Виталий Леонтьев - Microsoft Office

• Название: Microsoft Office
• Автор: Виталий Леонтьев
• Жанр: Программы
• Год: 2007
• ISBN: 978-5-373-01258-4

Удобный и современный самоучитель по Microsoft Office. С его помощью вы быстро освоите популярный текстовый редактор Word, научитесь работать с электронными таблицами Excel. Узнаете, как создавать собственные презентации в PowerPoint, работать с мастером публикации Microsoft Publisher, пользоваться электронной почтой. А также узнаете о полезных программах, позволяющих сделать работу на компьютере еще проще и эффективней.

---

Интерфейс

На самом деле Word – это не просто текстовый редактор (то есть, программа, предназначенная для создания и обработки текстов), а нечто гораздо большее. С помощью Word вы можете не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу: включить в него таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения. Word поможет вам составить простое письмо и сложный объемный документ, яркую поздравительную открытку или рекламный блок. Он умеет работать с математическими формулами, самостоятельно создавать оглавления, указатели и списки иллюстраций.

Теоретически в этом редакторе можно полностью подготовить к печати (или, как говорят специалисты, сверстать) журнал, газету или даже книгу, изготовить интернет-страничку и даже целый сайт... Лучше, конечно, этого не делать, оставив за Word подготовку небольших по объему офисных документов.

Интерфейс

Интерфейс Microsoft Word

Ну а теперь перейдем от славословий и осанн к конкретике. Запустите Word... И пока что ничего не делайте. Просто помедитируйте (как говорят на Востоке) на его солнцеподобный лик. А когда глаза привыкнут – попытайтесь вычленить из единой картинки отдельные элементы.

Текстовое меню

При щелчке по любому пункту текстового меню вверху страницы он услужливо раскроется в обширное спускающееся меню. Его пункты включают все возможные операции, какие только можно проделать с текстом и настройками самого редактора. Word-2003 показывает только те пункты меню, которые, по его мнению, наиболее часто запрашиваются пользователем. А для того чтобы заставить его показать меню полностью, необходимо щелкнуть мышкой по стрелочке в его нижней части.

Некоторые пункты в выпадающем меню Word 2003, открывающемся после нажатия стрелочки внизу окна меню, будут «слепыми» – т. е. не выделенными. Но данное отнюдь не значит, что эти команды в настоящий момент недоступны – просто, скорее всего, вы еще ни разу ими не пользовались.

■ Меню «Файл» (File)

Здесь вы найдете команды основных операций с документом: создание нового документа, открытие или закрытие уже существующего, команда предварительного просмотра документа перед печатью. Пункт Печать отправляет созданный документ на принтер, а послать его по электронной почте или по факсу вы можете с помощью пункта Отправить. Здесь же вы можете установить необходимые вам параметры страницы Microsoft Word, заполнить «карточку свойств» готового документа. Как правило, внизу выпадающего меню Файл вы найдете список документов, с которыми работали в последнее время. Нажатие на любую строчку с именем документа приведет к его запуску в окне Word.

■ Меню «Правка» (Edit)

С помощью пунктов этого меню вы можете отменить или повторить последние выполненные вами операции. Word способен запоминать, повторять и отменять практически все действия, производимые вами в процессе создания документа. Таким образом, в рамках одного сеанса вы можете в любой момент «отступить» на добрую сотню «шагов» назад, ликвидируя последствия ошибочных действий. Кроме того, в этом же меню вы найдете команды операций с фрагментами текста (спрятать в «карман», скопировать в «карман», вставить из «кармана»). Здесь же – меню поиска нужного вам слова или словосочетания в тексте и мощный инструмент замены слов, словосочетаний и параметров текста.

■ Меню «Вид» (View)

С его помощью вы можете изменить практически любой параметр внешнего вида вашего документа, да и всего окна Microsoft Word в целом. Вы можете добавить или убрать любые элементы интерфейса Microsoft Word (например, линейку, дополнительные панели инструментов), изменить масштаб отображения окна и т. д. Здесь же вы можете выбрать колонтитулы – специальные пометки, которые будут автоматически добавляться в начало и/или конец каждой созданной вами страницы.

