Марина Шитова - Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

• Название: Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база
• Автор: Марина Шитова
• Жанр: Управление, подбор персонала

Любая организация существует лишь тогда, когда есть работающие в ней люди. Деятельность фирмы, предприятия, организации начинается с подбора и оформления сотрудников. Поэтому наличие кадровой службы или хотя бы одного сотрудника, занимающегося кадровой работой в очень маленьких организациях, не подлежит обсуждению.

Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровика обязательно документируется. При проверке работы любой организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых фиксируется деятельность службы кадров.

Документов, с которыми приходится работать кадровику, много. Каждый вид документа имеет свои особенности и свои правила работы с ним. Поэтому составлению и оформлению наиболее часто встречаемых в деятельности службы кадров документов посвящен большой подраздел «Кадровые документы».

Также рассматривается порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенклатуры дел, обработка документов к архивному хранению.

Раздел книги, посвященный кадровому делопроизводству, безусловно, заинтересует как начинающих кадровых работников, так и опытных кадровиков. Материал дан с учетом последних изменений в трудовом законодательстве, снабжен конкретными примерами, затрагивает сложные и спорные моменты кадровой работы.

Также эта информация будет интересна каждому, кто заинтересован в грамотном оформлении трудовых и иных, непосредственно с ними связанных, отношений. Кто хочет понимать, правильно ли оформлен документ, под которым приходится ставить подпись, обоснованы ли претензии к документам, предъявляемым в различные учреждения, в том числе и в Пенсионный фонд РФ. Кто хочет знать свои права и обязанности, закрепленные в законодательных актах нашего государства, в том числе в Трудовом кодексе РФ.

---

Порядок изменения структуры подразделения. В данном пункте отражается механизм изменения структуры подразделения – создания в составе подразделения структурных единиц (если подразделение изначально не структурировано), ликвидации отдельных из них, а также их слияния, преобразования, присоединения и выделения новых структурных единиц. В Положении определяется, от кого может исходить инициатива по изменению структуры подразделения, как она оформляется, кто принимает окончательное решение, какие последствия влечет такое изменение.

Порядок разработки и утверждения должностных инструкций. Здесь определяется: кто разрабатывает должностные инструкции работников подразделения, кто их утверждает, как они вводятся в действие, например: «Права и обязанности каждого работника отдела определяются соответствующей должностной инструкцией, согласовываемой с начальником подразделения и утверждаемой приказом руководителя предприятия».

Штатная численность работников подразделения. Этот вопрос может непосредственно регулироваться в Положении о структурном подразделении (в том числе и в качестве приложения к Положению) или решаться посредством отсылки к штатному расписанию организации.

В следующем разделе Положения о структурном подразделении «Цели и задачи» находят отражение основные цели и задачи данного подразделения.

Основные цели. Целью создания структурного подразделения понимается идеальное представление результата, которого должно достичь подразделение в процессе своей деятельности. Правильно и точно сформулированная цель позволяет направить и сориентировать деятельность подразделения, а также еще раз определить его назначение и обозначить место в структуре организации. Требования, которые предъявляются к целям, формулируемым в положениях, могут быть такими:

• достижимость;

• структурированность;

• согласованность с целями деятельности всего предприятия;

• точность и конкретность.

Например, цель создания отдела кадров может быть сформулирована таким образом: «…кадровое обеспечение деятельности организации». Структурное подразделение может иметь как одну, так и несколько целей, которые должны быть перечислены в положении.

Основные задачи. Задачи – это определенное направление деятельности структурного подразделения, обеспечивающее достижение поставленной перед подразделением цели. В качестве основы для определения задач можно использовать квалификационные характеристики руководителей структурных подразделений из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Почти в каждой характеристике основная задача сформулирована в первом предложении. Например, в квалификационной характеристике начальника юридического отдела указано: «Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов». Отсюда основные задачи юридического отдела могут быть сформулированы следующим образом:

• обеспечение законности деятельности предприятия;

• защита правовых интересов предприятия.

В идеальном случае на предприятии составляется так называемая матрица распределения функций управления, на основе которой производится структурирование организации и расписываются задачи каждого структурного подразделения.

