Марина Шитова - Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

• Название: Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база
• Автор: Марина Шитова
• Жанр: Управление, подбор персонала

Любая организация существует лишь тогда, когда есть работающие в ней люди. Деятельность фирмы, предприятия, организации начинается с подбора и оформления сотрудников. Поэтому наличие кадровой службы или хотя бы одного сотрудника, занимающегося кадровой работой в очень маленьких организациях, не подлежит обсуждению.

Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровика обязательно документируется. При проверке работы любой организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых фиксируется деятельность службы кадров.

Документов, с которыми приходится работать кадровику, много. Каждый вид документа имеет свои особенности и свои правила работы с ним. Поэтому составлению и оформлению наиболее часто встречаемых в деятельности службы кадров документов посвящен большой подраздел «Кадровые документы».

Также рассматривается порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенклатуры дел, обработка документов к архивному хранению.

Раздел книги, посвященный кадровому делопроизводству, безусловно, заинтересует как начинающих кадровых работников, так и опытных кадровиков. Материал дан с учетом последних изменений в трудовом законодательстве, снабжен конкретными примерами, затрагивает сложные и спорные моменты кадровой работы.

Также эта информация будет интересна каждому, кто заинтересован в грамотном оформлении трудовых и иных, непосредственно с ними связанных, отношений. Кто хочет понимать, правильно ли оформлен документ, под которым приходится ставить подпись, обоснованы ли претензии к документам, предъявляемым в различные учреждения, в том числе и в Пенсионный фонд РФ. Кто хочет знать свои права и обязанности, закрепленные в законодательных актах нашего государства, в том числе в Трудовом кодексе РФ.

---

Если в процессе заполнения бланка на большинство вопросов получен отрицательный ответ, то такого кандидата не стоит приглашать на собеседование. Необходимо поблагодарить человека за проведенное интервью и объяснить, что предприятию требуется сотрудник с другим опытом работы. Если же разговор по телефону имеет положительный результат, то согласовывается время и место проведения собеседования.

В ходе проведения собеседования решаются две задачи: выяснение профессиональной компетентности кандидата и определение, насколько кандидат подходит работодателю как личность.

Перед проведением собеседования необходимо определить, что будет оцениваться и как, например:

• что предприятие ожидает от соискателя как от профессионала;

• какие обязанности сотрудник будет выполнять;

• как можно проверить компетентность кандидата (кто и как это сделает).

Оценка может быть произведена как специалистом предприятия, заинтересованным в привлечении нового сотрудника, так и приглашенным экспертом-профессионалом. Кроме того, можно использовать профессиональное задание или тест, требующие, определенных знаний и навыков. Тестирование имеет смысл проводить на те позиции, где требуются определенные знания и умения, которые можно объективно оценить: бухгалтеры, менеджеры по продажам, маркетологи, и т. д.

Вопросы должны быть заранее продуманными, позволяющие сделать вывод насколько потенциальный сотрудник ответствен, активен, работоспособен, склонен к самостоятельности, обладает организаторскими качествами или другими достоинствами, необходимыми для данной должности. Важное требование при проведении собеседования – использование открытых вопросов, предполагающих развернутые ответы. В таких вопросах используются вопросительные слова «почему», «зачем», «где», «что» и т. д. без предложения вариантов ответа.

Существует несколько видов интервью, которые можно использовать в процессе проведения собеседования.

Биографическое интервью предполагает несложную технику проведения. Начать разговор можно фразой «Я ознакомился с вашим резюме, и у меня возникло несколько вопросов…». Люди любят рассказывать о себе заинтересованному человеку, но делать выводы о профессиональной компетенции соискателя рано, этот разговор – подготовка к проведению поведенческого интервью.

Поведенческое интервью называют глубинным, структурированным или интервью по компетенциям. Это одно из самых сложных интервью, позволяющее получить от кандидата подробное описание реальных рабочих ситуаций, с которыми он сталкивался в прошлом. Для этого задаются вопросы, например, об опыте командной работы с уточнением деталей: где именно работал, какие решал задачи, как это происходило, оказывалась ли помощь коллегам и как они к этому отнеслись. Основываясь на полученной информации, можно просчитать, как человек поведет себя в той или иной ситуации, и выяснить, насколько личные качества и профессиональные навыки кандидата подходят для открытой вакансии. И обязательно нужно следить за невербальными проявлениями: мимикой, жестами и темпом речи, чтобы заметить малейшие признаки неискренности и хитрости:

• полностью закрытая поза, руки в карманах, взгляд исподлобья (нежелание разговаривать, стремление защититься);

• легкое прикосновение к кончику носа в процессе рассказа о себе (свернутый жест прикрытия рта);

• отведение взгляда, частые моргания, а также потирание глаз (трудно смотреть в глаза и лгать);

• дернулись зрачки глаз (обдумывает правдоподобный ответ);

• нервные движения (вдруг начинает поправлять одежду, прическу, смахивать что-то со стола, переставлять предметы);

• хрипота и покашливания (необходимость лгать вызывает горловой мышечный спазм и мешает чисто говорить);

• неоконченные фразы (человек делает паузы, внутренне наталкиваясь на информацию, которую хотел бы скрыть).

