Дэвид Аллен - Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни

• Название: Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни
• Автор: Дэвид Аллен
• Жанр: Управление, подбор персонала

Эта продолжение развития методологии Getting Things Done, рассмотренная в книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».

В своей книге «Готовность ко всему. 52 принципа продуктивности для работы и жизни» Дэвид Аллен рассказывает о простых методиках, ориентированных на повышение эффективности, и о выработке правильного подхода к организации собственной жизни. Автор утверждает, что главное — умение расслабляться, от него зависит наша продуктивность. Сознание должно быть ясно, а мысли — упорядочены. Из книги вы узнаете, как отделять важные дела от второстепенных, как правильно ставить цели и определять приоритеты, как повысить личную организованность, как экономить время.

---

• Какие списки или структуры, которые вы используете для самоуправления, не являются полными? Каким способом вы могли бы полностью ликвидировать это упущение?

• Есть ли узкое место в вашей рабочей группе (или в семье) в терминах нашего способа ведения дел? Как бы вы могли поспособствовать улучшениям в этом плане?

32. Эффективность системы обратно пропорциональна сосредоточенности на ней

Когда вы вынуждены концентрироваться на своей системе, вы растрачиваете энергию, которую можно было бы использовать более эффективно. Цель учреждения самой системы с её изменениями и улучшениями состоит в том, чтобы снова и снова легко выкидывать «систему» из своей головы и как можно скорее.

Я должен создать Систему, чтобы не оказаться порабощённым другими Людьми.

Уильям Блэйк Удачная система та, которую не замечаешь

Чем лучше ваша система, тем меньше вы её должны замечать. Чем меньше внимания вы ей уделяете, тем, вероятно, она более функциональна. Вы должны замечать её лишь тогда, когда она не работает, или когда вы вынуждены уделять ей слишком много внимания. Вам необходимо работать, думать, создавать и взаимодействовать с вещами, не сосредотачиваясь на том, как вы это делаете. Вам ведь хочется наслаждаться загородной поездкой на своём автомобиле, не задумываясь, как переключаются передачи, или как работает климат-контроль.

Создание незаметно функционирующей системы — часто самая большая возможность усовершенствования своей продуктивности. В девяти из десяти случаев, у людей имеются неработающие системы поддержки рабочего процесса, которые не функционируют только потому, что они сами по себе являются ещё большей работой. Большинство механизмов самоорганизации и программного обеспечения, проданные за последние двадцать пять лет, концептуально имеют смысл, но не способны функционировать достаточно надёжно, как люди не пытаются их скоординировать.

Когда количество того, чем необходимо управлять увеличится, или увеличится требование к скорости обработки, система, если она спроектирована неправильно, или у пользователя не выработалась «до автоматизма» привычка её использования, начнёт разваливаться.

Пример плохо спроектированной системы — система хранения справочной информации, в которой документы хранятся в подвешенных на крючках папках с наклеенными этикетками. Большой объём документов и возникшая необходимость быстрой работы с ней просто убивают такую систему. Часто оказывается, что гора материалов, которую необходимо в ней разместить, так и остаётся просто горой. Никто не хочет иметь дело с переполненными, сложными для заполнения шкафами. Обычные файлики с этикетками (без всяких крючков), с одним файликом на папку, могут противостоять увеличившимся требованиям без особых хлопот. Другой пример систематически встречающегося «узкого места» — это использование компьютерной мыши для выполнения действий, которые можно осуществить в четыре раза быстрее с помощью «горячих клавиш». Нам часто встречаются искушённые профессионалы, чьё конструктивное мышление и процесс взаимодействия с другими людьми блокируются лишь потому, что от них требуется слишком большое сознательное усилие для создания, написания и отправки по нужным адресам электронных писем.

Вы должны разработать свою собственную удобную систему поддержки рабочего процесса. Вам нужна своя собственная «домашняя база», целиком своя, со всеми своими рабочими инструментами и навыками, срабатывающими «на автомате». Вы не должны заново заниматься разработкой последовательности рабочего процесса всякий раз, когда вы приступаете к работе. Последние двадцать лет я проводил в дороге 250 дней в году, и я теперь могу достаточно хорошо работать в своём «виртуальном» офисе. Но я могу работать ещё лучше в своём офисе, за своим столом, со своими папками и своими инструментами, где всё находится на своём месте. И в абсолютно спокойном состоянии, поскольку мне нравится работать с максимальной эффективностью — без всяких помех или отвлечений.

Те цепи связывают нас наиболее крепко, которые мы порвали.