Задачи подразделения могут выходить за пределы должностных обязанностей его руководителя (например, в объединенных подразделениях – рекламно-информационном отделе, отделе маркетинга и сбыта).

Если в состав подразделения входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления деятельности, то задачи определяются подробно и условно структурируются таким образом, чтобы их можно было легко закрепить за этими единицами.

Перечисление задач структурного подразделения начинается с главных и заканчивается второстепенными. Требования, предъявляемые к задачам:

• предельная точность и определенность;

• решаемость;

• адекватность основным целям подразделения.

Например, задачи, поставленные перед отделом кадров, можно сформулировать следующим образом:

• подбор и расстановка работников;

• формирование стабильно работающего коллектива;

• создание кадрового резерва;

• учет кадров;

• контроль дисциплины труда;

• обеспечение трудовых прав работников.

«Функции». Функции структурного подразделения должны быть сформулированы таким образом, чтобы они отвечали на главный вопрос: «Что и как нужно делать для того, чтобы выполнить задачу?». Они должны быть ориентированы на конечные результаты деятельности.

При разработке данного раздела также обычно используется матрица распределения функций управления организацией. Если на предприятии матрица не составлялась, то за основу берется раздел «Должностные обязанности» квалификационной характеристики руководителя соответствующего структурного подразделения. Поможет определить функции структурного подразделения ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения» и иные государственные и отраслевые стандарты.

Разрабатывая этот раздел Положения о структурном подразделении, необходимо руководствоваться следующими правилами:

• функции должны быть сформулированы так, чтобы обозначить конкретные действия, выполнением которых решаются задачи, поставленные перед подразделением;

• функции должны быть изложены максимально полно (чтобы не вносить изменения по мере выявления «неучтенных»);

• перечисление функций желательно начинать с основных, постепенно переходя ко второстепенным и текущим;

• функции одного структурного подразделения не должны дублировать функции другого структурного подразделения;

• функции структурного подразделения должны быть увязаны с функциями тех подразделений, с которыми у подразделения существуют функциональные связи;

• функции должны поддаваться структурированию (т. е. разделению на должностные обязанности работников подразделения);

• функции должны быть сформулированы таким образом, чтобы была возможность оценить результаты деятельности подразделения;

• функции не должны выходить за пределы задач подразделения и должны корреспондировать с правомочиями и правами подразделения.

Данный раздел Положения может разрабатываться не только как «генеральный план» работы структурного подразделения, но и как инструкция (когда наряду с конкретными действиями указываются способы их совершения).

Когда перед структурным подразделением поставлено несколько задач, то функции желательно группировать в соответствии с задачами.

Если подразделение не структурировано на более мелкие единицы, но вместе с тем его функции четко распределены между работниками, то в Положении можно отразить данное распределение. Это поможет впоследствии составить должностные инструкции на работников подразделения.

Функции структурного подразделения могут быть представлены в виде текста или таблицы (что более удобно).

Этот способ изложения более нагляден и позволяет быстро подвести итоги работы структурного подразделения.

«Права». Для выполнения функций подразделениям предоставляются определенные права. Но необходимо понимать различие понятий «права» и «полномочия», т. к. в данном разделе находят отражение и те, и другие.

Под правом понимается свобода субъекта совершать определенные действия или воздерживаться от их совершения по своей воле и по своему усмотрению, при наличии конкретных условий или вне зависимости от каких-либо условий. Например, подразделение может принять к исполнению документы, а может не принять, если в них найдены какие-либо изъяны (несоответствие законодательству, отсутствие соответствующего распоряжения руководителя организации и подразделения и др.).

Предписать же работникам выполнение определенных действий можно путем определения их полномочий, т. е. закрепления и возможности, и обязательности совершать конкретные действия при вполне конкретных условиях.

При формулировании прав и полномочий необходимо соблюдать определенные правила:

• право и полномочие должны соотноситься с определенной функцией или группой функций, т. к. они предоставляются подразделению для надлежащего выполнения стоящих перед ним задач;

• право должно быть сформулировано таким образом, чтобы оно отражало возможность совершения определенных действий, а полномочие – и возможность, и обязанность предпринимать определенные действия;