Саша Карепина - Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

• Название: Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты
• Автор: Саша Карепина
• Жанр: Делопроизводство, офис
• Год: 2010
• ISBN: 978–5–91657–077–9

Как влиять на людей словом на расстоянии? Как передать суть сообщения и свои эмоции без искажений? Как добиться желаемой реакции? Как отказать не обидев, оправдаться не разозлив, потребовать или попросить – и получить желаемое? На все эти вопросы отвечает бизнес–тренер по деловому письму Саша Карепина. Правила и приемы убедительного делового письма, техника создания работающих текстов проиллюстрированы примерами не только из бизнеса, но также из истории и литературы. Не запомнить их невозможно.

Книга будет большим подспорьем всем, кто хоть иногда составляет коммерческие предложения, ведет переписку с клиентами и партнерами, пишет резюме, наполняет информацией корпоративный сайт, готовит пресс–релизы, отчитывается письменно о проделанной работе и просто общается в эпистолярном жанре.

---

Уважаемая Ольга Петровна!

Прошу Вас изыскать возможность в это воскресенье в 7:30 утра встретиться с кандидатом на должность менеджера по закупкам. Столь неудобное время встречи объясняется востребованностью и занятостью кандидата.

У кандидата большой опыт работы в области закупок листового проката. Он хорошо знает логистику и работал на предприятиях нашего профиля как в России, так и за рубежом, то есть знает не только отечественную, но и зарубежную специфику. При этом его устраивает наше предложение по зарплате.

Напоминаю Вам, что позиция менеджера по закупкам вакантна в нашей компании уже полгода и закупками постоянно приходится заниматься Вашим заместителям, отвечающим за другие, не связанные с закупками направления. Вы неоднократно жаловались, что, занимаясь не своей работой, Ваши заместители не могут качественно исполнять свои прямые обязанности.

С уважением,

менеджер по кадрам

Зайцев Т. И.

Едва ли вы с радостью согласитесь и поблагодарите Зайцева за отличную работу. И неудивительно. Письмо начинается с его желания заставить вас прийти на собеседование в выходной ни свет ни заря, а вас это желание совершенно определенно радовать не может.

Какой же «грош» Зайцев мог вам показать? Обратите внимание, в самом конце письма говорится, что вы недовольны перегруженностью ваших заместителей и хотите освободить их от несвойственной им работы. Предлагая встретиться с кандидатом, мы по существу предлагаем решить волнующую вас проблему – а это вполне ощутимый «грош».

Исполнительному директору Соколовой О. П.

Уважаемая Ольга Петровна!

Сообщаю Вам, что у нас появилась возможность закрыть вакансию менеджера по закупкам и решить проблему перегруженности Ваших заместителей.

Вы неоднократно жаловались, что позиция менеджера по закупкам вакантна в нашей компании уже полгода и закупками постоянно приходится заниматься Вашим заместителям, которые из–за этого не могут качественно исполнять свои прямые обязанности.

До сих пор вакансию не удавалось закрыть, поскольку кандидаты нужной квалификации не соглашались на наше предложение по заработной плате. Однако несколько дней назад был найден достойный кандидат, которого это предложение устроило. Этот кандидат – профессионал в области закупок листового проката в России и за рубежом.

Для решения вопроса о приеме кандидата на работу Вам необходимо с ним встретиться. К сожалению, кандидат готов приехать на собеседование только в воскресенье, в 7:30 утра. Это время чрезвычайно неудобно, но никакого другого, в силу большой загруженности, кандидат предложить не может.

Убедительно прошу Вас изыскать возможность провести встречу в указанное время и, возможно, решить наконец давнюю кадровую проблему.

С уважением,

менеджер по кадрам

Зайцев Т. И.

Теперь Зайцев пишет не чтобы огорчить вас, а чтобы обрадовать. Еще бы, ведь скоро конец вашим проблемам! Конечно, вы все равно придете в воскресенье на работу к 7:30 – но не ради Зайцева, а ради себя!

Кстати, обратите внимание на третий абзац этого письма. Строго говоря, в этом абзаце две мысли: о том, что мы долго не могли найти кандидата, и о том, что наконец нашли.

До сих пор вакансию не удавалось закрыть, поскольку кандидаты нужной квалификации не соглашались на наше предложение по заработной плате.

Однако несколько дней назад был найден достойный кандидат, которого это предложение устроило. Этот кандидат – профессионал в области закупок листового проката в России и за рубежом.

