Дэвид Аллен - Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни

• Название: Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни
• Автор: Дэвид Аллен
• Жанр: Управление, подбор персонала

Эта продолжение развития методологии Getting Things Done, рассмотренная в книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».

В своей книге «Готовность ко всему. 52 принципа продуктивности для работы и жизни» Дэвид Аллен рассказывает о простых методиках, ориентированных на повышение эффективности, и о выработке правильного подхода к организации собственной жизни. Автор утверждает, что главное — умение расслабляться, от него зависит наша продуктивность. Сознание должно быть ясно, а мысли — упорядочены. Из книги вы узнаете, как отделять важные дела от второстепенных, как правильно ставить цели и определять приоритеты, как повысить личную организованность, как экономить время.

---

Вы готовы? Нанесёт ли это неожиданное событие ущерб вашему чувству контроля над ситуацией? Или вы увидите в этом только ещё одну возможность проявления творчества, которое выведет вас на новый уровень самовыражения? Как вы готовитесь к неожиданностям, которые непременно последуют на пути получения нового опыта?

Я так думаю, есть два основных способа обращения с непредвиденными ситуациями:

1. Спиритический. Если Бог — это всё, а вы — часть всего, просто расслабьтесь.

2. Все остальные. Для этого вы должны собрать все дела вместе, так чтобы вы могли продвигать их надлежащим образом.

Старая азиатская пословица говорит: «Чем больше пота прольётся в мирных условиях, тем меньше крови будет пролито в условиях войны». Военная модель не плохой вариант — в вооруженных силах, если вы не воюете, то вы всё-равно обучаетесь этому. Большинство людей начинают готовиться к изменениям за несколько дней до длительного отпуска, или когда они разводятся и должны продать всё, что имеют, или когда случается ещё что-то глобальное на жизненном пути, что заставляет их заново обдумать всё это и получить немного бóльшую ясность относительно своих обязательств и сопутствующих вещей. Они проясняют, отменяют и перезаключают договорённости с самими собой и другими людьми.

Я предлагаю вам делать это еженедельно. И организовать себя настолько, чтобы, когда собрание персонала задерживается, вы могли обрабатывать свою корзинку входящих, или читать материалы из стопки для прочтения/просмотра. Или когда вы ждёте готовности своей супруги (когда она на самом деле будет готова), вы могли бы проверить не надо ли кому-нибудь позвонить. Я знаю очень немногих людей на планете, которые достаточно хорошо заботятся о своём времени и оптимизируют каждое образовавшееся в нём окно. Если вы таким образом не используете в своих интересах своё же время, на вашем месте я спросил бы себя: «Почему нет»?

Всё интеллектуальное совершенствование происходит от свободного времени.

Сэмуэль Джонсон

Именно акт всепрощения открывает единственный возможный способ думать творчески о будущем.

Отец Дезмонд Уилсон

Когда вы в последний раз обновляли свой список проектов (те вещи, которые требуют для своего исполнения более одного шага) и продвигали их прояснением следующего действия по каждому из проектов вашей системы? Степень невыполненности упомянутых действий соответствует степени испытываемого вами ненужного стресса.

Заведите себе вездесущий инструмент сбора идей, если у вас его ещё нет. Это то, куда можно записать разные вещи, где бы они вам не пришли в голову. Вам необходимо что-то, что всегда будет с собой — на пляже, в клубе, за рабочим столом или за обедом вне офиса или дома. Было бы неплохо связать этот инструмент со своим бумажником или кошельком, которые уже относятся к той категории вещей, что всегда с вами. Чем старше, мудрее и искушённее вы становитесь в личном и профессиональном плане, тем больше вам приходит в голову отличных идей относительно того, что в данный момент не применимо.

Вы могли уже это понять самостоятельно, что вы должны выбросить из своей головы все вещи, имеющие потенциальное будущее значение, или представляющие собой потенциальные соглашения с собой и другими людьми. Но вы должны применять это на практике, записывая всё это сразу, как только оно возникнет. Если всё это напомнило вам о какой-нибудь «нужной вещи», которую следует сделать, запишите это куда-нибудь. Куда? Подойдут карманные блокноты, мелкие карточки, миниатюрные диктофоны — что бы то ни было.

Сделайте свой вездесущий инструмент сбора стандартным жизненным аксессуаром. Отсутствие его при себе должно вызывать у вас такое же ужасное чувство, как если бы вы собрались выходить на улицу, а на вас не было бы обуви. Это выведет вас на новый уровень творческого мышления и деятельности.

Между прочим…

• Какие у вас потенциальные области для расчистки?

