Александра Юркова - Конференц-анатомия. Как найти себя в мире индустрии встреч

• Название: Конференц-анатомия. Как найти себя в мире индустрии встреч
• Автор: Александра Юркова
• Жанр: О бизнесе популярно

Книга рассчитана на специалистов, желающих сделать карьеру в области организации крупных международных событий – конгрессов, конференций, форумов. Молодым специалистам книга поможет в определении своих способностей и поиске собственного места в мире деловых встреч, сформирует комплексное понимание процессов подготовки делового мероприятия. Профессионалам индустрии деловых встреч – позволит структурировать свои знания и определить направления для дальнейшего профессионального роста.

---

Конгрессное бюро Финляндии – Finland Convention Bureau – образованное в 1974 году, за долгий путь своего развития попробовало разные модели финансирования – от государственного до частного. При этом обе модели показали свою неэффективность, и, в конечном итоге, была введена система совместного участия в финансировании, которая успешно работает и приносит наибольшую отдачу.

Конгресс-бюро Германии – German Convention Bureau – финансируют администрации немецких городов с развитым рынком индустрии встреч, организаторы мероприятий, владельцы мест проведения, отели, туристические и инсентив агентства, сервисные компании, а также такие крупнейшие компании и ассоциации как Немецкий национальный совет по туризму, Lufthansa и немецкие железные дороги. Финансирование деятельности конгресс-бюро как за счет средств, полученных от членов бюро, так и из регионального бюджета позволяют соблюсти баланс интересов государственной власти и бизнеса в вопросах развития делового туризма в регионе. Это обеспечивает наиболее эффективную консолидацию финансовых ресурсов, поступающих как из бюджетных средств, так и от игроков рынка делового туризма.

Новозеландская New Zealand Convention Association, в состав которой входят компании, работающие в индустрии встреч, финансируется за счет членских взносов участников.

Thailand Convention and Exhibition Bureau – это 100% государственная структура, во главе которой стоит министр экономики страны, а в совет учредителей входят Посольство, торгпредство и Министерство по делам туризма. Любое агентство, сумевшее организовать пребывание в Таиланде группы иностранных туристов свыше 100 человек сроком хотя бы на три дня, может обратиться в Thailand Convention and Exhibition Bureau за финансовой поддержкой. В зависимости от масштабов мероприятия это может быть сумма от 5 до 50 тыс долларов. Кроме того, в компетенции Бюро и другие возможные сопроводительные мероприятия, например, организация «зеленой улицы» для организованных туристов. Представитель DMC агентства встречает группу прямо в самолете, проводит через отдельные рамки к выходу, и, при необходимости, обеспечивает трансфер до отеля в сопровождении полицейского кордона.

Точные цифры бюджета национальных конгресс-бюро не приводятся ни в официальных источниках данных бюро, ни во вторичных источниках, однако известны бюджеты некоторых городских организаций. Здесь стоит отметить, что по ряду показателей многие городские конгресс-бюро превышают национальные. Сегодня максимальным ежегодным бюджетом может похвастаться конгресс-бюро Вены. В столице Австрии он составляет €16 млн. Наименьший бюджет – у конвеншн-бюро города Оломоуц (Чехия) €170 000.

Источник: www.event-live.ru

По данным ВНИЦ R&C, 2016

Стратегии работы конгрессных бюро существенно отличаются. Существует две принципиально разных модели, однако для обеих необходимо четкое позиционирование города или страны, брэнд, уникальное конкурентное, торговое предложение. Конгрессные бюро в США и Европе традиционно работают в тесной связке с офисами по туризму, а часто это объединенные структуры. Они ориентированы на привлечение туристов, деловых людей, квалифицированной рабочей силы для постоянного проживания. Больший акцент делается на персональные эмоции, персональный опыт, культурное восприятие дестинации, раскрытие города, где приятно быть неоднократно персонально отдельному человеку. Конгрессные бюро в Азии – это агентства развития, которые ориентированы на привлечение инвестиций, корпораций, штаб-квартир ассоциаций – всё это стимулирует экономический рост. Их подход более деловой – определение ключевых деловых компетенций дестинации, лидирующих отраслей или тех отраслей, которые хотелось бы развивать за счет увеличения деловой активности, в том числе международной.

– Какие задачи сегодня решают американские конгрессные бюро? Что для них является приоритетом?

