Александра Юркова - Конференц-анатомия. Как найти себя в мире индустрии встреч

• Название: Конференц-анатомия. Как найти себя в мире индустрии встреч
• Автор: Александра Юркова
• Жанр: О бизнесе популярно

Книга рассчитана на специалистов, желающих сделать карьеру в области организации крупных международных событий – конгрессов, конференций, форумов. Молодым специалистам книга поможет в определении своих способностей и поиске собственного места в мире деловых встреч, сформирует комплексное понимание процессов подготовки делового мероприятия. Профессионалам индустрии деловых встреч – позволит структурировать свои знания и определить направления для дальнейшего профессионального роста.

---

Отели: иногородние и зарубежные участники мероприятий размещаются в отелях. Оператор подбирает и предлагает отели, которые подходят по уровню комфорта, по месту расположения (недалеко от основной площадки проведения), по стоимости (доступность для делегатов, если они оплачивают свое размещение самостоятельно, и для инициатора, если расходы включаются в бюджет). Участники корпоративных, бизнес-мероприятий предпочитают жить в отелях 4—5*, для научных мероприятий более востребованы отели 3* и хостелы для молодых ученых и специалистов. Основная проблема, с которой сталкиваются организаторы мероприятий в Петербурге и в Москве – в целом недостаток отелей уровня 3 звезды, особенно это ощущается, когда отели требуются в непосредственной близости от конференц-центра, от места проведения мероприятия.

Ивент-агентства (Event agencies) – агентства по организации событий. В их обязанности обычно входит планирование событий, времени, ресурсов и контроль проведения мероприятия. Некоторые ивент-агентства специализируются на организации событий, происходящих во время конгрессов – гала-ужины, церемонии награждения, банкеты, торжественные программы. Они разрабатывают сценарий мероприятия, включая интерактивные элементы, осуществляют режиссуру, готовят и реализуют развлекательную программу, спецэффекты, приглашают ведущих, селебритиз и т. д.

Спикерс-бюро (Speakers bureau) – коммуникационные агентства, владеющие базами данных экспертов, которые могут быть приглашены в качестве спикеров на мероприятие. В России (по сравнению с международным сообществом) этот вид бизнеса, к сожалению, пока недостаточно развит как отдельное направление, хотя и существует несколько спикерс-бюро.

Маркетинговые агентства (Marketing & research agency) – специализированные маркетинговые и исследовательские агентства в индустрии встреч, агентства стратегических коммуникаций. Данное направление широко развито на Западе и в США, в России пока действуют небольшие представительства этих компаний. Услуги отраслевого консалтинга, сбора и анализа статистических данных именно в индустрии встреч также предоставляет российская компания – Выставочный научно-исследовательский центр R&C. Аналитическими данными в области конгрессно-выставочной деятельности в России в определенной степени располагает ТПП РФ, в области выставочной деятельности наиболее полной статистикой обладает Российский Союз Выставок и Ярмарок (РСВЯ).

ТМС (Travel Management Company) – компании, которые предоставляют услуги по организации выездных мероприятий. Существуют либо в форме независимых компаний, либо в форме отделов в крупных компаниях-туроператорах. К их услугам часто прибегают коммерческие компании для организации своих выездных мероприятий. Они отлично справляются с обеспечением группы участников авиабилетами, бронированием отеля как места проведения и средства для размещения делегатов, обеспечении выездного мероприятия транспортом. Как правило, TMC привлекаются, когда мероприятие финансируется одним плательщиком.

К участникам рынка встреч также можно отнести сервисные компании – организации, предоставляющие различные услуги для мероприятий и их участников: кейтеринговые службы, транспортные компании, компании-поставщики конференц-оборудования (например, видео, аудио, звукоусиление), рестораны, бюро переводов, турфирмы, типографии. Подробнее о роли этих компаний в проведении делового мероприятия мы поговорим в Разделе 2.

Бабушки и дедушки – профессиональные отраслевые организации, конгрессные бюро, офисы по туризму

Они далеко не всегда принимают непосредственное участие в судьбе мероприятия, но тесными «родственными» узами связаны с «родителями» – нашими инициаторами и операторами.

