Алексей Дорофеев - Эффективное управление автоперевозками

• Название: Эффективное управление автоперевозками
• Автор: Алексей Дорофеев
• Жанр: Прочая научная литература
• Год: 2013
• ISBN: 978-5-394-01687-5

В книге рассмотрен процесс внедрения информационной системы управления автопарком в транспортных компаниях. Изложен практический опыт построения единого информационного пространства в автохозяйствах различного типа. Приведены примеры, позволяющие оптимизировать бизнес-процессы автотранспортных предприятий. Для руководителей и менеджеров автопредприятий, логистических компаний, студентов.

---

При встрече директор компании особого энтузиазма не проявил, но договор подписал. Мы провели собеседование с менеджерами, составили требование заказчика, так как необходима была некоторая доработка нашей системы под бизнес-процессы клиента. Через оговоренный срок мы попытались связаться с директором, чтобы продемонстрировать адаптированную версию программы, но он был недоступен. Когда мы поняли, что он нас избегает, то позвонили учредителю, который был инициатором проекта. Учредитель неожиданно заявил, что директор убедил его в отсутствии необходимости внедрения информационной системы и контракт они разрывают.

В нашей практике были разные моменты, когда приходилось убеждать людей в целесообразности автоматизации делопроизводства. Причины, по которым люди с предубеждением относятся к информационным технологиям, могут быть разные. К сожалению, значительным препятствием на пути инноваций в управлении АТП является недостаток знаний. Почему-то ни у кого не вызывает сомнений, что летчику необходимо пройти долгий курс обучения и тренировок, прежде чем ему доверят воздушное судно. В армии старший командир также сначала заканчивает военное училище, потом проходит различные этапы воинской карьеры (взвод, рота, батальон, полк), где ему постепенно доверяют все более и более значительный контингент подчиненных, а также дорогостоящую технику. В советское время на предприятиях выпускник вуза должен был пройти путь от мастера, начальника участка, начальника цеха до, допустим, главного инженера или начальника гаража. Мне же доводилось встречаться с руководителем автохозяйства, который только окончил институт и сразу же возглавил структуру с 1,5 тысячами единиц техники. В процессе диалога выяснилось, что он имеет смутное представление о бизнес-процессах автохозяйства. Всю деятельность вели начальники колонн, проработавшие в отрасли по 20 лет. Через год этого руководителя освободили от занимаемой должности. Такие случаи неединичны.

Бывает обратная ситуация, когда АТП руководит начальник с 30-летним стажем в отрасли. Такие люди досконально знают все нюансы, за их плечами колоссальный опыт, даже иногда масштабных строек советского периода. Интуитивно они понимают необходимость информационных систем управления, тем более что и 30 лет назад в специальной литературе указывалось на преимущества внедрения ЭВМ (как тогда называли компьютеры), научной организации труда, применения экономико-математических методов планирования. С другой стороны, эти начальники испытывают некоторое недоверие к современным технологиями, методикам и подходам. Особенно вызывает их недоумение стоимость программного обеспечения, которая может достигать стоимости нового автомобиля. Это порождает определенную настороженность и опасение, что вложенные средства не оправдают себя. Тем не менее, если начинает работать хотя бы задача по учету путевых листов и ГСМ, эти начальники в дальнейшем оказывают мощную поддержку всему проекту в целом и становятся настоящими локомотивами по внедрению информационной системы.

Отдельно следует сказать о руководителях частных компаний, которые с нуля создали свой бизнес. В период 90-х годов прошлого столетия, когда эти люди становились на ноги в качестве предпринимателей, возможно, более важным было не профильное образование или опыт работы, а целеустремленность, упорство, стойкость, интуиция и деловая хватка. Можно было при определенной удаче зарабатывать хорошие деньги, так как рынок только формировался и не был перенасыщен предложением услуг. Но сейчас времена изменились, приходится работать не за десятки процентов прибыли, а за проценты. Соответственно, считать доходы и затраты, оценивать себестоимость, рентабельность. Поначалу такие руководители несколько снисходительно относятся к автоматизации бизнеса. Им кажется, что внедрение информационной системы будет полезно только диспетчерам, она заменит ручной труд при выписке путевок и расчете итоговых показателей. Анализ хозяйственной деятельности автопредприятия, который также можно делать с помощью программы, сперва им представляется достаточно бестолковым занятием. И основная причина этого – недостаток знаний. Экономико-математические методы, прогнозирование с использованием прикладной статистики – все то, что было разработано несколько десятилетий назад для управления предприятиями, в результате почему-то оказалось благополучно забыто. Поэтому часто бывает так, что когда начинаешь такому руководителю обосновывать преимущества от внедрения информационной системы с формулами и уравнениями, то это вызывает у них недоверие и недоумение. Как же так? Вроде бы существует бизнес и вроде довольно успешный, а тут приходит какой-то консультант и доказывает, что все не так уж радужно. И затраты необоснованны, и доходы могли быть выше, да и вообще бизнес не очень устойчив. Хорошо, когда такой руководитель осознает, что действительно необходимо перестраивать бизнес-процессы. Хуже, когда понимание приходит в разгар экономического кризиса и ресурсов, и времени, для того чтобы что-то изменить, остается крайне мало.