Антонио Поркья Между прочим…

• Какие действия вы выполняете «на автомате», без необходимости их предварительного обдумывания?

• Над какими частями вашей системы вы вынуждены всё ещё раздумывать? Что бы вы могли сделать, чтобы работать с ними «на автомате»?

• Как у вас обстоят дела с рабочим местом дома? Что бы вы могли сделать, чтобы повысить его функциональность?

33. Функция обуславливается формой

В большинстве случаев, создание правильного контекста и структуры гарантирует и выполнение. Форма часто вызывает смену концентрации, а затем и намерений, которые направляют вашу творческую энергию в нужное русло. Если вы намереваетесь позаниматься спортом, наденьте свой спортивный костюм. Если писать книгу — придумайте ей название и загрузите текстовый редактор. Хотите в чём-то продвинуться на работе? Сформулируйте тему собрания и организуйте его. Займитесь вопросом, и он разрешится.

Вы будете стремиться туда, где пребываете вы сердцем.

Норман Винсент Пил Какие кастрюли необходимо помешать?

В этом эссе рассматривается уровень приложения наших методологий, эффект от которых, откровенно говоря, испытали на себе совсем немногие люди. А ведь эти методики настолько легко доступны, и обладают такой потенциальной значимостью по отношению к качеству нашей жизни, что я решил напомнить вам об этом ещё раз.

Что, если бы вы могли пребывать в уверенности, что вся готовящаяся на плите пища, которая нуждается в перемешивании, вовремя перемешивается? Позвольте мне объяснить. Наша жизнь состоит из многих уровней самовыражения и интересов, которые способны обогатить наше существование, в дополнение к сотням элементарных повседневных вещей, за которые мы изо дня в день несём ответственность. Они и обогащают, но только если вы уделяете им своё внимание. Ваши дети, друзья, страсть к кулинарии, коллекционирование монет и гольф-клуб. Ваши инвестиции, жажда путешествий, сумасбродные мысли. Ваши любимые цитаты, обещания самому себе, любовь к музыке Моцарта и мечты о будущем.

Эти, или похожие вещи, которые имеют для вас потенциальное значение, прямо сейчас ожидают, когда вы придёте и займётесь ими. Всё, что от вас требуется — лишь участие, и вы можете приступить к ним за несколько секунд. Но, если вы похожи на меня, вы забываете это сделать.

Я забываю о своих друзьях. Я забываю подумать о случайных подарках для них. Я забываю, верите или нет, просто повеселиться. Я забываю о том, какие конструктивные вещи я мог бы сделать с моими коллегами на следующей неделе. Я забываю о куче вещей, которыми неплохо было бы заняться в дождливую субботу. И, да, я забываю мечтать.

Поэтому я организовал напоминания в своей личной системе самоуправления, которые я постоянно вижу при проведении еженедельного обзора. Я знаю совсем немногих людей, которые по-настоящему оценили мощь обычного еженедельного обзора. Уровень «чёрного пояса» в самоуправлении для человека двадцать первого века подразумевает постоянную очистку головы, определение желаемых результатов и действий, организацию и поддержку в актуальном состоянии списков, чтобы сохранить ясную голову и оптимистичное настроение. И даже ещё меньшее количество людей оценили уровень за пределами чёрного пояса (чёрный пояс первой степени — это только начало!) — они не научились работать с творческими контрольными списками.

Сделайте своей привычкой еженедельный обзор. Включите в него все списки, которые способны вызвать появление стоящих мыслей, способных обогатить вашу жизнь. Не позволяйте пригорать вашим любимым блюдам.

Человек не создается обстоятельствами, обстоятельства создаются человеком.

Бенджамин Дизраэли

Жизнь — это серия вдохновенных глупостей. Трудность заключается в том, чтобы понять, какие стоит сделать. Никогда не упускайте шанса: он представляется вам не каждый день.

Джордж Бернард Шоу Между прочим…

• Какими областями своей жизни вы, возможно, пренебрегли в большей степени, чем вам хотелось бы? Как бы вы могли устроить для себя напоминания, чтобы периодически о них вспоминать?

• Какое собрание вы могли бы организовать для того, чтобы что-то сдвинулось с места?

34. Вы не можете выиграть игру, правил которой не знаете

Игры доставляют удовольствие только в том случае, когда вы чётко знаете какова их цель. Видение «игры в футбол» понимается только с помощью игрового поля и ясной цели самой игры. Гонять мяч с большим воодушевлением, можно только точно зная, куда вам его необходимо загнать. Игра, которую вы ведёте на своей работе, требует точно таких же условий и знаний.