Дэвид Аллен - Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни

• Название: Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни
• Автор: Дэвид Аллен
• Жанр: Управление, подбор персонала

Эта продолжение развития методологии Getting Things Done, рассмотренная в книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».

В своей книге «Готовность ко всему. 52 принципа продуктивности для работы и жизни» Дэвид Аллен рассказывает о простых методиках, ориентированных на повышение эффективности, и о выработке правильного подхода к организации собственной жизни. Автор утверждает, что главное — умение расслабляться, от него зависит наша продуктивность. Сознание должно быть ясно, а мысли — упорядочены. Из книги вы узнаете, как отделять важные дела от второстепенных, как правильно ставить цели и определять приоритеты, как повысить личную организованность, как экономить время.

---

4. Что вы собираетесь изменить в своей работе и личной жизни в течение года? Это и есть цели, выполнению которых будут посвящены следующие несколько месяцев — цели, намерения что-то изменить, большие проекты и так далее.

5. Что планируется поменять в вашей организации, вашей карьере и вашей личной жизни? Это более крупные картины — вúдение того, как должны измениться вещи за следующие несколько лет.

6. Каково ваше предназначение на земле? Это ваша цель существования — ваша «работа» как человека.

Для того, чтобы привыкнуть к своему возрасту, требуется примерно лет десять.

Если вы, руководствуясь этими шестью уровнями, составите полный перечень обязательств, вопросов и проектов, которые актуальны для вас в настоящее время, то вы уже будете иметь хорошее представление о собственной работе. Пока что я знаю очень немногих людей, которые на текущий момент близко подобрались к полному пониманию всех этих уровней.

Дисциплина не означает подавление и контроль, и не является подгонкой под какой-то образец или идеологию. Она лишь означает, что ваш разум в курсе того, «что есть» и изучает это.

Дж. Кришнамурти

Мне часто приходилось тратить десять-пятнадцать часов с каким-нибудь человеком, только для идентификации его или её работы на двух наиболее приземлённых оперативных уровнях: на уровне текущих действий и уровне проектов. Без составления этого списка для очистки «психологической палубы» на этих уровнях, люди редко готовы беседовать со своим боссом или деловым партнёром или супругой об изменениях своей должностной инструкции, или о необходимости изменений во взаимоотношениях. Те, кто не обратился к основным вопросам относительно своей текущей работы на наиболее функциональных уровнях, обычно сопротивляются и серьёзным размышлениям относительно необходимости изменений, связанных с восстановлением баланса, нарушенного изменениями, происходящими в организации, мире или в собственной жизни.

Множество людей имеет смутное чувство, что им необходимо что-то сделать или самим измениться в будущем — одним словом, что-то изменить. Но не имея начальной точки отсчёта — не имея знания реального положения вещей в данный момент на всех уровнях жизни, они подобны Летучему Голландцу, обречённому на вечный дрейф. Кроме того, прояснение всех моментов и управление всем тем, что является для вас актуальным на данный момент, пусть даже в небольшой степени, откроет в вас естественный источник вдохновения и творческого потенциала для выполнения текущих дел, и, к тому же, без дальнейших усилий с вашей стороны.

Без знания, где вы находитесь на карте, вы не будете знать, налево или направо необходимо повернуть, независимо от того, насколько для вас ясна конечная цель. Это по-настоящему трудная задача — осознанно помнить полный список всех актуальных вопросов, которые вы насоздавали на своей работе и в жизни. Но, если вы примете это за правило, всё изменится самым положительным образом.

Между прочим…

• Что для вас является истинным на данный момент? Полезно ли было бы внести изменения во что-либо из выше названного в вашей жизни и работе?

• Какие фактические данные заставляют вас думать, что ваша проблема — неважно какая — является именно проблемой? Не могли бы вы взглянуть на эту информацию с другой стороны?

5. Бесконечные перспективы поглощаются ограниченными возможностями

Попытки всё сделать, всё заиметь или по «полной программе» измениться самому, способны исчерпать ресурсы любого человеческого организма. Всегда будет хотеться получить «больше и лучше», тем более, что вы постепенно добиваетесь этого. Чтобы находиться «на гребне волны «и не тонуть, необходимо все эти «бесконечные желания» преобразовать в выполнимые, физические кусочки действий. Для своей жизнеспособности всё расширяющиеся запросы должны разумно и сознательно ограничиваться.

Возможно, владение многими вещами излишне. Человек с одними часами точно знает который час; человек с двумя — ни в чём не уверен.