■ Меню «Вставка» (Insert)

Трудно даже перечислить все, что вы можете вставить в документ Microsoft Word! Во-первых, с помощью этого меню вы можете добавить в документ новые элементы, например, примечания, сноски и оглавление (которое Word способен составлять автоматически – если, конечно, вы предусмотрительно оформили документ в полном соответствии с правилами, используя различные стили), включить автоматическую нумерацию страниц... Кроме того, с помощью этого меню вы можете добавить в документ любой объект нетекстового формата – картинку, таблицу и т. д. – созданный в другом приложении Windows.

■ Меню «Формат» (Format)

Здесь заключены всевозможные параметры форматирования текста, т. е. изменения его внешнего вида. Вы можете изменить шрифтовое оформление, параметры абзаца, отступа (табуляции) и многое другое – во всем документе или в его выделенной части. Здесь же находятся инструменты работы со стилями оформления документа, управление фоном и рамками.

■ Меню «Сервис» (Tools)

Едва ли не самый важный элемент этого меню – пункт Параметры, с помощью которого мы получаем ключик к важнейшим настройкам Word. Здесь же вы найдете команды проверки орфографии, меню Автозамены. С помощью этого меню вы можете присвоить какому-либо сочетанию букв или слов значение целой фразы. В итоге после ввода нужной вам комбинации букв Word автоматически заменит ее на значение, которое указано в Автозамене. Например, при написании этой книги я набирал фразу типа «МО от фирмы МС», которую умный Word автоматически заменял на «Microsoft Office от фирмы Microsoft». Наконец, пункт Язык поможет вам установить признак языка в выделенном фрагменте или во всем документе Word.

■ Меню «Таблица» (Table)

Здесь сосредоточены все операции, отвечающие за вставку таблиц в документ Word. Вы можете вставить уже готовую таблицу, созданную, к примеру, в Microsoft Excel, а можете просто нарисовать в документе новую, пользуясь стандартными средствами Word. Здесь же вы можете установить параметры сортировки строк в вашей таблице (и просто в любом текстовом фрагменте).

■ Меню «Окно» (Window)

Вы не забыли, что с Word можно работать в многооконном режиме? В частности, именно этот режим мы используем, открывая в Word несколько документов подряд. И вот для переключения между открытыми окнами-документами нам и пригодится это меню. В эпоху Word-97 этот способ переключения был единственным, ныне ситуация исправилась, и мы можем увидеть список всех открытых документов Word еще и на Панели задач Wndows.

Кнопочная Панель Операций (Панель инструментов)

Панель инструментов

Через кнопки этой панели доступны все основные операции, которые вы можете проделать с уже готовым текстом.

Кнопка Создать новый документ.

Кнопка Открыть документ. С ее помощью вы можете открыть уже созданный вами документ, добравшись до него с помощью специального мини-проводника.

Кнопка Сохранить документ. С ее помощью вы можете сохранить созданный вами документ в любой папке на вашем диске и под нужным вам именем.

Кнопка Сообщение. С ее помощью можно создать в Word новое электронное письмо или отправить по электронной почте уже существующий документ.

Кнопка Найти.

Кнопка Печать документа.

Кнопка Предварительный просмотр – нажав на нее, вы увидите текст в том виде, в котором он будет напечатан.

Кнопка Проверка правописания.

Кнопка Справочные материалы – нажав ее, вы откроете справа панель поиска по справочному механизму Word.

Кнопка Вырезать – ее назначение вам уже знакомо: убрать в «буфер обмена» Windows выделенный вами фрагмент текста.

Кнопка Копировать – то же, что и Вырезать, но без удаления фрагмента.

Кнопка Вставить – вставка текста из буфера обмена.

Кнопка Копировать формат. Выделите фрагмент текста со сложным форматированием (например, особыми абзацными отступами, специальными шрифтами и т. д.) и щелкните по этой кнопке. Теперь вы сможете перенести все элементы этого абзаца одним щелчком мышки.

Кнопка Отменить – отмена последних действий. Стрелка, указывающая в другую сторону, позволяет вновь вернуться на шаг вперед.