Можно было выделить каждую мысль в отдельный абзац, но отдельные абзацы были бы уж слишком короткими. Поэтому мы немного нарушили правила «древовидного» оформления и объединили две мысли. В небольшом письме это, как видите, допустимо – но лучше не превращать такой подход в правило. Иначе опознать в нашем письме дерево адресату окажется не под силу.

«Гроши» и добрые дела

И наконец, разберем «тяжелый случай» – когда нам нечего реально предложить адресату. Представьте, что вы руководитель муниципального благотворительного центра «Наследие», обучающего молодежь из неблагополучных семей традиционным ремеслам. Вы решили открыть при своем центре керамическую мастерскую, и вам нужны средства на покупку печи для обжига. За этими средствами вы обращаетесь к директору местного горно–обогатительного комбината. Никаких материальных благ за его пожертвования вы, естественно, предложить не можете.

Как завлечь директора? Ну разве что воздействуя на его тщеславие, ведь он, как и все, хочет быть значительным, добрым и благородным. Попробуем это использовать.

Уважаемый Павел Иванович!

Ваше предприятие – одно из крупнейших в крае, и Вы, как его руководитель, входите в деловую элиту нашего региона. Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории города, края, страны, запомниться добрыми делами. А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей.

В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь: под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам.

Ребятам из трудных семей часто не хватает тепла, а одно из самых теплых, солнечных ремесел – это ремесло гончара. Поэтому мы хотим открыть в своем центре гончарную мастерскую. Изготавливая для посетителей центра и туристов традиционную глиняную посуду и сувениры, ребята смогут освоить новую профессию и заслужить благодарность окружающих, а это очень важно для их социальной адаптации.

Для оборудования гончарной мастерской нужна муфельная печь, и мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 2 млн рублей. Вся проектно–сметная документация по ее покупке и монтажу уже подготовлена, и мы охотно предоставим ее Вам, чтобы Вы могли знать, как именно будут использованы Ваши средства.

Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами.

С благодарностью,

директор центра «Наследие»

Петухов А. П.

Как вы, скорее всего, заметили, заглавная фраза этого письма получилась размытой. Вроде бы она есть, а вроде ее и нет. Когда апеллируешь к «желанию быть хорошим», не всегда удается кратко сказать «предлагаю то–то и то–то». В таком случае заглавную фразу письма лучше вообще не выделять шрифтом, как и заглавные фразы абзацев – пусть во всем тексте используется один шрифт.

Если мы не ошиблись с ценностями Павла Ивановича, у нас есть шанс. Вряд ли Павел Иванович захочет уступить предшественникам, стремившимся «во все времена оставить след», – а значит, у него появится стимул нам помочь…

Примеры из этой и других глав можно скачать по адресу sashakarepina.com/writingbook

Глава 3 Нужные ненужности. Факты во вступлении и заключении

Этой главы не должно было быть в книге – она появилась неожиданно для меня, можно сказать, по воле читателей.

Во время работы над книгой один из интернет–сайтов опубликовал мою статью о принципе дерева. В ней в качестве примера был приведен наш «ремейк» Ванькиного письма. По статье, как всегда, завязалась дискуссия, и, просматривая ее, я обнаружила достаточно гневный отзыв.

«Вы ставите в пример неэффективное письмо, – писал автор отзыва. – Оно начинается с совершенно бесполезной фразы – и другой такой же бесполезной фразой заканчивается. Зачем в начале слова «И пишу тебе письмо попросить…»? Зачем в конце слова «Приезжай, милый дедушка, Христом богом тебя молю, возьми меня отседа, а то помру совсем»? Раз дед читает письмо, понятно, что Ванька это письмо написал! Раз мы уже сказали деду, что нас нужно забрать, и объяснили почему, незачем снова об этом талдычить!»

Вопрос показался мне логичным. Мы стремимся к эффективности, а добавлять в письмо вступление и заключение, не несущие новой информации, как будто действительно неэффективно. Для чего же мы их добавляем – и какими они должны быть, чтобы помогать адресату, а не нагружать его лишними сведениями?

Говоря на тренингах о вступлении и заключении, я обычно вспоминаю такой анекдот. Приходит в издательство писатель и говорит: «Вот, я книгу написал, про Чапаева. Не опубликуете?» Издатель берет у него рукопись и открывает первую страницу. Страница начинается словами «Василий Иваныч сел на коня». «Сильное начало», – думает издатель и открывает последнюю страницу. Страница заканчивается словами «Василий Иваныч слез с коня». «Молодой человек, – спрашивает издатель, – а что же у вас между первой и последней страницей?» – «Ну как что? – отвечает автор. – Цок–цок, н–н–но–о–о, цок–цок…»