Для успешной реализации проекта по внедрению информационной системы очень важно, чтобы со стороны заказчика участвовал человек, который был бы, что называется, “локомотивом”. Конечно, если этот человек – руководитель, то это является очевидным плюсом. Он обладает властью и может обязать своих сотрудников содействовать внедрению программы. Ведь как уже было показано выше, не все работники обрадуются переходу на компьютерный учет. Тем более часто бывает, что часть персонала окажется без работы и его придется сокращать. Действительно, ручной учет чрезвычайно трудоемок. Нередки случаи, когда в период сдачи отчетов диспетчерам приходится и ночью трудиться, чтобы сверстать все данные. Причем не факт, что итоговые значения будут рассчитаны правильно. У нас был курьезный случай в одной организации. Диспетчер после внедрения программы заявила, что отчет сформирован неправильно, потому что неверно рассчитан расход топлива по норме. Мы с диспетчером и ее начальником раз шесть или семь на калькуляторе пересчитывали расход топлива. Оказалось, что до внедрения программы на протяжении длительного периода диспетчер сама неверно интерпретировала формулу

Qн = 0,01 (Hsan · S + Hw · W) · (1 + 0,01 · D), (1)

где Qн – нормативный расход топлива, л;

S – пробег автомобиля или автопоезда, км;

Hsan – норма расхода топлива на пробег автомобиля или автопоезда в снаряженном состоянии без груза, л/100 км:

Hsan = Hs + Hg · Gпр, л/100 км,

где Hs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля (тягача) в снаряженном состоянии, л/100 км (Hsan = Hs, л/100 км, для одиночного автомобиля, тягача);

Hg – норма расхода топлива на дополнительную массу прицепа или полуприцепа, л/100 ткм;

Gпр – собственная масса прицепа или полуприцепа, т;

Hw – норма расхода топлива на транспортную работу, л/100 ткм;

W – объем транспортной работы, ткм: W = Gгр · Sгр, где Gгр – масса груза, т; Sгр – пробег с грузом, км);

D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Кстати, при расчетах расхода топлива у многих нередки ошибки, особенно если автомобиль в течение рейса работает в различных условиях эксплуатации (в городе, по трассе, в горах и проч.). Как уже было сказано выше, у многих даже несложные формулы по расходу горючего вызывают довольно сильные затруднения. Также достаточно трудоемки расчеты зарплаты, особенно в многосменных режимах, а также доходов, например, по сложным тарифам.

Конечно, компьютер справится с этой работой значительно быстрее человека. А главное – точнее. И тогда целые отделы предприятия могут остаться без работы. В этом случае руководителю приходится принимать нелегкое решение – или повысить эффективность управления, сократив затраты на персонал, или сохранить рабочие места. Если компания находится в удаленном городе и сокращаемые сотрудники – женщины в возрасте, которым другую работу очень сложно найти, то выбор не из легких. Особенно неприятно, если при внедрении программы сталкиваешься с “политическими играми”. Например, в одной организации руководитель отдела эксплуатации целиком и полностью был за нашу программу, а руководитель информационно-технического отдела выступал за то, чтобы его специалисты собственными силами разрабатывали подобную систему. Таким образом, он обосновывал необходимость содержания целого отдела программистов и сохранения им высокой зарплаты. Хотя, конечно, с точки зрения экономики выгоднее приобрести готовое, уже обкатанное решение.

Очень часто бухгалтерия достаточно негативно воспринимает внедрение информационной системы. И дело тут, на мой взгляд, в сильно преувеличенном значении бухгалтерии на предприятиях в нашей стране. Вообще говоря, предназначение бухгалтерии – это грамотное составление отчетности для государства. У нас же бухгалтеры занимаются управленческим и финансовым учетом, экономическим анализом и планированием. Причем они пытаются использовать свои бухгалтерские программы, которые для этих целей вовсе не предназначены. Поэтому когда на предприятии начинается внедрение специализированной управленческой системы, которая гораздо эффективней решает управленческие задачи, значение бухгалтерии в глазах руководителя сразу падает. Теперь руководитель может не ждать, когда бухгалтеры невероятными усилиями дадут ему сведения, например, о затратах по каждой машине, а оперативно получать их, так сказать, в онлайн-режиме. Конечно, в такой ситуации бухгалтерия пытается вставлять палки в колеса, особенно если их новая широко разрекламированная бухгалтерская программа известной фирмы оказывается очень сырой и требующей постоянного дорогостоящего обслуживания.