Марина Шитова - Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

• Название: Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база
• Автор: Марина Шитова
• Жанр: Управление, подбор персонала

Любая организация существует лишь тогда, когда есть работающие в ней люди. Деятельность фирмы, предприятия, организации начинается с подбора и оформления сотрудников. Поэтому наличие кадровой службы или хотя бы одного сотрудника, занимающегося кадровой работой в очень маленьких организациях, не подлежит обсуждению.

Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровика обязательно документируется. При проверке работы любой организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых фиксируется деятельность службы кадров.

Документов, с которыми приходится работать кадровику, много. Каждый вид документа имеет свои особенности и свои правила работы с ним. Поэтому составлению и оформлению наиболее часто встречаемых в деятельности службы кадров документов посвящен большой подраздел «Кадровые документы».

Также рассматривается порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенклатуры дел, обработка документов к архивному хранению.

Раздел книги, посвященный кадровому делопроизводству, безусловно, заинтересует как начинающих кадровых работников, так и опытных кадровиков. Материал дан с учетом последних изменений в трудовом законодательстве, снабжен конкретными примерами, затрагивает сложные и спорные моменты кадровой работы.

Также эта информация будет интересна каждому, кто заинтересован в грамотном оформлении трудовых и иных, непосредственно с ними связанных, отношений. Кто хочет понимать, правильно ли оформлен документ, под которым приходится ставить подпись, обоснованы ли претензии к документам, предъявляемым в различные учреждения, в том числе и в Пенсионный фонд РФ. Кто хочет знать свои права и обязанности, закрепленные в законодательных актах нашего государства, в том числе в Трудовом кодексе РФ.

---

Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретную должность, в соответствии со штатным расписанием организации, внутренними локальными нормативными актами, соблюдением требований ТК РФ и иных нормативных правовых актов. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, указанной в штатном расписании, носит обезличенный характер и объявляется должностному лицу под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по иной должности, чем та, в которой работает работник.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных в соответствии с положением о подразделении. Обязанности работников должны вытекать из основных задач, решаемых подразделением. Тщательно разработанные инструкции предусматривают все функции подразделения и равномерно распределяют нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Ответственность за наличие на предприятии всех должностных инструкций лежит на начальнике отдела кадров.

Должностная инструкция должна быть согласована с юридической службой предприятия. При необходимости она согласовывается с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Должностная инструкция должна иметь грифутверждения, дату, подпись работника об ознакомлении. Руководителем предприятия утверждаются должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его компетенции, на остальные должности инструкции утверждаются соответствующими заместителями по функции.

Должностная инструкция является руководством к действию для самого работника, она определяет:

• каких действий ожидают от работника;

• по каким критериям будут оценивать результаты труда;

• ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности.

Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком, предельно конкретно и содержать информацию по следующим вопросам:

• название должности;

• наименование структурного подразделения;

• цель должности (зачем она существует, за что работнику платится заработная плата);

• подотчетность, место должности в рамках организационной структуры фирмы (кем руководит, кому подчиняется);

• перечень должностных обязанностей сгруппированных по функциональным блокам (6–7 блоков, включающих в себя по 6–7 должностных обязанностей);

• критерии эффективности труда (количественные, качественные).

Должностная инструкция – индивидуальный документ, хотя и может составляться на базе типовых квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции, составляемые на определенную должность на данном предприятии, всегда имеют свои особенности, т. к. любая организация имеет свою специфику в направлении деятельности или в объеме работ. Тем не менее, структура должностной инструкции обязательно включает в себя следующие пункты:

• общие положения;

• права;

• должностные обязанности;

• ответственность.

В разделе «Общие положения» обычно указывают:

• наименование должности в соответствии со штатным расписанием;

• требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы должностного лица (квалификационные требования);

• непосредственную подчиненность (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо);

• порядок назначения и освобождения от должности;

• наличие и состав подчиненных (этот пункт корреспондирует с разделом «Ответственность», в котором, в случае наличия подчиненных, оговаривается ответственность не только за собственные действия данного работника, но и за действия подчиненных);

• порядок замещения (кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия, кого замещает данное должностное лицо). Данный пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей, т. к. отсутствие четких указаний о должностных лицах, выполняющих обязанности руководителей во время их отсутствия, дезорганизует работу предприятия;

• возможность совмещения должностей и функций;

• перечень документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности (законодательные акты Российской Федерации, устав предприятия, инструкции, рекомендации, на основании которых должностное лицо осуществляет трудовую деятельность и реализует свои полномочия);

• другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности.

Раздел «Права» содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает должностное лицо при исполнении возложенных на него должностных обязанностей, с учетом специфики этих обязанностей. Также в данном разделе отражаются взаимоотношения должностного лица с другими работниками и структурными подразделениями предприятия, исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий. В разделе могут быть перечислены основные права работников в соответствии со ст. 21 ТК РФ, либо сделана ссылка на эту статью. Очень важны права доступа к информации, в том числе конфиденциальной, запроса информации, право согласовывать и подписывать определенные документы.

В разделе «Должностные обязанности» указываются обязанности должностного лица, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в структурном подразделении практикой распределения обязанностей, по решению руководителя структурного подразделения. Кроме того, здесь могут быть перечислены основные обязанности работников в соответствии со ст. 21 ТК РФ, либо сделана ссылка на эту статью. Для разработки данного раздела пригодятся тарифно-квалификационные характеристики, разработанные Министерством труда РФ. В них содержатся и требования к знаниям работника, и квалификационные требования, и обязанности. Обычно их берут за основу и видоизменяют под свое предприятие.

Раздел «Ответственность» определяет меру ответственности должностного лица за несоблюдение требований должностной инструкции и иных локальных правовых документов организации, распоряжений руководителя, а также нарушения работником трудовой дисциплины в соответствии с законодательством Российской Федерации. Также в раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность должностного лица за те или иные нарушения. Если работник несет материальную ответственность в соответствии с заключенным договором о полной материальной ответственности работника, это также отмечается в данном разделе. Ответственность, в соответствии со ст. 419 ТК РФ, может быть:

• административная,

• дисциплинарная,

• гражданско-правовая,

• уголовная.

Необходимо помнить, что ответственность работника устанавливается в строгом соответствии с законодательством.

Можно дополнить должностную инструкцию разделами «Оценка работы», «Организация работы» и др.

Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления работника с должностной инструкцией, в котором он обязан поставить дату ознакомления и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией. Лист ознакомления может вестись в организации как отдельный документ, но может быть продолжением должностной инструкции. Требования должностной инструкции являются обязательными для работника, работающего по указанной в ней должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй у руководителя подразделения, третий у работника. Должностная инструкция вступает в силу с момента её утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией. Возможно указание заранее установленного срока замены, например, 5 лет. Но лучше детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции:

• изменение структуры предприятия;

• изменение штатного расписания;

• перераспределение обязанностей;

• внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др.

При освобождении должности в случае перевода работника или увольнения, до приема нового работника старую должностную инструкцию следует внимательно проверить и, если необходимо, внести коррективы, уточнить технологию или добавить те обязанности, которые дополнительно будут возложены на нового работника.