– В Америке нет конгрессных бюро, которые бы занимались только привлечением международных конгрессов. Это conventions&visitors bureau, которые отвечают за привлекательность дестинации в целом – и деловую, конгрессную, и туристическую. Это destination marketing/management organizations. Поэтому их основная задача – увеличение въездного потока – туристов выходного дня, «семейных» туристов, специалистов, которые приезжают работать и жить в этом регионе. Клиентом территорий выступает конечный потребитель – traveler -путешественник, турист, так как в основе любого перемещения, в том числе и конгрессного, лежит личный опыт посещения дестинации. Решать эту задачу они стараются, формируя качественный продукт: выстраивая диалог и эффективную совместную работу с городскими властями для развития территории, постоянно ее совершенствуют для удобства и комфорта приезжающих гостей-туристов, разрабатывают программы по улучшению инфраструктуры городов, начиная от размещения указателей на улицах, строительства дорог, отелей, заканчивая планированием авиамаршрутов и удобством стыковок рейсов в аэропортах. Американские города озабочены формированием положительного, привлекательного имиджа community (распространен именно этот термин, под которым может подразумеваться город, регион, штат), поиском уникального предложения, собственной индивидуальности дестинации, ее достойным представлением в веб-ресурсах: всем в Америке известно, что пребывание в Калифорнии, Нью-Джерси или Нью-Йорке будет дороже, чем в Кентукки или Мэне. В целом все клиенты представляют себе уровень цен, поэтому задача – создать этот персонифицированный, уникальный продукт»

Из интервью Бойковой К. А., генерального директора АНО «Конгрессно-выставочное бюро г. Москвы», 2014

Однако в последние несколько лет эти различия в моделях становятся менее ощутимыми. Европейские конгресс-бюро всё чаще согласуют свои планы развития и работы с общей стратегией экономического и социального развития страны, города. Ориентация на синергию интересов и возможностей правительства, бизнеса и науки помогает конгрессным бюро формировать свою стратегию, привлекать дополнительное финансирование от государства в форме дотаций, от бизнеса в форме спонсорских средств и инвестиций.

«Мы изучили все документы, касающиеся экономического развития Варшавы до 2030 года. Мы понимаем, что наше правительство делает акцент на развитии 6 ключевых отраслей: биотехнологии, энергетика, нанотехнологии, оптоэлектроника, IT и творческий сектор или креативный сектор. И в этом контексте возникает огромный пласт возможностей для возникновения синергии между деятельностью местного правительства и конгрессного бюро. Мы формируем свой план, коррелируя его со стратегическим планом развития нашей страны, нашего города. Такое четкое фокусирование позволяет нам определить потенциальных клиентов, работать проактивно. Именно такой подход, направленный на объединение целей и ресурсов всех заинтересованных сторон – правительства, бизнеса, науки – мы внедряем сейчас в нашу маркетинговую стратегию»

Из выступления Матеуша Червински, директора Конгрессного Бюро г. Варшавы (Польша), на VI Евразийском Ивент Форуме (EFEA) 2017

Инструментарий работы конгрессных бюро представляет собой по большей части весь классический комплекс инструментов продаж, маркетинга, рекламы и PR, продвижения товаров и услуг в секторе b2b. Кроме, собственно, участия в тендерах международных ассоциаций на право проведения конгресса в своей стране или городе, это и сбор и анализ статистических данных по рынку, участие в отраслевых профессиональных выставках, разработка и производство промоматериалов, создание и поддержка информационного веб-ресурса о дестинации, коммуникации со СМИ на целевых рынках, организация пресс-туров, инспекционных визитов потенциальных клиентов-инициаторов мероприятия в город (собственно, демонстрация конгрессно-выставочных и туристических возможностей региона). Также конгрессные бюро часто пользуются таким инструментом PR как работа с лидерами мнений. Для обозначения такой работы на системной основе в международном сообществе индустрии встреч принят термин «посольская программа» – ambassador programme.

Посольская программа (Ambassador programme) индустрии встреч в Эдинбурге способствовала привлечению £900 000 000 в местный бюджет в течение двух последних десятилетий. В 2016 году посольская программа Эдинбурга отмечает 20-летие. С момента своего создания в 1996 году, послы программы Эдинбург, участники и эксперты программы привлекли в город 528,605 делегатов на 1348 событий.

Программа реализуется официальным маркетинговым агентством города – Marketing Edinburgh под контролем Конгресс-бюро Эдинбурга – Convention Edinburg. В посольскую программу вовлечено более 500 членов – крупных бизнесменов и ученых, которые содействуют продвижению Эдинбурга как места проведения национальных и международных конгрессов и конференций и мероприятий.