Сейчас, чтобы не возникло небольшой путаницы, постараемся сразу «развести» в стороны два омонимичных понятия. Омонимы, как мы помним, это слова, обозначающие разные понятия одним термином. Мы только что говорили об инициаторах мероприятия – научных и общественных ассоциациях, а сейчас говорим об отраслевых профессиональных ассоциациях. Важно сразу понять, что для рынка встреч это принципиально разные вещи. Существуют ассоциации, в которые объединяются организации по своим профессиональным интересам: Ассоциация риэлторов, Ассоциация коммерческих банков, Мировая ассоциация оленеводов, Европейская полимерная федерация и тысячи других федераций, объединений, ассоциаций и союзов – для рынка встреч это потенциальные инициаторы мероприятий. В своих ассоциациях они решают свои внутренние вопросы, проводят образовательные программы, разрабатывают внутриотраслевые документы. Много чего они делают, но наряду с этим также проводят и конференции, и конгрессы по своей профессиональной тематике – про недвижимость, трудности жизни банков, оленей, полимеров и так далее. Для этих ассоциаций мероприятие является инструментом достижения их внутренних целей, оно вторично. Эти ассоциации, инициаторы мероприятий, являются клиентами организаций индустрии встреч. В дальнейшем мы будем их называть «научными/общественными ассоциациями». В мире индустрии встреч – у операторов конференций и поставщиков конференц-услуг – существуют свои профессиональнее интересы, где мероприятие как таковое – первично, оно становится объектом изучения и обсуждения. Участники рынка объединяются в свои профессиональные ассоциации – Ассоциация конгрессных центров (AIPC), Федерация европейских конгрессных городов (EFCT), Международная ассоциация конгрессов и съездов (ICCA), Всемирная ассоциация выставочной индустрии (UFI) и др. Мы уже упоминали их, когда говорили об истории формирования индустрии встреч. Сейчас поговорим подробнее, и впредь, дабы не запутаться, будем называть такие объединения «отраслевыми профессиональными ассоциациями».

Любой развитый рынок характеризуется наличием профессиональных ассоциаций. Это говорит о том, что участники рынка уже дошли до той стадии своего профессионального развития, когда они готовы между собой взаимодействовать, будучи конкурентами. Когда конкуренция перерастает в сотрудничество и партнерство, когда коммерческие компании, занятые в одной и той же области, не боятся делиться информацией, опытом, учиться друг у друга и у экспертов всем вместе, хотят обсуждать вопросы дифференциации своих услуг – определять, кто и что будет делать, чтобы всем хватало клиентов и задач. Такая ситуация возникает, когда становится понятно, что вместе компании значительно сильнее, чем порознь. Разумеется, при этом они продолжают конкурировать, но в цивилизованной форме, стремясь стать лучше конкурента, предложить клиенту более высокий уровень сервиса, более качественные, технологичные продукты. Это конструктивный путь развития бизнеса. При таком подходе участники рынка и объединяются в профессиональные ассоциации. Какие же выгоды такие ассоциации предоставляет своим членам? Это возможность использования образовательных программ, совместное продвижение партнеров на международном рынке, получение доступа к ценным информационным ресурсам, помощь в организации креативных, уникальных событий, получение актуальной информации о тенденциях развития отрасли, участие в совещаниях, на которых можно получить информацию о результатах проведенных исследований рынка, об инструментах маркетинга и продаж, о перспективных клиентах и сегментации рынка, о тендерах, возможность сравнения себя с конкурентами, содействие в создании партнерских отношений между участниками, организации встреч с потенциальными клиентами – инициаторами деловых мероприятий и так далее.

– Конгресс DMAI – одно из крупнейших событий в мире маркетинга территорий, дестинаций, было ли в нем какое-то особенное американское «WOW!»?

– Это деловое мероприятие. Поэтому основной вау-эффект заключался в интересных выступлениях и полезных коммуникациях. Настроение на конгрессе весьма демократичное, на больших сессиях можно было наливать кофе, брать снеки прямо во время мероприятия. Все сессии были максимально интерактивны и практичны, выступающие делились личным опытом применения тех или иных стратегий, вплоть до конкретных подрядчиков по брендингу территорий, например. Участники вообще очень охотно делятся данными, которые у нас не очень принято раскрывать. Все говорят на одном языке, все друг друга понимают. Все занимаются одними и теми же задачами, все очень cooperative, т. е. нет противостояния между, например, Далласом и Хьюстоном. Их представители сидят за одним столом и откровенно рассуждают, у кого какие уникальные достоинства и преимущества, и каким образом они могут сотрудничать. Даллас – это air hub, юг Америки, куда съезжаются все, у них в основном travelers одного дня. А Хьюстон – это столица Техаса, нефтяная столица США, где есть и культурные достопримечательности. Они рассуждают, каким образом можно объединиться в решении своих задач, и в то же время они прекрасно знают, кто, у кого и сколько отнимает потенциальных клиентов. Но их цель – найти win-to-win решение. И это следствие поступательного развития. Нам к этому нужно стремиться.