• Что вы предпримите, когда будете не уверены, что следует делать дальше?

• От каких дел или проектов вы могли бы сегодня практически навсегда отказаться?

Когда вы всё знаете, вы подобны небу, затянутому тучами. Иногда оно озаряется вспышками. После того, как они исчезают, вы забываете о них, и не остаётся ничего, кроме тёмного неба. Мораль в том, чтобы никогда не удивляться внезапно возникающим ударам молнии. И когда молния действительно сверкает, перед вами открывается замечательный вид. Когда внутри нас пустота, мы всегда готовы наблюдать вспышки молнии.

Шанри Сузуки

2. Вы можете быть спокойны насчёт того, что вы не делаете, только когда вы знаете, ЧТО вы не делаете

Стресс возникает от того, что нарушаются соглашения с самим собой. Вы сможете уменьшить его, только если будете эти соглашения соблюдать, отмените их, или перезаключите на новых условиях. Но вам не удастся перезаключить те соглашения, о которых вы позабыли. Поскольку память человека, своеобразная RAM, не делает различий между прошлым, настоящим и будущим, все вещи, которые необходимо сделать, размещённые там, начинают всё время на вас давить. Они должны быть осознаны вами, и сохранены так, чтобы облегчить давление на вас.

Почему «попытки самоорганизации» обычно не срабатывали

На днях у меня было ещё одно озарение. У многих людей аллергия на «самоорганизацию» возникла только потому, что они уже испытали полнейшую неудачу при попытке использования списков дел. Эти списки не сработали, потому что они были попыткой объединить очень разные вещи и функции в одно событие и контекст. Если вы пытаетесь сделать что-то слишком простым, то это заставит всё казаться более сложным и трудным. Да, мы все сталкивались с рядом вещей, кричащих внутри нас на нас же, и мы получили временное облегчение с помощью «составления списка». Но эта первая помощь не работает в качестве постоянно используемой стратегии.

Когда большинство людей принимается писать список, они фактически пробуют объединить все пять фаз, которые мы определили в качестве этапов управления рабочим процессом: сбор, обработку, организацию, обзор и выполнение. Они одновременно пытаются «выцепить» вещи из своего сознания, решить, что они означают, устроить их некоторым логическим или значащим способом, тут же немедленно перескакивают на их сравнительную оценку друг с другом, а затем выбирают «самую важную» вещь, чтобы приступить к её выполнению. Люди, которые так поступают, обычно вознаграждаются краткосрочным уменьшением беспорядка, но они всё ещё остаются очень уязвимы по отношению к тому, что ещё не собрано, не обработано, не организовано и недооценено.

Все должно быть сделано настолько просто, насколько вообще возможно, но не проще.

Альберт Эйнштейн

За многие годы исследований и тренировок, мы обнаружили, что эти этапы управления рабочим процессом лучше всего отделить друг от друга. Вы должны сначала собрать всё, что находится в вашем сознании, и большое и мелкое. Затем следует индивидуально оценить каждый элемент из этого списка и спросить себя: «можно ли это сделать?» И если это так, то что является желаемым результатом? Каково конкретное следующее действие? Затем вам следует организовать все результаты своего мышления с учётом соответствующих категорий. На этом этапе вы сможете ясно увидеть все варианты того, что надо бы сделать, и осуществить наилучший выбор, с учётом всех критериев достижения цели (время, энергия, контекст, приоритеты, и т. д.).

Управлять собой просто, но не так, чтобы слишком.

Потратьте пять минут, найдите что-нибудь, что позволит вам всё быстро записать, и вывалите туда всё, что приходит вам в голову. При этом ничего не анализируйте и не организуйте. Позже вы сможете выяснить, что означает каждая вещь, если она вообще что-то значит. А пока, просто свалите всё в кучу. Дайте себе свободу выполнения только одной вещи за раз. Подойдите творчески к этому процессу, помечтайте, займитесь самовыражением, и сохраните всё это, не чувствуя ответственности за фактическое исполнение чего-либо! Потом, когда вы будете готовы руководить, возвратитесь к каждой из этих вещей и примите решение о том, что они означают, что вы собираетесь перепоручить, а что сделать, если вообще собираетесь что-либо предпринимать. Позже, вы сможете, уже как менеджер, принять тактические решения, относительно всех тех вещей из общего списка, которые стоит выполнять, с учётом времени и места. Каждый из этих этапов — это большая работа, требующая своей уникальной энергии и особенного вúдения. Не позволяйте им смешиваться.

Примите слабительное для своего мозга. Оно сработает лучше, чем от живота.