой-либо задаче, на выходе получает готовую продукцию – итоговые отчеты, графики, диаграммы, отражающие работу предприятия. То есть любые данные (путевые листы, заявки, ремонтные листы), которые вносятся в ИС, можно по аналогии вообразить узлами и агрегатами. Если какие-либо данные не внести, то картина работы предприятия окажется неполной. То же самое происходит и с автомобилем на сборочной линии. Если что-то не установить, то получится неисправный автомобиль.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.