Следующий вид интервью – ситуационное, или case-интервью, отражает представления человека о правильном поведении в той или иной возможной ситуации. Использование этой методики предполагает предложение всем кандидатам на должность одну и ту же ситуацию (достаточно простую), которая основана на фактах из реальной жизни. Соискатели должны провести анализ проблемы и выработать практическое решение. Затем сравниваются ответы кандидатов, находчивость, жизненные ценности и модели поведения.

Стрессовое интервью проводится при подборе человека для работы в условиях эмоционального давления (оператор, торговый представитель). Интервьюер должен внезапно начать агрессивное нападение, например, делая вид, что не слышит ответов кандидата, задавать один и тот же вопрос. Эмоциональное давление на кандидата в ходе интервью покажет, насколько он стрессоустойчив. Такое интервью не должно длиться более пяти минут, по его окончании кандидату сообщается, что это была необходимая проверка на стрессоустойчивость, что он ее прошел (или не прошел). Затем необходимо поговорить с человеком о чем-нибудь спокойном, чтобы снять негатив.

Также при собеседовании возможно использование смешанных типов интервью, например, биографического с элементами ситуационного. Это позволяет сразу получить необходимую первичную информацию о кандидате (образование, профессиональный опыт, мотивационную направленность, карьерные амбиции) и узнать его взгляды на определенные проблемные ситуации.

Кроме того, очень полезны при проведении интервью проективные методики, т. к. они дают наименьшую вероятность желательных ответов. Существует адаптированный вариант проективной методики в виде специальных вопросов, которые задаются в режиме ограниченного времени. Человек, отвечая на них, объясняет поведение, действия, побуждения других людей в соответствии со своим жизненным опытом. Рассказывая о прошлом, он дает объяснения и интерпретации, актуальные для него в данное время. При этом важны не столько факты, сколько эмоциональная окрашенность и объяснения кандидата. Ответы на проективные вопросы дают хорошие результаты по следующим темам:

• мотивация материальная и нематериальная;

• руководитель—сотрудник;

• ценности, честность, лояльность;

• коллектив, общение с людьми;

• конфликты;

• клиенты.

Проективные вопросы для выявления мотивации могут быть следующими: «Что побуждает людей более эффективно работать?», «Почему люди выбирают ту или иную работу?». При анализе ответов выявляются основные мотиваторы данного человека, которые повышают эффективность работы человека, потому что соответствуют его внутренним потребностям на данный момент: например:

• высокая зарплата;

• справедливость оплаты труда;

• стабильность работы предприятия;

• близость к дому;

• отсутствие давления со стороны коллег по работе;

• организация питания в офисе и др.

Проективные вопросы по теме «руководитель—сотрудник» могут звучать следующим образом: «Как вы считаете, что такое хороший коллектив?» или «Что такое хороший руководитель (сотрудник)?». Отвечая на вопрос о руководителе, человек, имеющий подобный опыт, будет иметь в виду себя, рядовой сотрудник – желаемый вариант руководителя. И наоборот, отвечая на вопрос о хорошем сотруднике, руководитель ориентируется на идеальный вариант подчиненного, рядовой сотрудник называет критерии, которые считает важными для оценки себя.

Данные, полученные в результате ответов на вопросы о ценностях, честности, лояльности, сходны со сведениями о мотиваторах, но также дают дополнительную информацию о ценностях человека. Такие вопросы имеют большое значение на предприятиях с осознанно сформированной корпоративной культурой, а также в ситуации, когда работа человека связана с большим количеством искушений.

«Почему люди воруют в одних компаниях, а в других не воруют?», «У человека есть возможность выполнить „левый“ заказ, а он этого не делает. Почему?» – ответы на подобные вопросы дают представление о тех моделях поведения, которые кандидат считает приемлемыми, наиболее часто встречающимися. Если все ответы связаны со страхом и контролем, то можно сделать вывод, что в случае отсутствия наказания и уверенности в том, что не поймают и не накажут, то кандидат допускает возможность быть нечестным.

«Какой коллектив работает наиболее эффективно?», «В каком коллективе комфортнее всего работать?», «Какие качества характера наиболее значимы для людей?» – такие вопросы можно подобрать по теме «коллектив, общение с людьми». Анализ ответов на эти вопросы поможет разобраться в том, кого ожидает и предпочитает видеть кандидат в качестве коллег и окружения. Характеристика коллектива «сплоченный, дружный веселый» говорит о важности личных отношений для кандидата, «профессиональный, целеустремленный, структурированный» – только рабочих. Оптимальный ответ характеризует коллектив как профессиональный, коллектив единомышленников, основанный на взаимовыручке.