Ли Сигал Одноминутный Менеджер рабочего процесса

Я многократно давал «экспресс-интервью» по радио и телевидению, на которые обычно выделяют около пятидесяти трёх секунд времени для того, чтобы сообщить ключевые факторы достижения здоровья, богатства и счастья. Меня вынудили ужать своё сообщение и оставить только вещи первой необходимости. Типичный вопрос звучал так: «Дэвид, какую единственную вещь мы должны сделать, чтобы попасть на путь увеличения собственной продуктивности?» Вот мой ответ: «Это не одна вещь, а пять вещей, взаимосвязанных друг с другом: Люди держат информацию в своих головах. Они не решают, что именно они должны сделать относительно своей информации, хотя и знают, что сделать что-то надо. Они не организуют напоминания о действиях и не поддерживают расположение материалов в функциональных категориях. Они не ведут и периодически не просматривают полный и объективный перечень своих обязательств. Поэтому они тратят впустую энергию и изнемогают, позволяя «рулить» собой самым последним или «горящим» делам, надеясь, что они делают правильный выбор из всех возможных вариантов, но никогда не чувствуют в этом уверенности».

Что я сделал? Я просто подчеркнул худшую практику для каждой из пяти стадий управления рабочим процессом (сбор, обработка, организация, обзор и выполнение). Я не могу дать интервьюеру более подробное описание этой проблемы. Вы можете по-настоящему хорошо делать работу на четырёх стадиях управления рабочим процессом, но позволить пятой ускользнуть от вас, и в результате всё управление выскользнет из под вашего контроля. Процесс управления настолько же хорош, как самое слабое звено в этой цепи.

Если не контролировать рабочий процесс, работа будет перетекать к квалифицированному человеку до тех пор, пока полностью не потопит его.

Чарльз Бойл

Когда жизнь требует от людей больше, чем они требуют от жизни — обычное дело — результатом будет озлобленность, почти столь же глубокая, как и страх перед смертью.

Том Роббинс

Большинство людей держит информацию только в своей голове, а это мешает любому начинанию. Многие записывают кучу вещей, но они не решают, какое должно быть следующее конкретное действие по каждому пункту. И даже когда люди фактически думают о требующихся действиях (прежде, чем их придётся делать «в запарке»), никто не организует напоминания так, чтобы те были замечены, когда наступает подходящая ситуация (ситуационный контекст) для выполнения этих действий. Кроме того, большинство тех людей, которые действительно составляют такие списки и получают «взрыв» продуктивности, позволяют своим системам быстро терять актуальность и становиться противоречивыми. Как следствие, без заботы о своих инструментах управления, жизнь и работа становятся опять наполненными импульсивными действиями, вместо ясно направленного выбора из множества вариантов.

«Итак, Дэвид, что же мы должны делать вместо этого?» (некоторые интервьюеры дают фактически ещё пятьдесят три секунды для ответа на этот вопрос!)

«Это комбинация из пяти этапов управления рабочим процессом, — говорю я им, — «Выкиньте всё из головы. Принимайте решения о необходимых действиях по вопросам, как только они возникнут, а не когда они уже «горят». Организуйте напоминания о своих проектах и следующих конкретных действиях по ним с помощью соответствующих категорий. Поддерживайте свою систему в актуальном и полном состоянии, просматривайте её достаточно часто, чтобы доверять собственному интуитивному выбору относительно действий в любой момент времени».

Я предполагаю, что мог бы ответить ещё проще: «Сосредоточьтесь на положительных результатах и постоянно предпринимайте следующие конкретные действия по самым важным вопросам». Но кто этого не знает? Последовательное внедрение этого принципа, включая все аспекты нашей жизни, является самой большой задачей — и не настолько простой.

Между прочим…

• Просматривали ли вы в последнее время контрольный список описания собственной работы (четыре-семь ключевых областей концентрации и ответственности)?

• Делали ли вы обзор пяти-десяти областей концентрации своей личной жизни (здоровье, финансы, карьера, взаимоотношения и т. д.), чтобы убедиться, что определены все необходимые проекты, и держите ли вы их все под контролем?

6. Два обязательства в голове создают стресс и чувство провала

Подсознательно вы в курсе всех своих обязательств, больших и малых, личных и профессиональных, которые хранятся в «психологической RAM», и это не считая тех, которые сознательно и объективно отслеживаются и просматриваются. Тем не менее, эта часть сознания, не имеет никакого чувства времени — прошлого или будущего — так что, как только понадобится взяться за две незавершённые задачи, это создаст внутреннее расстройство и беспокойство. Творческая часть вашего сознания попытается выполнить оба дела одновременно, даже если это фактически невозможно. Но сознание не сдастся. Оно продолжит пытаться, пытаться и пытаться…